Кейс. Как сети автошкол из Москвы удалось построить точную финансовую модель и свести все счета воедино

Материал написан для блога сервиса управленского учёта «Финансист».

Что такое «Автоунивер»

Московская сеть автошкол, где обучают вождению на категории «А» и «B». Занятия проводятся очно и дистанционно без выходных. Компания основана в 2008 году и сейчас насчитывает 12 филиалов в нескольких районах столицы.

Что происходило в компании

Основатель «Автоунивера» Юрий Алексеев открыл первую автошколу в августе 2008 года. С тех пор, большую часть жизни компании, финансовую документацию он сводил в Excel.

— Следует понимать, что на тот момент файлы Excel — это не Google Документы, которые можно вести онлайн. «Экселевские» файлы хранились на флешке, которая могла сломаться или потеряться. Свою роль играл и человеческий фактор — можно ошибочно добавить лишний ноль, перепутать цифру или что-то не внести.

Динара Алексеевабизнес-партнёр и операционный директор

Ситуацию облегчали упрощённое налогообложение и организационно-правовая форма компании — «частное учреждение». Вся бухгалтерия поначалу была на аутсорсе. Банковских платёжек и документов было немного, поэтому профильный специалист на полную ставку не требовался.

Далее обороты компании начали расти, открылось несколько новых филиалов, появилось много контрагентов, арендодателей, поставщиков и штатных сотрудников. В тот момент в «Автоунивере» решили, что пора менять подход к бухгалтерии. Однако от таблиц Excel уйти было невозможно.

Как возникла необходимость автоматизировать отчётность

Чтобы составить общую финансовую картину с учётом всех филиалов собственнику требовалось огромное количество времени. Доверить такую задачу было некому. Время уходило на поездки по московским пробкам, сверку счетов в каждом офисе, пересчёт кассы, перепроверку расхода и прихода, занесение всех данных на флешку, а после сведение всего воедино. В итоге в компании начали искать решение.

Перебирали разные возможности облегчить процесс сведения цифр, например, переделать и доработать 1С. Однако хотелось более простого решения с точки зрения визуала и трудозатрат, а также качественную техподдержку.

Почему не устроил финансовый специалист

В «Автоунивере» попробовали воспользоваться услугами финансиста. Наняли специалиста на полгода. Он помог выделить постоянные статьи прихода и расхода, сделать наброски отчётов. Однако по итогу специалист не смог разгрузить собственника. Эта работа не была бесполезной, она дала базовые знания. Поэтому продолжился поиск удобного сервиса.

Почему выбрали «Финансист»

Компания попробовала несколько сервисов для автоматизации управленческой отчётности. Первый оказался сырым, а консультации финдира там были очень дорогие, за одну сессию 11 тысяч рублей. Второй сервис не понравился из-за того, что разработчики дали доступ к программе и бросили без поддержки.

— В итоге остановили выбор на «Финансисте». Понравилось, как с нами работал менеджер. А когда она сказала, что можно воспользоваться сервисом со скидкой 50%, я уже не смогла сказать «нет».

Динара Алексеевабизнес-партнёр и операционный директор

Каких результатов удалось достичь

Внедрение и последующее обучение заняли около полугода.

Благодаря этому в «Автоунивере» доработали некоторые бизнес-процессы. В ходе обработки данных выяснилось, что менеджеры могли не вносить данные или некорректно это делать. Это позволило скорректировать некоторые рабочие регламенты.

После настройки сервиса Юрий перестал считать финансы вручную. Компании удалось на 100% разобраться с ОДДС — стало понятно, куда смотреть и что подмечать. Работа с приходной и расходной частью помогла понять, куда уходят деньги.

— Одна из приятных фишек — можно детально разобрать статьи и направления, узнать кто и когда за что платил, сколько денег ушло на ремонт автомобилей, сколько на бензин и прочее.Очень классно, когда ты в моменте видишь реальную выручку и расходы сразу за месяц. Раньше этих данных приходилось ждать по 7−10 дней.

Динара Алексеевабизнес-партнёр и операционный директор

Кроме того, «Автоунивер» начал использовать услуги, вроде финансового директора по запросу и дополнительного сопровождения.

Руководители компании второй год пользуются «Финансистом», и сейчас в их планах глубже погрузиться в сферу финансов, чтобы повысить эффективность предприятия и разобраться с рутинными задачами, а также заняться построением и отработкой гипотез на основании финансовой модели.

Есть мысли и дополнения по поводу темы? Делитесь в комментариях.

Подписывайтесь на Telegram-каналы «Финансиста», чтобы узнать больше о финансовом менеджменте и автоматизации.