Как подготовиться к масштабированию бизнеса в 5 шагов

Материал написан для блога сервиса управленского учёта «Финансист».

В этой статье финансовый директор Екатерина Яхонтова рассказала, как бизнесу подготовиться к масштабированию, а когда лучше отложить экспансию рынка.

Екатерина Яхонтова, финансист и эксперт по оцифровке бизнеса.

Как понять, что бизнес готов к масштабированию

На это укажут финансовые показатели. Первым условием на пути к масштабированию является наличие финансовой отчётности, которая показывает состояние предприятия. Стоит обратить внимание на шесть показателей.1. Чистая прибыль.Если она стабильна, бизнес может с большей вероятностью позволить себе открыть ещё несколько торговых точек или расширить ассортимент.

2. Денежный поток. Если он достаточно положительный, то у компании хватит денег и на текущие платежи, и на инвестиции в расширение.

Для оценки нужно:

1) Рассчитать точку безубыточности и определить, какой объём продаж нужен, чтобы окупить все расходы.

2) Вычислить период окупаемости инвестиций и узнать, сколько времени потребуется, чтобы вернуть вложенные средства.

3) Проанализировать динамику денежного потока и посмотреть, как меняется этот показатель с течением времени.

3. Рентабельность по маржинальной, валовой и операционной прибыли. Они помогут оценить эффективность производства и продаж.

4. Выручка. Если она стабильно растёт, значит, есть спрос на продукцию или услуги.

5. Оборачиваемость активов. Чем выше этот показатель, тем эффективнее компания использует свои ресурсы.

6. Долгосрочные долги и их соотношение со всеми активам.Если задолженность слишком высокая, то расширение следует отложить до тех пор, пока показатель не упадёт. Рекомендуется соотношение долгов к активам менее 50%.

Эти показатели рекомендуется мониторить перед масштабированием.

Параллельно следует убедиться, что в организации прописаны и регламентированы все бизнес-процессы. Во время масштабирования их сложность возрастает. Чтобы легче пережить этот период, компания должна иметь чёткую структуру, инструкции, скрипты, инструменты и алгоритмы работы в разных условиях.

Как понять, что бизнес не готов к расширению

Существует ряд препятствий на пути наращивания производственных мощностей.

1. Кассовые разрывы. Постоянное «тушение пожаров» в рамках поиска денег на налоги, долги и зарплаты — верный признак того, что расширение пока стоит отложить.

2. Незнание рынка и целевой аудитории. Если товар некому будет покупать, то расходы на материалы, оборудование и обучение персонала окажутся напрасными.

3. Нехватка персонала. Наращивание мощностей без достаточного количества сотрудников ведёт к неликвидности сырья и материалов. Заранее продумайте кадровые вопросы, чтобы масштабирование не обернулось хаосом.

4. Отсутствие системы планирования. Залог успешного масштабирования — управляемый бизнес. Руководству важно понимать цели, следить за прибылью и затратами.

5. Отсутствие подушки безопасности.Масштабироваться на последние деньги — авантюра, которая обречена на провал. Нужно иметь подушку безопасности на случай, если у компании несколько месяцев не будет прибыли.

Факторы, которые мешают расширению бизнеса.

Как подготовиться к масштабированию

Процесс подготовки к расширению состоитиз пятипоследовательных шагов.

Шаг № 1. Проведите SWOT-анализ, чтобы оценить сильные и слабые стороны

SWOT-анализ помогает собственнику заранее определить возможности и обозначить угрозы. Он позволяет:

• оценить внутренние и внешние факторы, которые влияют на развитие бизнеса;
• определить сильные и слабые стороны компании;
• выявить перспективные направления;
• создать план действий для устранения недостатков и использования преимуществ.

Чтобы провести SWOT-анализ, нужно составить таблицу с четырьмя ячейками: сильные стороны (Strengths), слабые стороны (Weaknesses), возможности (Opportunities) и угрозы (Threats).

• Сильные стороны — все факторы, которые сейчас дают компании конкурентные преимущества. Например, высокое качество продукции, уникальный ассортимент, узнаваемый бренд и лояльная клиентская база.
• Слабые стороны — все внутренние проблемы и ограничения, которые мешают развитию бизнеса. Например, ограниченные финансовые ресурсы, недостаточная квалификация персонала и устаревшее оборудование.
• Возможности — все внешние факторы, которые могут стать преимуществами. Например, рост спроса на продукцию, появление новых технологий и изменение законодательства в пользу бизнеса.
• Угрозы — все внешние риски. Например, появление новых конкурентов, экономический кризис и изменение потребительских предпочтений.

