Планирование с детализацией до объекта закупки – главная возможность нового проекта Финоко в сети отелей в Краснодарском крае

Alean Family Resort Collection — это холдинг с несколькими организациями идентичной структуры. В их числе 4 отеля, расположенных на территории Краснодарского края.

Главная цель сети отелей — создание комфортных условий для отдыха всей семьей. Для того, чтобы получить новые эмоции и забыть о насущных проблемах — это идеальное место. Первоклассный сервис и хорошо продуманная инфраструктура сделает Ваш отдых незабываемым.

Все 4 отеля уделяют особое внимание маленьким гостям, что позволяет родителям наслаждаться отдыхом. Для детей подготовлен целый мир развлечений и эмоций.

Ранее у холдинга возникали трудности с подробной детализацией плана по статьям бюджета. Это было связано с большим количеством информации, которую надо структурировать. В каждом отеле более 15 центров финансовой ответственности и каждый имеет свой бюджет. В результате этого, при изменении каких-либо данных, возникала путаница, так как вся система бюджетирования формировалась в Excel. Требовалась срочная автоматизация данного процесса. Главное условие: простота в использовании потому, что тратить много времени у руководителей подразделений возможности нет.

Специалистам Финоко были поставлены следующие задачи:

• автоматизация процесса бюджетирования;

• поддержка прозрачности учета, за счет хранения и анализа данных в одной информационной системе;

• создание инструментов для анализа деятельности и оперативного принятия управленческих решений;

• стандартизация исполняемых процессов и отчетности;

• пользователей системы должно быть около 100, каждый из которых имеет доступ только к своим отчетам.

Итоги проекта

Создание сводного отчета с определенными параметрами

Внедрение такого механизма позволяет консолидировать данные по всему холдингу в сервисе Финоко. При этом, сервис установлен на серверах холдинга, и вся информация сохраняется только в локальной сети. Все это необходимо для сравнительного анализа работы сети. Сравнение идет в разрезе план/факт и между гостиницами.

Создание единой структуры и формы сводного отчета выполнено на основании финансово-экономической модели предприятия.

Форма отчета имеет следующую структуру: фактические данные за месяц, квартал, год. Плановые данные по разным сценариям: выбор годовых периодов: настоящий, прошлый, будущий.

Упрощение процедуры планирования

Детализация плана до конкретных наименований материальных ценностей или услуг для всего года с помесячной разбивкой — это главная особенность данного проекта. Расшифровка непосредственно относится к показателю, требующему детализации при планировании.

Теперь осуществлять процедуру планирования руководителям центров финансовой ответственности стало проще. Это происходит путем создания возможности совершения данных операций в едином информационно пространстве — системе консолидации данных Финоко.

Снижена вероятность ввода ошибочных данных за счет введения ограничения права пользователей. То есть, только определенные лица могут изменять формулы, используемые при расчетах показателей в детализированной форме.

Регламентирование прав пользователей

Введены функции разрешения и запрета редакции сценария планирования для контрольной группы финансового отдела предприятия. Это необходимо для процедуры принятия планового сценария и недопущения его коррекции после принятия в работу.

Определена иерархия пользователей.

Определены возможные комбинации прав различного уровня пользователей.

Разделены права пользователей на этапе закрытия сценария планирования.

Технические решения

• установлен веб-сервис Финоко: Корпоративная версия и его доработка по индивидуальным запросам;

• интеграция веб-сервиса Финоко с учетными системами Заказчика.

Для обучения сотрудников была записана серия обучающих видео уроков. Основную часть работы по настройке системы Финоко сотрудники управляющей компании отеля выполнили самостоятельно.