Создание системы учета производства для микропредприятий

Введение

В статье разбираем, как можно изменить систему учета для некоего небольшого производства (мы говорим о микробизнесе и малом бизнесе). Это переход от бумаги, мессенджеров и excel в сторону полноценной учетной системы, учитывающей детали конкретного производства. Также мы рассмотрим, что подобная система может содержать.

Исходная точка — как сейчас обстоят дела

Когда производство только начинается как стартап, ничего особенного в целом не требуется. Сам владелец бизнеса покупает сырье, что-то производит и осуществляет сбыт. В целом, никакого особенного учета можно и не вести. Все находится в голове одного человека и затраты на систему учета и ее ведение кажутся просто ненужными — лучше это время потратить на производство еще пары единиц продукции. И так может длиться довольно долгое время, пока запросы рынка не будут выше возможностей самостоятельного производства продукции.

Допустим появилось несколько помощников на производстве — им надо как-то оплачивать работу, например, по сменам. Надо вести учет, чтобы они были максимально загружены и не возникало простоев. А как насчет сырья? Хватит ли нам запасов на этот месяц? При небольшом производстве — это все еще можно держать в голове, но уже возникают идеи о табличке Excel или хотя бы тетрадке.

Это все неплохо работает до определенного объема, после которого начинаются проблемы:

1. сложно планировать ресурсы;
2. подобная система не предполагает уведомлений, нужно вручную по ней что-то считать и делать вывод;
3. нужно делить доступ с другими, а это дополнительные ошибки, риски;
4. много ручной работы по переносу информации от участников процессов производства.

Бизнес-результат — как может быть

Есть единое хранилище данных, в которое попадает вся бизнес информация, причем попадает автоматически — в результате действий пользователей в единой системе.

У каждого человека есть личный кабинет в программе, он может заходить в него либо с компьютера, либо с телефона. Не нужно никакое дополнительное оборудование. Просто браузер и интернет.

Личные кабинеты могут быть разные: кабинет директора, кабинет оператора, кабинет менеджера склада и т.д. Кабинет задает возможности и функции человека в системе.

Каждое значимое действие в системе можно логировать: сохранить, что такой-то человек тогда-то, сделал такое-то бизнес-действие, например, отправил заявку на склад.

Это позволяет оцифровать практически всю деятельность по тем, процессам, которые протекают через систему.

Что это дает:

1. возможность делать замеры времени, выявлять задержки;
2. сопоставлять показатели разных цехов, разных производителей;
3. своевременно узнавать о проблемах (например, система может проверять ежедневно набор правил — если что-то выбирается из них, то идет уведомление ответственному лицу);
4. работник видит только то, что ему положено видеть и может делать только то, что задано его кабинетом;
5. меньше рисков потери информации. Вся информация хранится в одном месте, необходимо делать регулярный бекап базы данных и тогда риски потери информации очень невелеки. Тетрадка может потеряться, файл может кто-то повредить или затереть случайно;
6. масштабирование. При больших объемах работать с файлами в 50 тыс строк не очень удобно;
7. выборка нужной информации и аналитики. Работа с файлами Excel работает не так гибко, как язык SQL — можно получать очень сложные выборки, дающие критически важную информацию для принятия управленческого решения;
8. проще наводить порядок и контролировать его (по сути можно сделать автоматическим анализ насколько все в с системе соблюдают процедуры). В более сложных случаях можно так построить «лыжню», чтобы человек не мог отступить от процесса ни вправо, ни влево.

Суть подхода — как сделать программу для производственной компании?

Важный момент! Даже если есть некий супер хороший инструмент для реализации такого подхода — ничего не получится, если бизнес-процессы системы не отработаны изначально. Автоматизация хаоса приведет просто к автоматизированному хаосу (все будет быстрее двигаться, но также в хаотическом порядке + будет больше отвлекающих моментов в виде кучи уведомлений от системы).

Исходим из того, что у вас уже есть четкое понимание по вашим бизнес-процессам, но не хватает средства для реализации цифровой среды для вашего производства.

