Инструменты для работы команды стартапа – как организовать рабочий процесс
Допустим, у вас есть команда, состоящая из 10+ человек, которые каждый день работают в вашем стартапе и приносят какую-то пользу, выполняют какие-то обязанности. Перед любым менеджером такой команды встанет вопрос – как правильно организовать процесс работы, чтобы не было проблем с коммуникациями, задачами, сроками и пониманием общей цели. Хочется, чтобы команда работала без проблем и недопониманий. Задача практически невыполнимая, но она еще больше усложняется, когда некоторые члены команды работают не fulltime, а другие удаленно. В таком случае важно крайне эффективно и удобно выстраивать процесс работы с применением многих взаимосвязанных инструментов.
Про порядок
Во многих компаниях, в особенности молодых (читай стартапах), популярно устраивать холакратию, которая часто выливается в анархию и практически полное отсутствие нормальных процессов. Такая работа больше похожа на хаотичные движения членов команды в разные стороны. Пользуясь своим прошлым опытом, мы в evendate.io хотели избежать этого (и избежали) и выстроить адекватные процессы. В то же время важно было не переборщить и не превратиться в компанию, где все обмениваются служебными записками. На графике ниже показано *примерное* движение информации и задач внутри команды.
Коммуникации
Важность коммуникаций и общения внутри команды сложно переоценить (а для распределенной команды так тем более), поэтому хороший и удобный мессенджер крайне важен
Вывод: в конечном итоге мы остановились на Slack, благодаря большому количеству интеграций, разделению на каналы по разным тематикам и отсутствию стикеров (да, для нас это плюс).
Как улучшить работу: настройте как можно больше интеграций со своими сервисами, чтобы Slack был местом, где все узнают обо всем самом важном и о текущих процессах. В виду распределенности нашей команды, было важно понимать, какие задачи двигаются, какие идут обсуждения и какие проблемы решаются. Slack стал главным местом для общения и понимания общего положения дел.
Совет: Сделайте для автоматических уведомлений (системы сборки, интеграция с таск-менеджером и т.д.) отдельные специализированные каналы, а также отдельный канал по анонсам (или приватную организацию в Evendate) и следите за тем, чтобы котики и гифки были в канале #random.
В итоге каналы в нашем slack выглядят примерно так:
Задачи
В работе нашей команды было очень важно фиксировать все задачи и идеи, а также отслеживать их прогресс. Рассматривали все облачные варианты, начинали с Producteev, а в итоге дошли до Trello.
В конечном итоге наш выбор пал на Trello, что достаточно очевидно для относительно небольшой команды с несложными требованиями. Подкупили простота и удобство сервиса.
Как улучшить работу: используйте все возможности сервиса – списки, метки, стикеры к таскам, коллекции, подписка на доски, календарь, старение карточек.
Совет: сделайте по каждому направлению работ отдельную доску (в нашем случае Web, Android, SMM и т.д.), в каждой из досок мы пришли к спискам Ideas, To Do, Bugs (Problems), Doing, Done. Получилось некое подобие Канбан. Если вы работаете по SCRUM, как и мы, то лучше всего делать отдельную борду для каждого спринта со списками в виде направлений работ + Doing, Done.
Дизайн
Работа дизайнеров в нашей команде построена в Sketch + Google Drive, и это работает практически без проблем. Но совсем скоро будет идеально, когда появятся инструменты для контроля версий макетов (почти как git). Главная проблема начинается тогда, когда макеты необходимо передать разработчикам.
Сейчас мы используем Invision для веб-версии, Sympli для Android, Marketch для iOS. Выбрать один инструмент, устраивающий всех, оказалось сложно. Дизайнеры не жалуются, все разработчики счастливы.
Разработка
Главный инструмент любого разработчика - IDE, но его выбор за рамками этой статьи. Для нас важнее выбор системы контроля версий, чтобы результат труда точно никуда не пропал и команда могла продолжать одновременно работать над кодовой базой.
Файлы
Создание, в том числе совместное, обмен, управление доступом – все очень важно для всех направлений работы: ассеты для разработчиков, маркетинговые материалы, финансовые документы. Все это где-то надо хранить.
В работе с файлами есть 3 сервиса, которые практически одинаковы по своим возможностям: Облако@Mail.Ru, Яндекс.Диск, Google Drive. Отличаются они доступным дисковым пространством (8 гб, 20 гб и 15 гб соответственно), дизайном приложений и офисными пакетами, которые интегрированы в сервисы.
