Главное Свежее Вакансии   Проекты
😼
Выбор
редакции
883 2 В избр. Сохранено
Авторизуйтесь
Вход с паролем

Автоматизация процесса продаж. Как ускорить обработку сделок?

Менеджеры по продажам тратят лишь 35,2% своего времени непосредственно на продажи. Для предпринимателя это звучит устрашающе. Но не переживайте, сегодня существует достаточно инструментов для автоматизации процесса продаж, которые помогут существенно сократить это время.

Рассмотрим наиболее популярные и эффективные автоматические сценарии на примере компании, которая занимается диджитал-услугами. Для удобства повествования назовем эту компанию «Диджитал-сервис», а руководителя продаж — Демидом. Цикл сделки в этой компании длительный. Сценарий обработки может варьироваться, в зависимости от запросов потенциального заказчика.

Руководитель Демид поставил следующие задачи:

  1. сократить цикл сделки от первой заявки до заключения договора,
  2. повысить качество обработки сделки за счет автоматизации процесса продаж,
  3. увеличить конверсию в успешное завершение сделки.

Расскажем, как с помощью цепочки автодействий в сделках Flowlu достигнуть этих целей легко, без программистов, технических навыков и закрывать больше сделок со статусом «Успешно».

Первый этап. Настраиваем воронку продаж


На доске сделок пропишите основные этапы процесса продаж. В компании «Диджитал-сервис» воронка продаж будет состоять из таких этапов:


Как настроить воронку продаж во Flowlu вы можете узнать в нашей базе знаний.

Второй этап. Подключаем email


В системе доступна двусторонняя синхронизация с любым почтовым агентом. То есть письма полученные и отправленные через ваш email отобразятся во Flowlu, и наоборот. Это ускоряет скорость обработки запросов от потенциальных клиентов. Благодаря интеграции с email вы сможете настроить автоматическое создание сделок и новых контактов. Если письмо приходит от нового адресата, то Flowlu создаст из него сделку и карточку контакта. Чтобы список сделок и контактов не превратился в мусор, Демид заранее создал в своей почте папку «Входящие» для писем от клиентов, а письма из рассылок и прочие информационные сообщения собрал в отдельной папке. Во Flowlu же он синхронизировал только папки «Входящие» и «Отправленные».


Все инструкции по настройке интеграции и автоматическому созданию сделок вы найдете в этом разделе базы знаний.

Третий этап. Прорабатываем сценарий обработки сделки и настраиваем по нему цепочку автодействий


Демид заранее составил план действий, которые менеджеры должны выполнить на каждом этапе сделки. После чего настроил цепочку автодействий в сделках Flowlu. Расскажем об этом подробнее.

Автоматическая отправка email


Чтобы клиент был уверен в том, что его заявка получена и рассматривается, Демид настроил автоматическую отправку email из Flowlu сразу как только в системе будет создана сделка.

Как настроить?

  1. Перейдите в раздел CRM → Сделки → Автодействия

  1. На первом этапе воронки создайте автодействие «Email»

  1. В окне создания оставьте пункт «Выполнить: Сразу» без изменений

  1. Задайте условия: «Источник сделки равно Входящий email», чтобы письмо отправлялось только если сделка была создана автоматически из email.

Примечание: источник для сделки, созданной из email, задается по умолчанию в настройках почты.


  1. В поле «От кого» будут выведены все email, подключенные к Flowlu, выберите нужный.

  1. В поле «Кому» подставьте переменную: Сделка → Клиент → Электронная почта.

  1. В теме и теле письма используйте переменные с автоподставлением имени клиента, ответственного менеджера, кому поручена сделка.


Автоматическая постановка задачи


Задача с полным описанием и требованием того, что необходимо сделать в определенный момент времени — самая важная составляющая для успешной работы менеджера. Демиду было важно, чтобы менеджеры не смогли отменить создание задачи, изменить дедлайн. Поэтому постановщиком в этих задачах он назначил себя.

Как настроить?

