Что такое бюджет с нулевой базой

Материал написан для блога сервиса управленского учёта «Финансист».

В этот раз вместе с финансовым директором Ириной Пивовар мы решили рассказать про Zero-Based Budgeting — необычный способ бюджетирования из 1970-х, который позволяет сфокусироваться на самых актуальных потребностях бизнеса.

Автор: Ирина Пивовар, независимый консультант и финансовый директор.

Что такое бюджетирование с нулевой базой

Бюджетирование с нулевой базой(англ. zero-based budgeting, ZBB) — это метод составления бюджета, при котором вседоходы и расходыдолжны заново обсуждаться в начале каждого нового периода.

Например, в прошлом году компания «Альфа» выделила 10 млн рублей на привлечение новых клиентов. В текущем году руководители решают не использовать за основу прошлогодние результаты и поручают создать бюджет с нуля.

Анализ отдела маркетинга показал, что для привлечения новых клиентов необходимо разработать новую рекламную кампанию, провести серию вебинаров и усилить присутствие в социальных сетях. Они составляют план и обосновывают бюджет в 8 миллионов рублей, несмотря на то, что в прошлом году было выделено больше.

Как появился метод ZBB

Автором ZBB считается экономист Питер Пирр. В 1960-х он успешно применил метод в компании Texas Instruments, где работал менеджером, а в начале 1970-х описал его в статье для Harvard Business Review.

После этой статьи ZBB стал одним из самых популярных инструментов менеджмента. В США его использовали около сотни различных структур, в том числе администрация штата Джорджия при губернаторе Джимми Картере. Став президентом США в 1976 году, Картер потребовал, чтобы при составлении бюджетов во всех государственных учреждениях применяли ZBB.

В 1970-х годах метод активно обсуждался, появилось много статей о подходе к нему, однако уже к концу десятилетия увлечённость этим направлением заметно снизилась.

Исследования показывают, что сегодня многие организации применяют ZBB не в полном объёме, как это описано в научной литературе, а избирательно и неточно. Часто метод бюджетирования с нулевой базой используется не как постоянный процесс, а как разовая программа для снижения затрат.

Кроме того, ZBB внедряется не для всего бизнеса в целом, а только в отдельных направлениях, которые особенно важны для руководства.

Три этапа создания ZBB

Процесс бюджетирования с нулевой базой включает в себя три этапа.

Этап 1. Описание каждого вида деятельности

Процесс начинается с «нулевой базы», будто предыдущего бюджетирования не было. Необходимо проанализировать все текущие потребности и затраты организации. Для каждого вида деятельности нужно составить описание, которое будет согласовываться с общим планом действий.

Например, руководство компании «Бета» решило полностью пересмотреть свои расходы на логистику и складское хозяйство. Отделы провели анализ текущих затрат на транспортировку и складские операции и обнаружили возможности для оптимизации.

В результате в компании поменяли поставщиков логистических услуг и внедрили новую систему управления складом. Это позволило снизить операционные издержки и улучшить обслуживание клиентов.

Этап 2. Оценка и ранжирование решений по приоритету

Затем нужно определить бюджеты в соответствии с потребностями компании на предстоящий период. Это делается независимо от того, были ли предыдущие бюджеты выше или ниже.

Основной принцип — оценивать заново каждую статью затрат на основе текущих нужд, а не слепо переписывать категории расходов с прошлого периода.

Сотрудники должны представлять бюджетные требования таким образом, чтобы деньги можно было распределить в зависимости от той выгоды, которую они принесут. Такой подход подвергает сомнению все прежние допущения и служит инструментом для систематического анализа текущих проектов. Это позволяет отказаться от неликвидных вариантов.

Этап 3. Распределение ресурсов

На этом этапе происходит распределение общего бюджета на отделы и проекты в зависимости от их приоритета.

— Как правило, ZBB применяется в некоммерческих организациях, однако его также можно использовать в бизнесе. Метод подходит для той системы управления, где менеджеры могут свободно распределять средства на определённые виды деятельности.

Ирина Пивовар, независимый консультант и финансовый директор.

Чем отличается ZBB от традиционного бюджетирования

У бюджета с нулевой базой есть ряд преимуществ перед традиционными методами бюджетирования.

Фокус на самых актуальных потребностях

При традиционном методе за основу берут результаты прошлых периодов и добавляют к ним проценты для расчёта текущего периода.

В подходе с «нулевой базой» нет изначально гарантированного объёма финансирования. Составление бюджета по системе ZBB требует новой оценки каждой статьи.

Переоценка расходов

При ZBB действует принцип «ценность за деньги», когда каждый затраченный рубль должен приносить максимально возможную пользу. Поэтому при таком подходе необходимо оправдать каждую строку расходов с точки зрения вклада в достижение целей организации.

Строгая проверка

При использовании ZBB подход к каждой статье бюджета более строг, чем при традиционном методе. Это связано с тем, что традиционный метод предполагает, что бюджет уже оптимален и априори соответствует принципу «ценность за деньги».

Достоинства ZBB

Отсутствие старых ошибок

Подход исключает ситуации, когда одна и та же ошибка в бюджетировании повторяется из периода в период. Причина в том, что запросы на финансирование рассматриваются каждый раз заново.

Обоснованность затрат

Все затраты, которые заложены в бюджет по методу ZBB, имеют высокую степень обоснования. Поэтому руководители получают дополнительные возможности для решений увеличить или снизить расходы.

Недостатки ZBB

Высокие трудозатраты

Это основной минус метода. Процесс планирования с ZBB занимает гораздо больше времени, чем при традиционном подходе. По итогу затраты на использование ZBB могут превысить выгоды от его использования.

Неточный прогноз

Прогнозирование показателей без данных прошлых периодов может быть менее точным и эффективным.

Обязательная автоматизация

В полной мере подход можно использовать только при очень высоком уровне автоматизации.

Есть мысли и дополнения по поводу темы? Делитесь в комментариях.

Подписывайтесь на Telegram-канал «Финансиста», чтобы узнать больше о финансовом менеджменте и автоматизации.