Как описать подобную систему? Начните с этих трех китов:

1. субъекты — это лица, работающие в системе по определенным правилам. Примеры — оператор, селлер, работник склада, директор, клиент.
2. объекты — это над чем работают субъекты. Это могут быть заявки, заказы и т.д. Объект — это некая пассивная сущность, которая движется по статусам (обычно за счет действий субъектов).
3. процессы — это последовательность действий субъектов над объектами в системе. Пример — процесс обработки заявки клиента.

У объектов и субъектов есть свои атрибуты (т.е. некие поля, характеристики).

Хорошенько продумав эти моменты, вы уже в состоянии определить личные кабинеты своей системы.

Субъекты будут являться личными кабинетами (Администратор, Директор и т.д.). Структура страниц в кабинете будет определяться перечнем возможностей данного субъекта.

По большому счету страницы кабинета можно разбить на 3 вида:

1. дашборд — это набор панелей для понимания состояния (по некоему объекту или по системе в целом);
2. таблица — это список неких объектов с возможностью поиска подходящего. По-простому, таблица — это колонки, фильтры, и набор операций (создать, удалить, редактировать, перейти на карточку);
3. форма (или карточка объекта) — страница, дающая полное представление и возможности для конкретного пользователя системы. Форма может быть, как простой, так и очень сложной состоящей из множества подформ и таблиц.

Определите свои кабинеты и страницы в них. Здесь не нужно каких-то особых знаний. Главное — это переложение своих процессов на кабинеты и страницы в них.

Что еще можно продумать по своей системе:

1. Уведомления — при каких событиях кого надо уведомлять в системе, что этот человек должен делать после этого уведомления.
2. Интеграция с внешним миром. С какими системами надо интегрироваться? Какие данные будут передаваться между системами? Как они будут использоваться в дальнейшем?
3. Аномальные ситуации. Какие состояния в системе являются аномальными? Пример, человек не пишет в систему время по задачам. Или кладовщик за смену ни разу не создал заявку.
4. Где происходит обсуждение или переписка? Можно ли ее минимизировать за счет правильных процессов? Практически любое неформальное общение по бизнес процессу — это способ обойти неточности бизнес-процесса, сгладить их. Для вас — это точка для внимания, т.е. как мы можем сделать так, чтобы не было необходимости в этом неформальном взаимодействии.

Копнем чуть в детали системы учета производства

Сразу скажу, что я из мира услуг. Мы — разработчики, оказываем услуги по веб-разработке систем с личными кабинетами. Производство физических изделий и склады — не родная наша стихия. Поэтому не судите строго, если видите какие-то упущения в плане реальных процессов производства.

Какие типовые кабинеты могут быть в системе (субъекты):

1. закупщик — покупает сырье и закидывает на склад;
2. работник цеха — исполнитель заявок на производство. Работает по некоей технологической карте и создает изделия.
3. начальник цеха — диспетчер, который управляет производством в своем цехе;
4. супервизор — в целом контролирует систему, дает и убирает доступы, следит за системными параметрами;
5. работник склада — принимает и отгружает то, что есть на складе;
6. продавец — продает готовую продукцию;
7. клиент — в своем кабинете смотрит заказы и их состояние, взаимодействует с продавцом. Какие объекты можно выделить:
8. заявка на складе (оприходование, списание);
9. заказ клиента;
10. цех (где производим);
11. склад (где храним);
12. изделие (его производят в цеху, а хранят на складе);
13. сырье (закупается для производства продукции).

Из каких крупных модулей может состоять система:

1. Закупки материалов (Сырье) — заявки на закупку, идущие от директора к закупщику.
2. Люди (HR) — блок управления HR в целом. Т.е. заводим людей, даем им специализации, возможно проводим обучение в системе и т.д.
3. Цеха, склады — супервизор может управлять набором цехов и складов, назначать на них людей, отслеживать по ним статистику.
4. Обработка заявок на производство (с тех картой) — создаются заявки на производство и выполняются в рамках работы в цехах.
5. Получение готовой продукции на склад — обработка заявок на складе (оприходование на склад).
6. Отгрузка готовой продукции вовне — аналогичная обработка заявок на складе, но уже в сторону от склада.
7. Аналитика. Учет себестоимости продукции и отпускной цены. Тут бездонное поле для фантазии — начать надо с простых метрик и постепенно углублять их по мере появления новых вопросов (а по каким изделиям у нас возникают самые большие задержки на этапе производства?)

