Как спланировать отпуск восьмисот человек без единой бумажки: опыт крупной ИТ-компании

Завершился период планирования отпусков в организациях, и, кажется, если прислушаться, можно уловить отголоски коллективного вздоха облегчения кадровых специалистов. В то же время сотрудники компании Directum знают, что планирование отпуска — это совсем не сложно, причем для всех участников. Как здесь организовали процесс и какие фишки особенно ценят специалисты Directum, рассказали в статье.

Что может быть приятнее, чем запланировать отпуск? Только отправиться в него. Но не все относятся к планированию с энтузиазмом, особенно если в компании процесс организован по старинке. Посмотрим, с какими проблемами обычно сталкиваются основные участники.

1. У сотрудника под рукой должна быть точная информация о том, сколько дней доступно для планирования и на какие даты попадают выходные и праздники. Также важно понимать, на что обратить внимание, чтобы не нарушить требования трудового законодательства.

Все эти данные придется наложить на желаемые даты и каким-то образом донести итог до руководителя и кадрового специалиста. Нередко после проверки приходится вносить изменения: если при планировании работник допустил ошибки (к примеру, не указал отпуск, равный четырнадцати дням или более) или руководитель увидел критичные пересечения дат отдыха внутри подразделения.

2. Линейным руководителям важно проконтролировать такие пересечения, чтобы не получилось, что вместе в отпуск ушли все сотрудники команды. Вручную или даже в Excel заниматься этим неудобно и трудоемко.

3. Кадровый специалист должен подсчитать доступные дни отпуска по каждому сотруднику, передать работнику эту информацию, свести пожелания всего коллектива в одном месте, проверить соблюдение требований законодательства, сформировать необходимые документы. Объем задач впечатляющий, особенно если речь о крупной компании с большим штатом.

Можно ли упростить планирование отпусков для каждого участника, ничего не упустив и не нарушив закон? Да, если использовать цифровые решения для управления отпусками.

Именно так поступили в ИТ-компании Directum, которая занимается разработкой информационных систем для цифровизации бизнес-процессов и документов. Лучшие внутрикорпоративные наработки по переводу кадровой работы в цифру воплотили в комплексной системе для управления HR-процессами Directum HR Pro. Все решения, которые компания предлагает своим клиентам, в первую очередь проходят опытную эксплуатацию внутри Directum.

Здесь трудятся около восьмисот сотрудников, у каждого из которых планирование отпуска не вызывает никакого негатива, потому что занимает считанные минуты.

Как это работает?

Формирование в системе производственного календаря

Планирование отпусков в Directum стартует 12 ноября. На первом этапе в корпоративную информационную систему (КИС) автоматически подтягивается календарь на следующий год. Ответственный специалист проверяет информацию и заносит данные о праздничных днях.

В компании работают сотрудники из разных уголков России. В некоторых регионах есть национальные праздники, объявленные нерабочими днями. Чтобы учесть все особенности, в системе можно создать отдельные календари, по которым будут планировать отдых конкретные работники.

Планирование отпусков сотрудниками

Корпоративная система формирует задачу на планирование автоматически. В ней уже указано количество доступных дней отпуска — эту информацию не нужно запрашивать дополнительно.

Если работнику полагаются дополнительные дни отдыха, к примеру, за работу в районах Крайнего Севера, система попросит распланировать и их. Для этого в КИС предусмотрены константы, куда вносится информация о виде отпуска, его особенностях и сотрудниках, которые на него претендуют.

Система проконтролирует, правильно ли работник распределил доступные дни, запланировал ли основной непрерывный 14-дневный отпуск, поможет корректно учесть выходные и праздники. Если сотрудник ошибся, он увидит предупреждение. К примеру, если все периоды меньше 14 дней, система не разрешит выполнить задачу на планирование.

Интересная фишка: сотрудник при планировании может оставить примечание в текстовом поле, которое затем отобразится в сведенном графике отпусков. К примеру, так он может сообщить коллегам, что какой-то из периодов отпуска под вопросом, а другой, наоборот, понадобится ему с вероятностью 99%.

На планирование каждому сотруднику дается две недели. Если за это время работник так и не выполнил задачу, он получает уведомление о том, что нужно срочно запланировать отпуск.

Если и после этого сотрудник ничего не предпринял, задача прекращается, а данные заполняет руководитель производственной единицы. Таким образом, в системе приняты все меры, чтобы сотрудник не остался без законного отдыха.

У всех специалистов компании Directum рабочие места автоматизированы, иными словами, у каждого есть компьютер. Поэтому планирование отпусков идет в веб-интерфейсе. Если же в компании много «полевых» сотрудников без доступа к ПК, запланировать отдых можно прямо с личного смартфона. Такую опцию предлагает система Directum HR Pro. Личный кабинет доступен по ссылке, устанавливать дополнительные приложения не придется.

Согласование отпусков производственным руководителем

Когда сотрудники запланировали свои отпуска, система собирает всю информацию и отправляет ее на согласование непосредственным руководителям. График отпусков формируется автоматически. В нём руководитель подразделения может посмотреть пересечения и при необходимости поставить конкретным сотрудникам задачи на уточнение дат. Это пригождается в случае критичных пересечений.

После того, как руководитель согласовал даты отпусков, сотрудники получают уведомление.

Утверждение графика отпусков

Сформированный график проверяет кадровый специалист и подписывает генеральный директор. После этого сотрудники получают задачу на ознакомление с графиком. При ее выполнении на документ проставляется усиленная неквалифицированная подпись сотрудника. Такие подписи генерируются автоматически прямо в системе для сотрудников, которые согласились на кадровый электронный документооборот.

Для работников Directum также доступно подписание кадровых документов через государственное мобильное приложение Госключ.

На этом всё, планирование отпусков завершено. За счет того, что все этапы процесса идут автоматически, а за подсчет доступных дней и соблюдение законодательства отвечает информационная система, отпуска планируются быстро и безболезненно для всех участников.

Дополнительные возможности

Вся описанная функциональность и не только доступна в системе для цифровизации кадровых процессов и документов Directum HR Pro. С помощью no-code-инструментов механизм работы по любой из задач можно отрегулировать под требования компании. К примеру, чтобы включить автоматическое формирование графика, нужно поставить или снять одну галочку в настройках.

Также в Directum HR Pro удобно планировать отпуска даже тем сотрудникам, кто работает по совместительству. Если виды и продолжительность отпуска по совмещаемым должностям совпадают, работнику достаточно запланировать отдых только по одной позиции. На вторую должность они транслируются автоматически.

Если же вид или длительность отпуска отличаются, система поможет совместителю запланировать отпуска по разным должностям так, чтобы соблюсти все требования законодательства.

Кроме того, данные по отпускам можно по клику выгружать из Directum HR Pro в учетную систему, например, в 1С.

На примере компании Directum видно, что с помощью специализированных систем планирование отпусков ускоряется и по большей части идет в фоновом режиме. Экономится ценное время сотрудников, руководителей и кадровых специалистов. Это справедливо и по отношению к другим задачам: в Directum все HR-процессы идут в электронном виде.

Цифровой формат взаимодействия между работодателем и сотрудниками здесь начали активно тестировать еще до того, как появилась необходимая законодательная база. Компания участвовала в государственном эксперименте по КЭДО, одной из первых распробовала все преимущества новинки и начала разрабатывать профильные решения. Каждое из них прошло опытную эксплуатацию внутри Directum, а значит, клиенты компании, приобретая программные продукты, могут быть уверены в том, что получают надежное ПО.