редакции
Только не Жёлтая коробка: почему владельцы нового магазина выбрали сырую систему учёта, которую им посоветовали знакомые
В этой статье рассказываем о случае, когда полная и понятная аналитика оказалась важнее тысячи функций для автоматизации торговых процессов в магазине
О клиенте
«Лукумная Дади Асти» — магазин-бутик турецких сладостей премиального качества, открылся в июле 2022 года в одном из торговых центров Рязани. У магазина один завод-поставщик в Турции, есть свой склад, регулярные закупки и система лояльности на UDS, через которую принимают онлайн-заказы.
О кейсе
— почему нет одной товароучётной системы, которая подходит для всех магазинов
— зачем клиенту понадобилось программное обеспечение от стартапа, если есть другие товароучётные системы
— сколько времени нужно, чтобы наладить торговые процессы в новом магазине
Рассказывают
Никита и Александр — бизнес-партнёры и владельцы лукумной
Зачем магазину с тремя категориями товаров понадобилась система учёта
У «Лукумной Дади Асти» три категории товаров: лукум, чурчхела и пишмание, всё вместе — 120 SKU. Часть ассортимента магазина меняется в зависимости от сезона, предстоящих праздников, обратной связи от покупателей и продавцов.
Особенности торговли в этой лукумной:
- мало механической работы и много взаимодействия с покупателями;
- нельзя расфасовать товар заранее, нужно отрезать лукум непосредственно перед продажей, чтобы он не пересыхал;
- небольшая, но постоянная усушка, утряска, списания обсыпки и орехов, которые появляются при каждой продаже;
- закупки каждые два-три месяца.
Пока у владельцев один такой магазин, автоматизация процессов не нужна, так как нет ежедневной работы по приёмке, перемещениям, прогрузке весов и замене ценников. В этом случае, важнее понимать запросы покупателей и контролировать товарные запасы.
Система учёта нам больше нужна как аналитическая программа по сбору данных. У нас так выстроен бизнес, что автоматизации и не нужно. Мы делаем заказы, ориентируясь на два момента: что видим по остаткам в системе учёта и какие отзывы получаем от клиентов
Что было нужно клиенту от товароучётной системы
Никита и Александр выбрали максимально простую бизнес-модель, в которой 20% усилий принесут 80% результата: они хотели упростить рутинную работу с помощью программного обеспечения и освободить продавцов от ведения учёта, взяв обязанности управляющего на себя.
Никите и Александру нужно было максимально простое, с точки зрения пользователя, товароучётное ПО. Тогда на рынке было мало решений, похожих на нашу товароучётную систему. Про стартап Энтерсайт владельцам лукумной рассказали знакомые.
Наш знакомый нам подсказал, что есть такие ребята как Энтерсайт и они сейчас разрабатывают какую-то крутую программу. А так как я пришёл из сетевого ритейла и понимаю как работает плюс-минус 1С — нам совершенно не хотелось ставить 1С себе
На момент, когда Александр и Никита написали в Энтерсайт, в системе был минимум функций необходимых для работы. Мы созвонились по видео и показали, как работает сервис на нашем компьютере.
Всё было настолько интуитивно понятно, будто я взял в руки смартфон первый раз и уже понимаю, куда нажать, как им пользоваться и так далее. Мы только готовились открываться, когда нам показали программу. Программа была на конечном этапе разработки, но она уже была настолько интуитивно понятной, что не было сомнений, что она нам нужна
На самом деле не было ни страхов, ни сложностей, мы сами были новой компанией
Что предложили специалисты Энтерсайт
В модели бизнеса, которую построили Александр и Никита, не хватало одной детали — системы, которая сделает работу с документами проще и даст подробную аналитику по продажам. В ответ на такой запрос наши технологи предложили начать вести учёт в Энтерсайте и постепенно интегрировать то оборудование, которое будет появляться в магазине.
Первая поставка товара уже была на складе. До того как магазин откроется нужно было организовать учёт и поставить торговые процессы.
Зарегистрировали магазин в системе, подключили кассу и завели места хранения
Наши клиенты находятся в разных городах России и в разных часовых поясах, поэтому мы знаем насколько важно отвечать на вопросы оперативно. Взаимодействие между командой Энтерсайта и владельцами магазина проходило в мессенджерах и по видеосвязи.
Когда клиент только начинает работать с товароучётной системой, нужно откликнуться и решить проблему за 5-10 минут. Наши технологи и команда поддержки понимали, что от скорости их реакции зависела работа «Лукумной Дади Асти», и старались отвечать как можно быстр
Показывали экран через зум и писали, если надо в ватсап. У нас сразу хорошо выстроилась коммуникация. Если что-то непонятно, спрашивали. Ребята присылали ответ с фоткой экрана и объяснением, куда нажимать. А когда было так, что забиваем позицию в Энтерсайте, а она не вносится — мы об этом сообщали в поддержку. Пока мы отошли, вернулись за ноутбук, а проблема уже решена
На тот момент в Энтерсайте не было отработанного алгоритма внедрения клиентов. Сейчас у нас есть система рекомендаций, система обнаружения ошибок, техническая поддержка и справочный центр.