  1. В разделе «Автодействия» на каком-либо этапе создайте задачу
  2. В окне создания оставьте пункт «Выполнить: Сразу» без изменений
  3. Отметьте опцию «Переходить в статус „Завершено“ после выполнения задачи», чтобы следующее автодействие создавалось только после исполнения этой задачи.
  4. Укажите название задачи с использованием переменной «Название сделки», чтобы сразу было видно, по какому вопросу обратился потенциальный клиент.
  5. Проставьте сроки выполнения.
  6. В описание задачи добавьте скрипты, а также чек-лист того, что конкретно должен сделать менеджер. Например, заполнить все требования заказчика, указать бюджет сделки. Это содержимое в дальнейшем можно будет подтягивать в описание задачи, проекта, уведомления и существенно сэкономит всем время.

Полезно добавить в чек-лист пункт о том, чтобы менеджер записывал полученный полезный опыт: неудачные и успешные переговоры. Вы получите массу полезной информации для улучшения процессов продаж.

Используйте переменныедля автоматического проставления имени контакта, описания сделки. Благодаря этому вся необходимая информация будет перед глазами менеджера.

  1. В качестве постановщика укажите руководителя, чтобы у менеджера не было доступа к редактированию. Исполнителем установите ответственного по сделке.

  1. Активируйте или деактивируйте опцию «Отправить постановщику на контроль», когда требуется проверка исполнения. Если опция активна, то эта задача после завершения попадет в папку постановщику «Задачи» → «Принять работу».


Примечание:

  1. У менеджера должен быть доступ «Сотрудник» к модулю «Задачи», чтобы у него не было возможности менять ее содержание.
  2. Руководитель может отключить уведомление о постановке, завершении новой задачи, чтобы избежать большого потока оповещений.
  3. Просроченные и текущие события и задачи всех менеджеров по сделкам и клиентам руководителю удобно отслеживать в разделе CRM → «Дела»

Создаем задачи при определенных условиях


Для подготовки нетипового коммерческого предложения в компании «Диджитал-сервис» менеджеру требуется помощь специалиста (программиста, дизайнера). Только он может определить содержание и объем работ, рассчитать стоимость. Такая задача должна ставиться специалисту не всегда, а в зависимости от типа запроса клиента.

Поэтому Демид настроил для сделок пользовательское поле типа «Выпадающий список». Назвал его «Тип КП» и задал для него значение: «Нетиповое КП».

Примечание:Вы можете создать любые типы пользовательских полей для вывода в карточке сделки в настройках системы.


После этого в настройках автодействия «Задача» задал условие: Тип поля равно «Нетиповое КП». Таким образом, задача будет создаваться при условии, если менеджер указал в этом поле данное значение.В описание задачи необходимо добавить переменную «Описание сделки», чтобы менеджер не тратил время на копирование информации. Постановщиком в этой задаче будет менеджер сделки, а ответственный — специалист.


Демид также добавил еще одну задачу на этапе «Подготовка КП», которая будет создаваться при условии что поле «Тип предложения» не заполнено. Это будет означать, что менеджеру не требуется помощь и он самостоятельно справится с задачей.


По такому же принципу Демид создает все последующие задачи для остальных этапов. Если это обычные дела — повторный звонок, напоминание о встрече, продлении — Демид создает автодействие «Событие». В событиях не назначается ответственный, а только организатор.

Таким образом, менеджеры будут всегда следовать четкому, заранее продуманному плану действий и не тратить время на ручные операции.Это станет настоящим личным помощником, который будет направлять ваших менеджеров на каждом этапе продаж. Они вовремя позвонят клиенту, отправят коммерческое предложение, будут знать, как ответить на возражения и что предложить в случае отказа.

Добавление наблюдателя в сделку


Для быстрой адаптации новых сотрудников Демид решил, что в их сделки следует добавлять наблюдателей, опытных менеджеров, которые будут мониторить процесс работы со сделкой, комментировать и отвечать на возникшие вопросы.

Как настроить?

