Кейс. Как гостиничная компания в Крыму наладила бизнес-процессы и избавилась от отчётности в Excel
Материал написан для блога сервиса управленского учёта «Финансист».
Что такое «Миленти резортс»
«Миленти резортс» занимается гостиничным бизнесом и управляет отелями, которые расположены в Крыму на берегах Азовского и Чёрного морей. Каждый комплекс включает множество направлений, в том числе рестораны, бары, спа и многое другое.
Что происходило в компании
В основном для управления и финансового анализа в «Миленти резортс» использовали Excel и 1С. И у каждого ответственного специалиста было своё собственное представление о том, как нужно вести таблицы.
— Когда мы начали собирать данные по нашему бизнесу из разных таблиц, то пришли к выводу, что необходим единый стандарт ведения учёта. Однако не было понимания, как это сделать. Чтобы решить вопрос, мы заводили папки с общим доступом, создавали шаблоны, которые заполняли ответственные сотрудники. Но прийти к единому стандарту не получалось.
Алексей Шульга, руководитель IT-департамента «Миленти резортс».
Проблема с Excel также состояла в том, что сотрудники не имели достаточной квалификации для работы в программе. Кто-то ставил точку вместо запятой, а потому суммирование цифр происходило с ошибками. Кто-то открывал файлы и не закрывал, и в итоге данные терялись. Необходимо было настраивать отдельные доступы.
Для получения необходимой информации приходилось ждать очень долго. Например, чтобы узнать, сколько и какого постельного белья было использовано в определённый период, требовалось несколько дней. Это происходило потому, что специалист считал показатель по своей собственной системе.
— Когда у компании один-два объекта, то о консолидации отчётности можно не задумываться. Но когда их три или четыре и в каждом используются разные программные продукты, то уже необходимо решать вопрос с унификацией и автоматизацией учёта. В итоге мы пришли к выводу, что нужна одна база на все действующие и будущие объекты.
Алексей Шульга, руководитель IT-департамента «Миленти резортс».
При этом у компании была собственная система отчётности, в рамках которой финансовый директор на ежедневной основе отправлял собственниками некоторые данные, например, остатки по кассам, на еженедельной основе — поступления. Однако на это уходило много сил и времени топ-менеджера.
Как выбирали продукт
В «Миленти резортс» заблаговременно задумались о сервисе, в котором можно объединить учёт. В качестве такой платформы организация рассматривала различные варианты. Пытались использовать систему, которая работает по американскому стандарту USALI. Однако она не подошла из-за стоимости и особенностей интеграций с учётными системами.
В ходе работы специалисты компании столкнулись с тем, что даже если на объектах используется один программный продукт, то его версии могут различаться, а значит, отчётность может быть разной.
Требовалась платформа с гибкой интеграцией. Чтобы решить проблемы с отчётностью, специалисты воспользовались сервисом «Финансист».
Как происходило внедрение
У интеграции было две главных цели:
• сократить время на сбор данных из разных источников;
• дать ответственным сотрудникам возможность оперативно получать аналитику.
У «Миленти резортс» два действующих гостиничных комплекса, в которых используют несколько отдельных баз 1С. Параллельно в компании пользуются узконаправленными платформами, например, iiko — для общепита. Кроме того, существуют нюансы ведения учёта гостиничного дела.
Работу с интеграцией решили разделить на три этапа.
- Синхронизация баз данных.
- Пересмотр внутренней политики учёта.
- Получение отчётов.
На момент написания материала, последний пункт находится на стадии реализации.
С чем столкнулись во время интеграции
В начале работы у «Миленти резортс» появилось понимание, что нужно пересмотреть некоторые бизнес-процессы. При выгрузке информации из 1С получилось очень много данных и некоторые из них дублировались.
На непродолжительное время в компании взяли паузу, чтобы наладить операции и заняться созданием единой номенклатурной базы. Сейчас её уже интегрировали в бизнес, и информацию для правил распределения сотрудники берут именно оттуда.
Параллельно в «Миленти резортс» испытывали трудности с согласованием платежей. Изначально работу настраивали через «Битрикс24», однако собственникам не всегда было удобно пользоваться платформой. Решить эту проблему удалось благодаря мобильной версии «Финансиста».
Чем помогло внедрение сервиса
Специалисты «Финансиста» уже помогли настроить отчёт о прибылях и убытках и заканчивают с отчётом о движении денежных средств. Кроме того, в компании настраивают внутри сервиса собственные отчёты, которые характерны для гостиничного дела. Это связано с динамическим ценообразованием у «Миленти Резортс» — руководителям нужно быстро рассчитывать, где предприятие выиграет, а где лучше сэкономить.
Некоторые отдельные показатели находятся на контроле собственников, которым теперь не нужно просить топ-менеджмент посчитать ту или иную метрику. Кроме того, все ключевые данные можно увидеть в одном источнике с помощью удобных дашбордов.
Коротко о том, чего удалось достичь:
- Финансовый директор сократил время на сбор отчётности.
- Топ-менеджмент теперь может видеть аналитику в разрезе подразделений. Это позволяет контролировать расходы на зарплату или определённые проекты, например, бары или рестораны.
- Ключевые данные по компании видны в онлайн-режиме в одном окне, нет необходимости заходить в дополнительные внешние системы.
- Собственникам стало проще и удобнее контролировать показатели за счёт понятного оформления отчётности.
- Владельцы «Миленти Резортс» начали оперативно получать информацию благодаря мобильному приложению «Финансист».
Есть мысли и дополнения по поводу темы? Делитесь в комментариях.
Подписывайтесь на Telegram-каналы «Финансиста», чтобы узнать больше о финансовом менеджменте и автоматизации.