Как победить хаос в проектах. Подход, который работает

Я консультирую компании по внедрению системы для управления проектами и командами Directum Projects. За время работы пообщался с большим количеством клиентов, которые ищут ПО для проектного менеджмента. До этого я руководил проектами в телекоме. Разносторонний опыт и знание проектных практик позволили мне выявить трудности и закономерности, с которыми чаще всего сталкиваются организации при управлении проектами.

Несмотря на то, что проекты ведутся во многих компаниях, часто им не хватает структурированных методологий и эффективных процессов. Эта проблема имеет свои уникальные аспекты в каждой организации. От нечеткости в определении целей до недостаточной коммуникации внутри проектных групп — проблемы могут быть разнообразными, но их корень нередко сводится к нехватке системного подхода.

Что приводит к хаосу в проектах или типичные сложности при проектном управлении

В погоне за прибылью

Часто компании фокусируются исключительно на получении прибыли и не уделяют должного внимания внутренним процессам. Руководство не видит ценности и быстрого эффекта в том, чтобы заниматься методологией, поэтому не вкладывает в нее ресурсы. С аналогичной ситуацией я столкнулся лично. Количество, сложность и масштабы моих проектов росли, но при этом не было инструментов и регламентов для их структурирования. Нередко такой сценарий подталкивает компании к внедрению информационной системы для управления проектами (ИСУП). Проектов становится больше, но им не хватает систематизации. В результате естественный рост и развитие компании замедляются.

Зоопарк систем

Большое количество изолированных друг от друга систем осложняет их интеграцию и обслуживание, а также сопровождается ручной работой по синхронизации данных. Проектные документы создаются и согласуются в одной системе, бизнес-процессы реализуются в другой, а сам план-график работ — в третьей. Подробно о том, как экосистемный подход улучшает управление проектами, описано в статье.

Ограничения в инструментах контроля

Случается, что у руководителей нет возможности контролировать проект комплексно. Вместо того, чтобы предотвращать проблемы, они вынуждены реагировать на уже возникшие сложности. Этот реактивный подход не позволяет полноценно отслеживать жизненный цикл проекта и реализацию принятых решений. Из-за отсутствия четкого разграничения по зонам ответственности и проектным ролям вся ответственность за проект ложится на его руководителя.

Отсутствие единого инфополя

По моему опыту, часто встречаются проблемы с коммуникациями в проектах. А именно: нет единого информационного поля, где участники могут полноценно взаимодействовать с элементами проекта. Не хватает возможности быстро реагировать на изменения, фиксируя при этом сопутствующие обоснования и документы.

Неочевидные риски

Ещё одна важная деталь, которая не всегда очевидна для бизнеса: достигнутая цель — это лишь половина успеха. Отсутствие инструментов для измерения эффективности приводит к ситуации, когда руководители видят только поверхностные результаты, не учитывая глубину процессов и реальное качество достигнутых целей. Компания отмечает завершение проектов и поддается иллюзии, что все работает исправно, но продолжает игнорировать неоптимизированные процессы. В результате создаются условия для стагнации и утверждения методологии, сформированной «на коленке». Чем дольше этот процесс продолжается, тем глубже утверждается статус-кво, который затрудняет внедрение современных и эффективных систем управления проектами.

Чтобы преодолеть этот застой, выйти за пределы привычных, но плохо функционирующих систем и перейти на следующий уровень результативности, компании следует присмотреться к лучшим практикам и внедрить более эффективные методы управления.

Как привести проекты в порядок

Отправной точкой для систематизации проектов будет внедрение ИСУП, в которой уже заложена универсальная методология. Очень важно, чтобы система могла адаптироваться под потребности бизнеса и была проста в освоении. Такая ИСУП может стать катализатором и платформой для стандартизации управления проектами.

Нужно понимать, что внедрение системы — не универсальное средство для автоматического решения всех проблем в проектах. Ее роль в том, чтобы предоставить инструменты для повышения эффективности менеджмента и облегчения контроля, в то время как реализация проектов остается в компетенции людей.

Как строительная компания перешла на прозрачное управление проектами с помощью Directum Projects

Застройщик обратился к нам со следующими проблемами:

1. не было единого инструмента для консолидации и контроля строительных проектов;
2. между куратором проектов и исполнителем работ отсутствовало единое инфополе. Подрядчик по строительно-монтажным работам создавал план-графики в локальной системе Microsoft Project, затем передавал документы по e-mail застройщику. После девелопер согласовывал планы работ внутри компании.
3. у проектов не было явных стадий жизненного цикла, что затрудняло их структурирование и следование этапам, необходимым для успешной реализации;
4. не было возможности отслеживать изменения в проектах и оперативно на них реагировать.

Для решения проблем мы предложили:

1. настроить виды проектов, выставить приоритеты, назначить команду управления и создать структуру папок;
2. создать шаблоны проектных документов и маршруты их согласования;
3. настроить понятные, единые бизнес-процессы по рассмотрению проектных инициатив, переходу проекта с одной стадии на другую, согласованию и внесению изменений в проект;
4. импортировать существующие планы из MS Project;
5. организовать календарно-сетевое и ресурсное планирование на диаграмме Ганта в системе Directum Projects.

Внедрив наше решение и применив рекомендации, компания стандартизировала процессы управления проектами и ввела понятные правила для всех сотрудников. Регламенты зафиксированы в системе в виде настроенных шаблонов и маршрутов с возможностью адаптации под меняющиеся потребности. Процесс стал автоматизированным, прозрачным и управляемым.

Результаты:

1. Сформирован единый структурированный реестр, который позволяет получить информацию по всем проектам. Каждый руководитель знает, в каких статусах находятся проекты и какие действия нужно выполнить для их завершения.
2. Прохождение по стадиям жизненного цикла проекта происходит с помощью выстроенных бизнес-процессов. Проектные документы находятся в соответствующих папках и согласуются по настроенным маршрутам в контуре одной системы, прямо из карточки проекта.
3. Проекты ведутся по каскадной модели (Waterfall). При этом система автоматически отправляет задачи ответственным за этапы проекта, когда они стартуют. Исполнители отмечают фактические затраты, прикладывают необходимые документы и закрывают задачи.
4. Задачи по проектам ведутся в отдельном реестре. Все работы по проекту легко отслеживаются на план-графике, а изменения фиксируются в новую версию и отправляются на повторное согласование в контуре одной системы.

Организация привела в порядок свои проекты и теперь может сосредоточиться на стратегическом планировании. С этой задачей топ-менеджерам помогут инструменты для отслеживания ключевых результатов проектной деятельности. В ближайшей перспективе — внедрение модуля «Портфели и программы».

Вместо заключения

Сейчас я понимаю, как сильно влияло на качество моих проектов отсутствие оптимальной и понятной методологии проектного управления. Уверен, среди вас есть множество талантливых РП, которым не хватает эффективных инструментов и процессов. В организациях, где проекты играют важную роль в развитии, использование ИСУП — необходимость, а не просто дополнительная опция.

Автор: Константин Капошко, менеджер по развитию бизнеса Directum