Как измерить производительность офисных сотрудников

Задумывались ли вы когда-нибудь о том, как измерить производительность труда офисных сотрудников?

Часто получается, что руководитель может только поставить задачу, оценить результат и отметить, справились ли сотрудники в срок или нет. Но то, сколько времени каждый сотрудник потратил на выполнение работы, насколько усерден он был, остается загадкой. Конечно, для руководителей небольших организаций, где все сотрудники на виду, эта проблема не играет большой роли. Но в крупных организациях с большим количеством линейного персонала есть большой потенциал для повышения эффективности. Поэтому в них вопрос о том, насколько продуктивны сотрудники, и каким способом можно повысить их продуктивность, очень важен.

Может показаться, что вычислить производительность офисного работника — не такая сложная задача. Нужно взять время, которое он отработал, и поделить на результат его труда. Но чтобы эту формулу можно было применить на практике, прежде необходимо измерить время и результат. Скажем, с измерением результата сейчас проблем нет — существует достаточно объективных способов: KPI, план и другие. Гораздо сложнее измерить, сколько времени человек потратил на задание. Здесь нельзя ограничиться рабочими часами. Два сотрудника могут сделать одинаковый объем работы за один рабочий день, при этом затратив собственно на работу разное количество времени.

Зафиксировать, на что уходит время даже одного сотрудника, вручную — дорого, трудозатратно и в итоге неэффективно. Что уж говорить, когда в компании несколько тысяч сотрудников. Мы разработали автоматизированную систему, которая может сделать это с минимальными затратами и большой точностью. Погрешность в автоматическом учете все же есть есть, но при желании ее можно попытаться свести к минимуму с помощью дополнительных разработок (интеграция с существующими информационными системами, например, биометрическими и карточными пропускными системами, корпоративными календарями и т.д.).

Наш продукт — система Дисциплина делает фотографию рабочего дня: показывает, сколько времени сотрудники провели в той или иной программе или на том или ином сайте. Система классифицирует программы как полезные (относящиеся к работе), вредные (не относящиеся к работе) и нейтральные (могут быть и тем и другим, в зависимости от использования). Классификатор Дисциплины можно настроить и другим образом. Например, по процессам и операциям. Этот способ позволит выяснить, сколько времени сотрудники тратят на выполнение той или иной рабочей задачи.

Как работает классификатор.

Классификатор сопоставляет программы и сайты с рабочими процессами, для которых они необходимы:

Пример.

Возьмем людей, работу которых легко измерить. Например, отдел, который занимаются вводом данных. Работа сотрудников заключается в сканировании документов и регистрации их в базе. Результат их работы измеряется в количестве занесенных в базу документов.

Предположим, все сотрудники загружают по 10 документов в день. У руководителя могут возникнуть вопросы:

1. 10 — это максимальное количество документов, которое могут обработать его сотрудники?
2. Сколько времени в действительности уходит у сотрудников на выполнение этой работы?
3. Что можно сделать, чтобы повысить их производительность?

Используя фотографию рабочего дня, которую делает Дисциплина, а также KPI, можно рассчитать производительность человека по формуле:

Время, затраченное на операцию, складывается из фотографии рабочего дня и классификатора Дисциплины.

Предположим, в результате мониторинга Дисциплины выяснилось, что несколько сотрудников потратили на ввод 10 документов 8 часов, а другие — только 5.

Получится, что для некоторых сотрудников 10 документов — это действительно максимум. Но тем не менее это не плохие сотрудники, ведь они трудолюбивы и упорны. Возможно, причина низкой производительности в том, что у них недостаточно умений — они медленно печатают или плохо знают рабочую программу. В этом случае повысить продуктивность группы можно с помощью курсов или уроков.

Другие сотрудники могут вводить больше 10 документов, но не стремятся перевыполнить план из-за низкой мотивации или лени. Если повысить их мотивацию, они будут давать лучший результат.

Зная настоящую производительность сотрудников отдела руководитель может предпринять ряд мер, чтобы использовать время более рационально:

1. Установить другую норму, например, вычислить среднюю норму для коллектива:

Опытные работники обрабатывают по два документа в час. Значит, за 8 часов они могут сделать 16 документов. Менее опытные сотрудники обрабатывают по 10 документов за 8 часов.

Средняя норма — 13 документов за рабочий день.

1. Сделать норму сегментированной — для опытных сотрудников она будет выше, чем для новичков.
2. Выяснить причины низкой производительности группы сотрудников и решить, как можно повысить их продуктивность.

Также у Дисциплины есть дополнительные возможности, напрямую я метрикой производительности не связанные. Так, с помощью данных системы можно раскрыть возможные проблемы с организацией труда — простои, узкие места. Можно выявить сотрудников/отделы, у которых слишком много или слишком мало работы. Эта информация открывает большие возможности для повышения эффективности организации.