Модернизируйся или умри: как сохранить бизнес, изменив подход к его ведению

Весна 2020. Коронавирусный кризис. Неизвестно, что будет дальше, но уже сейчас понятно — выживут не все. Если хотите сохранить свое дело, придется оперативно пересмотреть бизнес-процессы: отказаться от лишних трат вроде премиального офиса и печенек, оптимизировать штат, уволив тех, без кого можно обойтись, автоматизировать процессы, которые программами выполняются лучше, чем людьми.

Можно расценивать это как затягивание поясов и шаг назад.

Можно — как прорыв в развитии.

Прочтите эту статью и узнайте, чем удаленный бухгалтер лучше штатного, и как устаревший подход к ведению бухучета тянет ваш бизнес на дно.

Как организован бухучет в большинстве отечественных компаний

1

Мнение собственника:

Бухгалтер должен сидеть в офисе, и точка! Так его удобно контролировать и наказывать за ошибки.

Проза жизни:

Загрузка неравномерная: бухгалтер то плюет в потолок, оформляя пару счетов за день, то сидит до поздней ночи накануне сдачи отчетов. Зарплату же, размер которой к количеству задач не привязан, приходится платить постоянно. А еще — выделить рабочее место и оргтехнику, снабжать канцтоварами и отчислять взносы в фонды. Наказать за косяки сложно: можно премии лишить, в крайнем случае — уволить, но штрафы все равно оплачивать владельцу.

2

Мнение собственника:

Бумажный документооборот — это солидно и надежно.

Проза жизни:

В шкафах громоздятся папки с бумагами от контрагентов. Их все больше, найти что-то в архиве так же просто, как иголку в стоге сена, периодически что-то важное теряется по пути к адресату. Все нервничают.

3

Мнение собственника:

Ну и пусть постоянно за подписью бегает. Зато видно, что работает.

Проза жизни:

Бухгалтер и свое время тратит на то, чтобы поймать директора и получить подпись, и его отвлекает от более важных задач.

4

Мнение собственника:

Ладно, карантин, отправлю всех работать из дома.

Проза жизни:

При попытке перевести бухгалтера на удаленку выясняется, что отдавать ему офисный компьютер небезопасно, разрешать работать с домашнего — тоже. Поскольку всем контрагентам нужны бумажки (см. пункт 2), курьер мечется между домом бухгалтера, офисом и почтой, перемещая макулатуру из точки А в точку Б. Эффективность работы снижается — бухгалтер привыкла по любому поводу советоваться с шефом, а теперь для коммуникации приходится использовать эти непонятные мессенджеры.

А бывает ли иначе?

До недавнего времени штатный бухгалтер и кипы бумаги были нормой для всех российских компаний.

Были.

Мир изменился, а вы не заметили.

Ведение бухгалтерского учета на аутсорсинге — норма на Западе. Бизнесмены стараются отдать на сторону все не основные процессы, сосредоточившись на производстве и продажах своего продукта.

Основные преимущества бухгалтерского аутсорсинга перед штатным бухгалтером:

1. так дешевле;
2. не нужно раздувать штат, за счет чего удается экономить на аренде офиса, его оборудовании и снабжении;
3. если деятельность остановилась или доход снизился, уволить штатных бухгалтеров не так-то просто. Бухгалтерия на аутсорсе подстраивается по бизнес клиента — стоимость услуг привязана к объему работ и может снижаться;
4. не приходится контролировать, можно сконцентрироваться на развитии бизнеса;
5. серьезные сервисы отвечают за ошибки, компенсируя клиенту финансовые потери.

В наших широтах удаленное ведение бухгалтерского учета все еще ассоциируется с бухгалтерами-фрилансерами, которые от штатных отличаются только тем, что не сидят в офисе. О них мы сегодня говорить не будем — расскажем о высокотехнологичных сервисах нового поколения. Удобных, быстрых, снимающих с бизнесменов лишний груз и освобождающих им время на развитие.

Современная бухгалтерия: какая она

Бережет деревья

Госструктуры перешли на электронный документооборот с предпринимателями, что упрощает жизнь обеим сторонам. У некоторых пока есть выбор, для остальных же ЭДО стал обязательным — например, если у вас больше 25 сотрудников, сдать отчеты в ПФР в бумажном формате не получится, во многих отделениях ФСС от него тоже отказались.

Наладьте ЭДО с контрагентами, и вы:

1. избавитесь от постоянно растущих стопок бумаг в офисе;
2. исключите утерю документов курьерами или почтой;
3. перестанете тратить время сотрудников на их подготовку и отправку;
4. снизите расходы на обслуживание оргтехники и закупку бумаги.

При бумажном документообороте на 10 документов уходит порядка 1 000 рублей без учета зарплат сотрудников, которые могли бы потратить время более эффективно.

При использовании ЭДО те же 10 документов стоят среднем 250 рублей.

