Страшный сон менеджера проекта

Ведьмы, оборотни и вампиры менеджерам проекта не страшны. Горящие дедлайны — вот что действительно страшно. Управление проектами — задача не из легких. Хороший менеджер должен балансировать между интересами заказчика и команды, быть погруженным в технические детали, мотивировать, одновременно решать несколько задач и при этом не опускать руки, когда кажется, что все рушится.

Менеджер как супергерой спешит всем на помощь, но даже у самого отважного героя есть свои страхи, которые могут мешать на пути к цели.

Страх № 1: не успеть все

Режим многозадачности — ежедневная рутина менеджера по проекту, кажется, что это единственный способ все успеть. Но на самом деле, большое количество задач в работе — главный враг на пути к успеху.

Решая несколько задач враз, например, отвечая на запрос клиента и обсуждая подробности реализации продукта с командой, вы постоянно переключаетесь, теряете контекст, допускаете мелкие, но раздражающие ошибки, которые всплывут в самый неподходящий момент.

Очень часто в контексте многозадачности встречается термин «частичное внимание», предполагающий, что вы можете уделять время одновременно нескольким задачам. В действительности внимание становится раздробленным, а не частичным. Невозможно одновременно с должным уровнем вовлеченности участвовать в конференц-звонке и отвечать на сообщения, от этого страдает не только ваша продуктивность, но и всех тех, кто принимает участие во встрече.

Решение: безжалостно искореняйте многозадачность, жестко ограничивайте количество одновременных работ, даже когда кажется, что небольшой тикет не сыграет роли. Дэвид Аллен в книге «Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса» пишет: «Если задача занимает менее двух минут — сделайте ее». Старайтесь придерживаться этого простого правила.

В противном случае планируйте работы в очередь на Agile-доске, введите ограничение на их количество на каждом этапе, используйте WIP-limits. Ограничить можно не только количество задач на конкретном этапе, но и на отдельном специалисте, если над проектом работает несколько менеджеров.

Страх № 2: не сдать проект в срок

Большая часть планов теряет свою актуальность еще до того, как их успевают утвердить. Для прогнозирования сроков завершения проектов и этапов используется не один десяток методик, но ни одна из них не дает стопроцентной гарантии, даже если в планировании задействованы карты Таро, астрологические прогнозы и кофейная гуща.

Называя руководству или клиенту предполагаемую дату завершения работ, вы берете на себя негласное обязательство реализовать договоренности в срок, но ваши прогнозы могут не оправдаться, и тогда команде придется в срочном порядке реализовывать задуманное, перерабатывать и испытывать стресс. В свою очередь это неизбежно ведет к снижению качества и росту затрат.

Решение: используйте буфер, оценивая задачи, например, на Agile-доске создайте тикет с запасом времени. Он обеспечит вам страховку на случай форс-мажоров. Со временем вы подберете оптимальный запас, который будет вашей подушкой безопасности.

Страх № 3: делегирование

Согласно исследованию компании «Мегаплан» 41,3% руководителей российских компаний не готовы делегировать задачи из-за страха, что, поручив работы коллеге, не стоит ждать впечатляющих результатов. Как говорил Фердинад Порше: «Если хочешь сделать что-то хорошо, сделай это сам».

Делегирование — это инвестиция, которая обязательно принесет результаты, даже если они будут не быстрыми. Назначьте на каждый этап работ ответственных и контролируйте проект по ключевым контрольным точкам, это сэкономит ваше время, повысит уровень вовлеченности подчиненных и поможет более качественно контролировать каждый этап реализации.

Страх № 4: упустить важные изменения

Одна из ключевых задач менеджера — составление и актуализация плана проекта. Но если проект длительный, с большим количеством этапов и задействованных ресурсов, то актуализация, а тем более отслеживание изменений, если их вносят разные ответственные — задача не из легких.

Решение: автоматизировать обновление графика на всех возможных этапах, например, можно настроить уведомления об изменениях, в соответствии с которыми менеджер проекта будет получать информацию о внесении корректировок ответственными за этапы или администратором. Уведомления о ключевых событиях можно получать сразу, а для остальных настроить отправку раз в день.

Страх № 5: потеря данных

С момента появления ограничений, связанных с коронавирусом, и по сей день, сохраняется тенденция удаленной работы, большая часть рабочих задач решается по сети. В облаках хранятся документы, пароли, переписка, задачи ставятся в почте и мессенджерах.

Любое падение или блокировка используемых ресурсов равна в лучшем случае замедлению работы, а в худшем — катастрофе, влекущей утрату данных. А если информация становится недоступной на финальных этапах работы над проектом, то это грозит тем, что придется начинать все сначала.

Решение: используйте надежное отечественное ПО, даже если вы предпочитаете размещение на облачных ресурсах в пользу собственных мощностей, то обратите внимание на то, где размещены сервера, хранящие ваши данные, чтобы избежать санкционных рисков.

Основная задача в борьбе со страхами — выявить их причины и минимизировать риск возникновения. Какие-то опасения иррациональны и не имеют под собой оснований, а какие-то вполне реальны, на них и стоит воздействовать. Мы поделились с вами действенными инструментами, которые применяем сами и рекомендуем коллегам.

А какие страхи есть у вас и как вы с ними боретесь?

Автор статьи: Елена Лобанова, руководитель проектов развития бизнеса.

Изображение от gpointstudio на Freepik.