В конечном итоге наш выбор пал на Google Drive благодаря удобному редактору файлов (Яндекс и Mail.ru предлагают Office365, который не сильно понравился в плане производительности). Другое важное преимущество Google Drive – удобное управление правами доступа и возможности дополнительных интеграций (Google Forms, draw.io, Google Apps Script, Advanced REST Client и многое другое, их действительно очень много).
Как улучшить работу: подберите удобные инструменты, которые могут помочь в работе. Для нас такими стали: Google Forms, draw.io, Advanced REST Client и Lucidpress.
Совет: следите за порядком в файлах и папках. Удобно также по каждому направлению создать папку. Решением также может быть создание файла с описанием структуры в виде дерева – так сильно проще искать.
Примечание: если бы мы выбирали сейчас, скорее всего остановились бы на Яндекс.Диске, потому что с появлением Яндекс.Коннекта там все стало сильно удобнее и приятнее, особенно в плане интеграции с учетными записями пользователей.
Многие стартаперы и молодые команды допускают одну ошибку – делают почту не на своем домене, а на публичных @yandex.ru, @mail.ru, @gmail.com etc. Вы можете возразить: какое это имеет значение? И будете правы. Но перестраховаться от пренебрежительного отношения партнеров и инвесторов стоит, тем более сделать почту на своем домене – дело 10 минут. Яндекс и Google в дополнение к почте предлагают и другой функционал, помогающий в администрировании и в работе команды.
Не смотря на большое отставание от Google в плане функционала, мы решили использовать Яндекс.Коннект и не ошиблись. Потребности небольшой команды покрываются полностью, и нам не приходится платить за это ни копейки.
Как улучшить работу: в настройках Яндекс.Коннекта есть возможность задания оргструктуры с общей почтой, указанием начальников отделов и т.д. Инструмент сильно помогает при работе с правами и сотрудниками. Но до этого надо дорасти.
Совет: в Яндекс.Коннект есть также мессенджер и трекер, которые могут устроить небольшие команды, и не придется возиться с кучей разных инструментов. Мы сами их не используем, но обратить внимание на них стоит. Особенно интересным выглядит трекер, которые позволяет работу по методологии Agile почти полностью перенести в цифровой вид.
Телефония
К сожалению, мы не можем поделиться своим опытом использования нескольких сервисов, потому что мы с самого начала плотно сидим на Яндекс.Телефонии. Этот пункт решил добавить только потому, что мы по счастливой случайности наткнулись на Я-Т. Среди коллег по цеху тоже замечаем, что не все слышали про прекрасную виртуальную АТС.
Аналитика
Сравнивать инструменты для аналитики особого смысла нет – надо ставить по возможности все, потому что стартап без метрик – не стартап. Хочется только сказать пару слов про то, что некоторые коллеги по цеху отказываются ставить Google Analytics, потому что есть Яндекс.Метрика. Не надо так делать, тем более потому, что Google Analytics в плане мобильных приложений гораздо более интересный продукт.
Совет: Применяйте все инструменты аналитики, которые только можно применять.
Push-уведомления
Наш сервис evendate.io во многом про push уведомления. Чтобы не пропускать события и быть в курсе благодаря именно уведомлениям. Можно не использовать никакие сервисы, помогающие с уведомлениями, а напрямую работать с Google Cloud Messaging и Apple Push Notifications, однако это будет дольше в разработке и сложнее в плане аналитики.
Начали с Pushwoosh и в итоге перешли на OneSignal. Смена была достаточно болезненной, но результат превзошел ожидания – мы теперь можем организаторам давать интересную аналитику и быстро обновлять наши мобильные приложения со всеми возможностями операционных систем.
Как улучшить работу: OneSignal позволяет удобно проводить A/B тесты, используйте эти возможности с пользой.
KnowledgeBase
База знаний – гарантия того, что результат работы и полученные выводы не пропадут зря и не канут в лету. Она также необходима и для того, чтобы максимально упрощать вхождение новых членов команды в работу.
Как улучшить работу: максимально используйте ссылки и не делайте больших портянок текста, читать, искать, работать с этим гораздо проще.
Совет: в текст страницы notion можно вставлять практически все. Например, дизайнеры используют notion для change log’ов и используют интеграцию с Invision.
Выводы
В этой статье мы хотели поделиться своим опытом работы с разными сервисами и инструментами, которые помогают нам в каждодневной работе. Надеюсь, этот материал может быть полезен тем, кто пытается сделать работу своей команды более открытой, приятной и менее проблемной. В конце хочется показать красивую картину того, как устроены наши процессы, и как они связаны с различными инструментами. Не пугайтесь, что на графике присутствуют не обозначенные в статье сервисы. Если возникнут вопросы, то мы с радостью ответим на них.