  1. Добавьте на любом этапе сделки автодействие «Изменение»
  2. Задайте условия создания: выберите поле «Ответственный»
  3. Выберите менеджера-стажера. Если их несколько, то добавьте еще условия. По умолчанию используется логический оператор «И», то есть автодействие будет создаваться, если хотя бы одно значение совпадает.
  4. Выберите поле из сделки «Наблюдатель» и добавьте одного или несколько менеджеров-наставников


Не дать «зависнуть» сделке


Демид заметил, что многие сделки проходят цикл от первой заявки до завершающего этапа около месяца вместо стандартных 2х недель. Это конечно же негативно сказывается на прибыли компании. Для ускорения процесса Демид решил настроить себе уведомление, если сделка на этапе «Переговоры» будет находиться более 7 дней. Так он сможет вовремя выяснить причины и предпринять необходимые действия.

Как настроить?

  1. Создайте уведомление на каком-либо этапе сделки. В нашем случае это этап «Переговоры»
  2. В графе «Выполнить» установите значение через n-дней
  3. Заполните название, описание уведомления с использованием переменных. А также укажите получателей или группу пользователей.


Отправить напоминание об оплате


На этапе «Переговоры» менеджеры в компании «Молния» выполняют задачу «Выставить и отправить счет клиенту». Если оплата не приходит в течение 5 дней, то клиентам автоматически отправляется письмо на email о напоминании об оплате и предложении связаться в случае возникших вопросов или сомнений.

Как настроить?

  1. Создайте автодействие Email на нужном этапе
  2. Активируйте опцию «После предыдущего действия»
  3. В графе «Выполнить» укажите «Через 5 дней»

Примечание: Обратите внимание, что данное автодействие должно быть помещено после задачи «Выставить счет и отправить клиенту». Для этого просто перетащите карточку автодействия в нужное место.


Сокращаем количество проигранных сделок


Неудачно закрытые сделки Демид решил передавать менеджеру, который умеет работать со сложными клиентами и любит это делать, так как в случае выигрыша получает двойной процент. Работа с такими сделками должна проводиться по другому сценарию. Поэтому проигранные сделки должны автоматически перемещаться в другую воронку продаж.

Как настроить?

  1. На этапе «Проиграно» выберите автодействие «Изменение поля»
  2. Активируйте опцию «После предыдущего автодействия», если до переноса сделки в другую воронку необходимо совершить другие автодействия.
  3. В графе «Поле сделки» выберите «Воронка продаж» и укажите название воронки, на которую необходимо перенести сделку.

Примечание: Для сделки, которая будет переведена в новую воронку, необходимо назначить другого менеджера. Для этого на первом этапе создайте автодействие «Изменение поля». В графе «Поле сделки» выберите значение «Ответственный» и укажите нового менеджера.


Создание проекта


В компании «Молния» по всем сделкам создаются проекты. Во Flowlu автоматическое создание проекта настроить также просто, как все остальные автодействия. Созданный проект будет связан со сделкой.

Как настроить?

  1. На этапе «Успешно» добавьте автодействие «Проект»
  2. Используйте переменные для автоподставления названия и описания из сделки
  3. При необходимости укажите шаблон проекта, сроки, ответственного, команду


Четвертый этап. Контролируем и улучшаем.


Нельзя настроить бизнес-процесс так, чтобы он сразу работал идеально. В процессе руководитель должен определять, где возникают неудобства, какое автодействие лишнее, а чего не хватает и сразу вносить изменения.

Автоматизация процесса продаж — это большой шаг к выстраиванию эффективных рабочих процессов, а также сокращению временных трат на механические операции. Благодаря автоматизации менеджеры по продажам смогут сосредоточиться на улучшении подходов к продажам и освоении новых технологий.Описанные выше сценарии — это лишь малая часть того, что можно реализовать с помощью автодействий Flowlu. В системе можно настроить огромное количество вариантов, все ограничено лишь вашей фантазией.Во Flowlu функционал автодействий доступен уже с тарифа «Начальный». Протестировать его можно абсолютно бесплатно в течение 20 дней. Автоматизируйте ваши бизнес-процессы и переведите продажи на совершенно новый уровень!

0
В избр. Сохранено
Авторизуйтесь
Вход с паролем