Перед масштабированием нужно провести SWOT-анализ компании.

Далее собственник должен проанализировать информацию из SWOT-таблицы, а затем:

• составить матрицу решений на тот или иной случай;
• найти способы устранить слабые стороны;
• максимально использовать сильные стороны;
• превратить возможности в преимущества;
• снизить влияние угроз.

Шаг № 2. Составьте финансовую модель и просчитайте все риски и возможности

Финансовая модель поможет:

• оценить последствия различных вариантов масштабирования;
• понять, какие инвестиции потребуются для реализации планов;
• определить, когда можно ожидать прибыль с нового направления;
• сократить риски и сделать масштабирование максимально эффективным.

Как составить финансовую модель

Финансовую модель удобно составлять в специальных программах, Excel или Google Таблицах. Чтобы её прописать, потребуется пройти ряд этапов.

Финансовую модель удобно составлять в специальных программах, Excel или Google Таблицах. Чтобы её прописать, потребуется пройти ряд этапов.

1. Сначала нужно определить четыре основных показателя бизнеса.

• Выручка — деньги, которые компания планирует получить от продажи новых товаров или услуг.
• Переменные расходы — затраты, которые напрямую зависят от объёма производства или продаж. Например, материалы и зарплата производственного персонала.
• Постоянные расходы — затраты, которые не зависят от объёма производства или продаж. Например, аренда и зарплата административного персонала.
• Чистая прибыль — деньги, которые остаются после вычета всех расходов из выручки.

2. Затем следует спрогнозировать значения этих показателей на несколько периодов вперёд, это может быть год, шесть месяцев или несколько кварталов.

3. Далее необходимо рассмотреть разные варианты развития событий и просчитать их влияние на финансовые показатели.

Финансовая модель — это нестатичный документ. По мере изменения рыночной ситуации, цен на сырьё, курса валют и других факторов её нужно регулярно обновлять.

Шаг № 3. Наймите и обучите новых сотрудников

Развитие бизнеса предполагает расширение команды. Но для начала необходимо оптимизировать текущие процессы и подготовить сотрудников к повышенным нагрузкам. Например, автоматизировать часть рутинной работы, упростить согласование некоторых вопросов и перераспределить функции между специалистами.

Затем следует проанализировать размер команды и её эффективность. Это поможет понять, нужно ли нанимать новых сотрудников для бесперебойной работы.

Шаг № 4. Обновите систему учёта

Перед расширением бизнеса важно проверить и при необходимости обновить систему учёта. Например, внедрить сервис автоматизации или платформу по согласованию платежей.

Когда команда небольшая, сотрудники ведут задачи, как им удобно. Например, в ресторане список продуктов записывают на доске, новые рецепты — в блокноте, а учёт расходов — в обычной тетради. С увеличением количества персонала такой подход перестаёт быть эффективным.

Чтобы успешно обрабатывать все данные, необходимо:

• автоматизировать учёт;
• создать и систематизировать базы клиентов и поставщиков;
• наладить систему коммуникации между сотрудниками, например, создать рабочие группы и чаты, назначить ответственных лиц.

Шаг № 5. Пропишите ключевые показатели и укажите срок их достижения

Для нового филиала нужно заранее определить цели по показателям и сроки, в которые их нужно достичь.

Кратко: как безопасно масштабировать бизнес

• Проанализировать финансовую отчётность бизнеса и убедиться, что он готов к масштабированию.
• Провести SWOT-анализ и изучить его результаты.
• Составить финмодель, чтобы оценить эффективность запуска нового направления.
• Проанализировать загрузку персонала и при необходимости расширить штат.
• Актуализировать систему учёта, чтобы она отвечала новым задачам и процессам.
• Определить ключевые показатели масштабирования и следить за их выполнением.
• Выбрать стратегию расширения и проводить её регулярную оценку.

Есть мысли и дополнения по поводу темы? Делитесь в комментариях.

Подписывайтесь на Telegram-каналы «Финансиста», чтобы узнать больше о финансовом менеджменте и автоматизации.