Все эти модули могут фигурировать в кабинетах пользователей в зависимости от их целей (к примеру, Продавцу вообще не нужно ничего знать про Закупки, его волнует только готовая Продукция).

Нюансы по внедрению

Адаптируйся сам или адаптируй программу

Каждое производство, каждый бизнес — уникальный. Если использовать какую-то типовую систему, то либо придется отказаться где-то от своих особенностей бизнес-процессов (подстроиться под программу), либо как-то постараться ее адаптировать под себя (т.е. доработать, если это возможно).

Я исхожу из того, что любая система должна иметь возможность развиваться и меняться в ногу развитием основного бизнеса. Если система будет не поспевать — это будет тормозить рост бизнеса.

Выбирайте такие инструменты для создания своей системы, которые дают возможность меняться и адаптироваться под будущие бизнес-потребности.

Оцените реальную потребность внедрения

Совсем не факт, что вам нужна такая система. Если у вас проблема с выручкой, с поиском клиентов, то скорее всего система не сделает погоды, наоборот, она отвлечет ваше внимания от жизненно важной задачи — найти клиента на вашу продукцию.

Систему имеет смысл делать, когда у вас уже есть стабильный поток заказов на продукцию.

А главная боль для вас — как с этим потоком совладать, как навести порядок в процессах, как не терять деньги и время из-за хаоса, отсутствия контроля и незнания что происходит в реальности в цехе.

Не нужно сразу создавать гиганта

Конечно хочется сделать такую систему, которая сразу махом охватит все процессы. Велика вероятность, что такой проект вообще не запустится из-за слишком большого объема для первой версии. Гораздо лучше продумать хорошо ключевую часть системы (ядро) и иметь представление как мы дальше это будем развивать.

Чем меньше программа, тем быстрее программа внедрится в работу, и тем быстрее она будет давать финансовую отдачу.

И на основе обратной связи от реальных пользователей системы гораздо проще развивать функционал системы, нежели на основе своих ранних догадок.

Если правильно определить начальный состав программы, то это значительно может повлиять на сроки внедрения и на стоимость программы в лучшую сторону.

Наверняка создание подобной программы — это дорогое удовольствие

Если смотреть на это как физ лицо, то возможно да. Если смотреть на это как компания, теряющая заказы клиентов ввиду невозможности выпустить еще 1000 единиц продукции, то вопрос может уже быть не таким простым.

Если говорить об оценке бюджета, то самый простой способ — это описать что вам необходимо реализовать (как мы выше писали) и скинуть нам описание в виде документа. На основе этого мы можем дать свое предварительное КП с оценкой бюджета и сроков реализации подобного проекта на нашей платформе Falcon Space.

Если давать очень грубую оценку — это от 500тр (2-3 личных кабинета с ключевыми возможностями системы) до 5 млн (куча модулей , ролей в системе, кастомные сложные процессы под клиента. Бюджет растягивается на время сопровождения проекта).

Важно! Мы даем оценку именно в привязке в нашей платформе Falcon Space. Если делать проект с нуля без платформы — это может быть с 3-5 раз дороже.

Заключение

Создание своей системы учета — это шаг к более прозрачным процессам, к пониманию цифр, метрик, которые при бумажном ведении дел или excel очень проблематично получить.

Если кратко подытожить, то:

1. определите свои бизнес-процессы;
2. распишите систему в терминах субъекты, объекты, процессы;
3. определите структуру личных кабинетов субъектов;
4. получите оценку стоимости создания вашей системы.

Источник: https://falconspace.ru/blog/sozdanie-sistemy-ucheta-proizvodstva-dlya-mikropredpriyatiy