Электронный архив - почему это важно в 2023 году?

Привет! Мы ИТ-стартап «Энтера», разработчики сервиса автоматического распознавания и ввода всех видов первичных документов. Это наша первая статья на СПАРКе и мы бы хотели посвятить её Электронному архиву.

Почему цифровое архивирование важно?

Цифровое архивирование важно для бизнеса, поскольку оно позволяет хранить и систематизировать важные документы и данные. Например, таким образом можно хранить финансовые отчеты, информацию о сотрудниках, данные клиентов и тд. Сохраняя всю эту информацию в цифровом формате, компания имеет быстрый доступ к ней, без необходимости долго искать документы в бумажном архиве.

Традиционные средства хранения документации опасны тем, что данные могут быть легко потеряны, фальсифицированы или испорчены из-за неправильного хранения.

Преимущества электронного архива

Цифровое архивирование имеет много преимуществ:

• Повышенная эффективность — после перевода документов в цифру ими становится легче управлять, а процесс хранения, извлечения и уничтожения информации можно выполнить в один клик.

• Улучшенный доступ — цифровой архив обеспечивает доступ к вашим документам в любое время и в любом месте. Это особенно актуально, если ваша компания работает в удаленном режиме и не все сотрудники присутствуют в офисе. Нельзя забывать и про филиалы и клиентов, находящихся в разных географических регионах.

• Повышенная безопасность — ваши данные будут намного лучше защищены, они не потеряются во время переезда и не достанутся вашим конкурентам от бывших сотрудников. Доступ к документации можно сделать только для тех сотрудников, которым это нужно для их работы, таким образом исключив утечку данных.

• Экономия затрат — вам больше не нужно будет выделять большие площади под архив, а цифровые копии помогут сэкономить на бумаге.

• Повышенная производительность — ваши сотрудники будут быстрее выполнять свою работу, имея доступ ко всем документам в один клик.

Где хранить ваши данные?

В первую очередь нужно понять, какие данные вы будете хранить, это поможет вам выбрать тип цифрового архива. Например, если у вас много небольших файлов, с которыми вы постоянно работаете, то вам лучше всего подойдет облачное хранилище. Большие файлы также можно хранить в облачном архиве, но нужно выбрать качественный сервис, чтобы избежать долгих загрузок.

Наиболее распространенными устройствами для организации цифрового архива являются:

• Облачное хранилище;

• Жесткие диски;

• DVD и CD-диски;

• Карты флэш-памяти.

Какие существуют типы цифровых архивов?

Существует несколько типов цифровых архивов, которые компании могут использовать для хранения:

• Облачный — это наиболее распространенный сегодня вид цифрового архива, в котором информация хранится на удаленных серверах, что делает его доступным из любого места.

• Сетевой (NAS) — этот тип архива расположен на серверах, доступ к которым осуществляется через внутреннюю сеть компании. Проблема в том, что в большинстве случаев эта информация недоступна за пределами организации.

• Локальный — данные хранятся на жестком диске или другом локальном устройстве в офисе. Чаще всего такой архив недоступен для общего пользования. Документы из него можно получить только по заявке в архивный отдел.

Как создать электронный архив?

Чтобы архив документов был доступен 24/7 лучше всего выбрать облачный сервис. Это снизит затраты и вам не нужно будет покупать дополнительный компьютер или сервер для хранения.

• Определите, какие документы необходимо оцифровать и добавить в электронный архив.

• Выберите цифровой формат — определите формат файлов для документов.

• Выберите решение для сканирования, которое отвечает вашим потребностям, например, сканер или программное обеспечение для обработки изображений документов.

• Организуйте и подготовьте документы к сканированию, включая удаление скоб и скрепок.

• Отсканируйте документы и сохраните их в выбранном цифровом формате.

• Разложите цифровые файлы по папкам и храните их на защищенном сервере или в облачном хранилище.

• Установите контроль, чтобы только сотрудники с доступом могли получить информацию из архива.

• Создайте резервные копии, чтобы защитить информацию от потери и повреждения данных.

• Протестируйте электронный архив, чтобы убедиться, что он соответствует требованиям, и при необходимости доработайте его.

• Обучите сотрудников пользоваться цифровым архивом.

Следуя этим шагам, вы сможете создать безопасный электронный архив, который позволит вам удобно хранить, управлять и извлекать документы.

Почему вам нужно начать архивировать свои данные уже сейчас?

Для бумажного архива необходима аренда или покупка помещения, ремонт по ГОСТу (включая установку системы кондиционирования), регулярная уборка, приобретение мебели и расходников (полок, контейнеров, папок и тд. ), реставрация и многие другие расходы.

В случае электронного архива затраты меньше, так как включают перевод всех документов в цифровой формат, аренду или покупку серверов или других носителей, их обслуживание и оплату электроэнергии. Чем раньше вы начнете оцифровку документов в вашей компании, тем дешевле выйдет перейти на цифровой архив, так как оцифровка составляет большую часть бюджета в этом случае.

Создание онлайн архива снизит риск того, что в нужный момент у вас не будет доступа к документам, которые нужны на переговорах, например, если бухгалтер или секретарь заболели; ускорит процесс поиска и извлечения договоров, сократит риски и затраты в случае форс-мажорных обстоятельств. Кроме того, архивирование данных облегчит жизнь ваших сотрудников за счет оптимизации и быстрого доступа к нужным им для работы данным.