Проверка по НДС: сохранить нервы и не потерять время

Давайте определимся с основными трудностями, которые подстерегают плательщиков НДС:

1. Проводится проверка контрагента, а документы запрашивают у вас (встречная проверка);
2. Проведены льготные операции, которые требуют подтверждения;
3. Заявлено возмещение по НДС.

Подтверждающие документы должны быть всегда под рукой, чтобы своевременно заявить льготы, получить вычет или пройти проверку. Но из-за того, что организация работает не с одним, а со множеством контрагентов, то и документы поступают к ней разными путями — по почте, через ЭДО, привозятся курьерами, водителями и т.д. Кроме того, предварительно принято обмениваться сканами документов по электронной почте .

Весь этот массив информации нужно где-то хранить. В результате плохой организации документооборота электронные документы хранятся на компьютерах (причем каждый сотрудник создает собственные папки и хранит в присущем ему порядке), бумажные — в шкафах и столах работников, руководителя, главбуха. Реже — в отдельном помещении архива. Все в разных местах.

Когда документы понадобятся, придется проделать немалую работу, чтобы собрать нужный пакет для представления в ФНС.

Решение — перевод бумажных документов в электронный вид и создание электронного архива документов . Это значит, что каждый поступающий в организацию документ проходит несколько стадий обработки:

1. Сканирование;
2. Загрузка скан-копий в электронный архив;
3. Внесение описания документа: его основных реквизитов;
4. Предоставление пользователям доступа к документам.

В таком архиве легко найти любой документ, сделать выборку по определенным реквизитам (например, по контрагенту или за выбранный промежуток времени).

Выбирая систему электронного архива необходимо ориентироваться на несколько ключевых критериев : простая работа с системой, понятный интерфейс, минимальное время на загрузку и поиск документов в архиве, возможность интеграции с бухгалтерской программой.

Когда нужно подавать подтверждающие документы

Если вы занимаетесь экспортом в страны ЕАЭС , то имеете право на ставку НДС 0%, для этого нужно подтвердить вывоз товаров и уплату косвенного налога покупателем. Документы подаются вместе с декларацией. При этом проверяющие могут запросить и дополнительные данные, если предоставленных окажется недостаточно.

Если заявлен НДС к возмещению. В этом случае налоговый орган вправе истребовать у налогоплательщика первичные подтверждающие документы (статья 172 НК РФ). Это счет-фактуры в первую очередь, а также договора, накладные, акты на работы и услуги и другие.

При проведении камеральной проверки ФНС сверяет данные, указанные налогоплательщиком с другими, имеющимися в ее распоряжении. Также могут быть запрошены сведения из банка, где у организации открыт расчетный счет. Если какие-то сведения будут друг-другу противоречить, то инспекция направит требование — пояснить имеющиеся расхождения, представить документы, подтверждающие пояснения, или подать корректировку.

Кстати, если вы подадите уточненную декларацию на уменьшение суммы налога, подлежащего к уплате в бюджет через два или более года после окончания срока подачи отчетности, то и тут ФНС вправе попросить документы.

Требование пришлют вам и в рамках встречной проверки . Это значит, что инспекция проводит проверку другого налогоплательщика (камеральную или выездную) и ей нужно сверить данные. Либо в отношении налогоплательщика не проводится никакой проверки, но ФНС потребовались сведения по конкретной сделке.

Сроки для ответа на требования

Если у вас требуют документы в рамках выездной или камеральной проверки, то отвечать нужно в десятидневный срок (дни рабочие). Если речь о встречке, то срок зависит от пункта статьи 93.1 НК, указанной в требовании:

1. 5 рабочих дней (п. 1 статьи 93.1 НК РФ)
2. 10 рабочих дней (п. 2 статьи 93.1 НК РФ)

В случае, если объем документов настолько большой, что уложиться в сроки просто невозможно — попросите отсрочку (но в ней могут отказать).

Передать документы можно двумя способами:

1. Сделать бумажные копии оригиналов . Для этого придется расшить папки с документами, сделать копии, сшить полученные пачки, пронумеровать, составить опись и потом отвезти в инспекцию.
2. Отсканировать документы . Принцип здесь тот же, только не придется что-то сшивать и нумеровать. Сканы документов, переданные через систему обмена документами (через оператора по сдаче отчетности или ЭДО), и подписанные электронной подписью, принимаются ФНС.

Но копировать или сканировать документы по факту требования означает, что придется выделить для этого отдельного сотрудника , а в небольших организациях к этому привлекают самого бухгалтера. В результате текущие задачи ему придется выполнять уже после окончания рабочего дня или параллельно.

Чтобы не отвлекать никого от работы, стоит позаботиться об организации документооборота заранее. О создании электронного архива мы уже рассказали выше. Кроме того, сервис EnDocs Cloud позволяет организовать работу компании вне зависимости от географического расположения ее офисов и сотрудников:

1. Проводите электронное согласование документов — сотруднику сервис напомнит о том, что нужно выполнить поручение, срок которого подходит к концу, а руководитель будет видеть насколько эффективно работают его подчиненные.
2. Сроки перезаключения договоров теперь не будут пропущены, а согласовать изменения можно даже, если сотрудники работают на удаленке. Электронные копии договоров также размещаются в архиве и их можно приложить к ответам на требования, например, при встречной проверке, когда запрашивают все документы по сделке с контрагентом.
3. Благодаря интеграции с 1С , к копии документа в архиве можно перейти прямо из программы. Вы легко проконтролируете наличие оригиналов, историю изменений, если было несколько версий исходного документа (такое часто бывает в торговле, когда задним числом исправляют количество или цену товаров).
4. Работайте с электронными документами в EnDocs Cloud с интеграционным решением для Диадок . Полученные или переданные документы будут подписаны квалифицированной электронной подписью и не требуют дублирования на бумаге. Их также можно прикладывать при направлении ответа по требованию через ТКС или распечатать бумажный вариант.

EnDocs Cloud поможет быстро и без усилий собрать документы для проверки, получения льготы по налогу или вычета.

Вы можете начать работу с сервисом уже сейчас —бесплатный тариф «Старт» позволяет вести электронный архив и согласование документов, а также включает интеграцию с 1С.