Контрагенты не используют ЭДО? Этот кризис, уверены, многих переубедит: найдутся более важные статьи расходов, чем создание макулатуры в нездоровых объемах. Покажите им пример — начните! А еще поделитесь с партнерами и клиентами нашей статьей о том, как перейти на ЭДО быстро и с минимальными затратами.

Использует современные технологии на благо клиентов

Например, чат-ботов, которые без участия человека отвечают на вопросы и выполняют типовые задачи. Больше не нужно ждать, когда у бухгалтера начнется рабочий день — для решения многих вопросов достаточно виртуального помощника.

В Фингуру есть один сотрудник, работающий в режиме 24/7, — бот, сортирующий входящие запросы:

1. со стандартными справляется сам,
2. более сложные отправляет нужному специалисту.

Сейчас он умеет формировать справку 2-НДФЛ и оформлять отпуска (это самые частые запросы). Вот как без участия человека отправить сотрудника в отпуск:

Бухгалтер спит, а работа идет.

И это — не предел. Робот обучается, и со временем сможет присылать клиенту полный пакет документов (сейчас часть работы все же выполняет человек).

Оптимизирует бизнес-процессы

Из набора отделов, живущих своей жизнью, компания превращается в единый слаженно работающий организм. Выбрав правильное ПО, вы упростите работу сотрудникам, минимизируете потери и облегчите себе жизнь в случае, если снова придется оперативно переводить всех на удаленку.

Пример такого сервиса — 1С:Фреш, набор программ 1С в облаке, доступный с любого устройства. Он объединяет:

1. складской учет,
2. бухгалтерию,
3. CRM,
4. приложение для ЭДО,
5. сервис для подготовки и сдачи отчетности и другие функции, необходимые для полноценной работы компании.

А еще — интегрирован с онлайн-бухгалтерией Фингуру.

Одна программа вместо десятка — от 13 000 рублей в год (зависит от тарифа).

Работает в любой ситуации

Один бухгалтер заболел или ушел в отпуск — его подменил другой.

У каждого своя спецификация: зарплаты, налоги, первичная документация. Исключена ситуация, рядовая для штатного бухгалтера — пока выполняется более срочная или важная задача, остальные подвисают.

Налажена дистанционная коммуникация между клиентом, персональным менеджером и бухгалтерами, а также между командой сервиса и контролирующими органами. Сейчас, пока многие компании судорожно переводят сотрудников на удаленку, наши клиенты спокойны за бухгалтерию — для них ничего не изменилось.

Что позволяет нам в кризис работать, как обычно? Отлаженные бизнес-процессы! У бухгалтера есть:

— мобильное приложение для iOS / Android, а также веб-приложение для удобного общения с клиентом;

— бухгалтерская CRM-система, где зафиксированы сроки выполнения каждой задачи. ПО контролирует их соблюдение, минимизируя риски;

— рабочая база (облачная 1С:Фреш): вся информация доступна удаленно, нет необходимости перевозить компьютер из офиса домой, не потеряются электронные ключи;

— ЭЦП, позволяющая подписывать сформированные отчеты, не отвлекая клиента. Подпись, которая используется для этих целей, не применяется для участия в тендерах или проведения оплат в клиент-банке, вашему бизнесу ничего не угрожает;

— система ЭДО, позволяющая сдавать отчеты в контролирующие органы и осуществлять документооборот с контрагентами в электронном виде.

Развернуть и настроить такую систему — сложная задача для малого и среднего бизнеса с бухгалтером в штате, поэтому любая нестандартная ситуация может поломать рабочий процесс. Плюс аутсорсинга бухгалтерии — в наличии проверенной схемы работы и технического оснащения для ее реализации.

Обходится дешевле

Удаленная бухгалтерия для ООО освобождает предпринимателя от необходимости:

• оборудовать рабочее место, покупать технику, мебель, канцтовары и лицензионное ПО;
• оплачивать курсы повышения квалификации и проверку знаний;
• платить зарплату, когда задач нет;
• тратить свое время, которое тоже деньги, стоя над душой у исполнителя и проверяя выполнение задач;
• оплачивать полученные по вине бухгалтера штрафы из своего кармана.
  
  

Ну и финальный аргумент «за» — цена:

• средняя зарплата бухгалтера в Москве весной 2020 года (по данным портала moskva.trud.com) — 52 649 рублей в месяц. Компании он обходится дороже за счет отчислений в ПФР и ФОМС;.
• удаленная бухгалтерия для ООО от Фингуру стоит от 6 600 до 30 000 рублей в месяц, в зависимости системы налогообложения, количества хозяйственных операций и наличия сотрудников.

Вместо одного сотрудника у вас:

• персональный менеджер и команда бухгалтеров;.
• веб-версия личного кабинета и мобильное приложение для Android и iOS;
• чат-бот, который принимает задачи и выполняет типовые операции в чате 24/7;
• ЭЦП;
• система ЭДО, позволяющая избавиться от бумаги в документообороте с контрагентами;
• страховка от ошибок на миллион рублей;
• минимум телодвижений и больше свободного времени на развитие бизнеса.