«Очень сильно подкупает работа ребят, подход. Ты обращаешься и в течение5-10-15 минут ты получаешь ответ и решение. Даже если это в течение дня решается, всё-равно это быстрее, чем звонить, как очередной клиент *другой системы учёта* и пытаться добиться от них каких-то ответов через переключение с менеджера на менеджера, которые якобы должны что-то посмотреть. В нашем случае это большой плюс для Энтерсайта»
На то, чтобы зарегистрироваться в сервисе и сделать индивидуальные настройки в системе понадобилось несколько часов.
Мы просто связались по зуму и нам показали основной функционал, как формировать и анализировать отчёты, и у нас через пол дня всё заработало
По нашему совету Никита и Александр купили кассу Эвотор. К вечеру того же дня они сами интегрировали её в Энтерсайт.
У отдела поддержки был запасной вариант обучения, но он не понадобился. Через пол года этот «запасной вариант» превратился в отдел внедрения Энтерсайт, который помогает новым клиентам с первоначальными настройками системы и обучением сотрудников.
Показали, как работать в системе и помогли разобраться с первыми задачами по учёту
Сейчас в каждом разделе справочного центра Энтерсайта есть снимки экранов с подсказками. Тогда мы не понимали, какие шаги нужно объяснить для новых клиентов, поэтому показывали всё на созвоне, а потом делились записью экрана.
Всё оказалось элементарно и просто — взяли ноутбук, создали аккаунт в Энтерсайте, поставили кассовый аппарат, связали это между собой и теперь можем заходить каждый со своего ноутбука, и смотреть отчёты о продажах
Продавцы в бутике пользуются кассой и весами. Мы не обучали сотрудников, так как Энтерсайтом пользуются только Никита и Александр.
Энтерсайт сейчас нужен нам, а не нашим сотрудникам. Хотя мы видим, что эта система позволяет в дальнейшем поставить управляющего. Мы планируем масштабироваться, поставить управляющего, который будет вести эту программу, никакой сложности там объяснить абсолютно нет
За второй день Александр, Никита и команда наших технологов закрыли основные задачи по учёту: добавили товары в систему, приняли первую поставку лукума, сделали импорт товаров из Excel по накладным поставщика.
Когда магазин отработал свой первый день, технологи Энтерсайта созвонились с Александром и Никитой и вместе посмотрели первую аналитику по продажам.
Нас порадовало, что, зайдя в Энтерсайт, можно посмотреть всю аналитику и не важно, где ты находишься
Добавили возможность оптовой продажи, когда она стала нужна
Пока мы в Энтерсайте дорабатывали плановый функционал, у Александра и Никиты появилась идея сделать наборы сладостей для продажи компаниям, которые работают в том же торговом центре, где находится бутик лукумной.
Мы поэтапно добавляем товары и прочее. Смотрим на ближайшие праздники через месяц и уже по факту начинаем анализировать и понимать, что нам нужно закупить или не нужно. С наборами было так, что вот ближайшие новогодние праздники, корпоративные подарки. И мы подумали, почему бы не сделать то, что можно продавать компаниям
Какое-то время назад мы уже задавались вопросом, нужен ли функционал для продаж малым оптом. Разработчикам Энтерсайта очень хотелось проверить новые возможности системы в деле. Так, мы решили изменить приоритеты разработки и сделали полезный инструмент, который сразу пригодился клиенту.
14 декабря новый функционал был добавлен в систему и протестирован, 15 декабря клиент начал пользоваться функцией оптовой продажи.
Только благодаря Энтерсайту мы и смогли провести эту продажу. Потому что закрывающие документы мы все делали через Энтерсайт. Мы выставляли счёт непосредственно в Энтерсайте. После этого этот счёт привязывали к банковской оплате, и после этого закрывающие документы делали с помощью Энтерсайта
Сейчас функция оптовой продажи в Энтерсайте реализована как специальный документ «Отгрузка контрагенту». С его помощью можно выставить счёт для юридического лица, на основании счёта создать документ отгрузки продукции, подготовить к документу отгрузки сопроводительные документы — общий пакет документов на сделку: УПД или ТТН + счёт-фактуру.
Что в итоге получил клиент
Мы предоставили клиенту простую технологию учёта и за три дня помогли организовать торговые процессы в магазине с ассортиментом на 120 товаров. Сейчас продавцы в бутике пользуются только весами и кассой, а владельцы магазина ведут отчётность, закупки и анализ через Энтерсайт.
Я пользуюсь Энтерсайтом с самого открытия лукумной и ни разу не возникало такого вопроса, что что-то нас не устраивает, что есть какие-то огрехи в программе, которые нас наталкивали на мысль, что надо кого-то искать другого
Никто никого не подвёл
В результате у клиента есть система учёта товара, которая помогает ему получать информацию о прибыли и возможностях роста. Никита и Александр успешно торгуют и планируют расширяться.
Сначала хочется зайти в Москву, и открыть там бутик, а потом сеть. У нас первостепенный вопрос масштабирования. Нам нужно добить продукт до упаковки во франшизу
Наша система упрощает торговые процессы. Тому, кто открывает магазин с нуля, Энтерсайт поможет организовать ведение учёта и даст понятную аналитику продаж. Сейчас у нас больше 100 клиентов из сферы малой розничной торговли. Мы понимаем, что у каждого магазина есть свои особенности, поэтому предлагаем бесплатный пробный период на 14 дней, чтобы вы могли проверить, насколько Энтерсайт подходит для вашего бизнеса.
Наш сайт: entersight.ru