Как навести порядок в бизнес-процессах и вовлечь в перемены сотрудников?

Чем больше компания, тем сложнее проблемы

В 2021 году численность сотрудников «Фабрики композитов» составила 800 человек. Это производство полного цикла, включающее разработку, конструирование и выпуск изделий из композитных материалов (прежде всего из стеклопластика). Выпускаемые компанией элементы внешней и внутренней отделки, а также автокомпоненты используются, например, для транспорта — электрического, автомобильного, водного, спецтехники. Самые громкие «проекты», в которых участвовала «Фабрика композитов», — электропоезд «Иволга», низкопольные трамваи и инновационный электробус «Пионер».

Пока предприятие оставалось небольшим, ручного управления было вполне достаточно. Но как только компания начала активно развиваться, а ее штат — расти, прежние методы стали давать сбой. Как отмечает административный директор «Фабрики композитов» Юлия Иванцова, типичными проблемами того периода оказались очереди в кабинет руководителя, потери служебных записок и документов, передаваемых между подразделениями, долгие согласования бумаг между всеми заинтересованными сторонами. Сами управленческие процессы тоже не были формализованы. Ручное управление сильно зависело от человеческого фактора: пришел новый начальник — поменялся и метод руководства.

Проблемы возникли и во взаимодействии подразделений — оно складывалось стихийно. Люди сами выбирали каналы коммуникации и этих каналов стало слишком много: различные мессенджеры, телефон, электронная почта, программа «1С»... Отследить движение информации от исполнителя к исполнителю было сложно, понять, какой канал официальный или хотя бы приоритетный — невозможно. О безопасности хранения данных говорить вообще не приходилось.

Организационный хаос стал отрицательно влиять на экономические результаты. Было ясно, что работа бэк-офиса (бухгалтерии, HR- и IT-подразделения, юридического и административно-хозяйственного отдела, службы безопасности и других) затормозила развитие компании.

Устранить накопившиеся проблемы руководство «Фабрики композитов» решило с помощью автоматизации процессов.

Задачи, которые нужно было решить

В первую очередь предполагалось усовершенствовать внутренние коммуникации, а в их числе — такой важный процесс, как оформление заказ-нарядов на производство. При этом все коммуникации, сопровождающие и обеспечивающие выпуск продукции из композитных материалов, должны быть автоматизированы на базе одной платформы.

Требований к программному обеспечению, да и задач, которые предстояло с его помощью решить, было много.

Во-первых, будущую автоматизированную систему нужно объединить с имеющейся IT-инфраструктурой предприятия, созданной на основе программы «1С». Сама же система должна включать в себя все базовые инструменты для ведения бизнеса. Например, в ней должны быть функция согласования и обозревания задач для управленцев, а также единый стандарт взаимодействия и коммуникаций сотрудников.

Во-вторых, предприятие намерено внедрять у себя сервисную модель, при которой сотрудники выступают друг для друга клиентами, то есть одни (исполнители) оказывают услуги другим (заказчикам). Эту идеологию и должна поддерживать автоматизированная система.

В-третьих, все рабочие процессы надо отразить в системе посредством каталога услуг. Также необходимы шаблоны услуг с установленными для них нормативами (совершаемые действия, время выполнения).

В-четвертых, сотрудникам придется за короткий срок освоить новую систему, поэтому обучение работе в ней не должно быть сложным. А еще нужна мобильная версия программы, чтобы персонал мог оперативно вносить данные в систему и реагировать на них.

Не просто установка IT-продукта, а перестройка отношений

Сначала, в 2018 году, руководство предприятия выбрало автоматизированную систему управления ELMA. Но она оказалась слишком «жесткой»: без внешней помощи сотрудники не могли завести в нее новые процессы и корректно отразить действующие.

Вторая попытка была более удачной: выбор пал на систему GANDIVA. После того, как специалист «Фабрики композитов» обучился работе с данным программным обеспечением, механику этой работы продемонстрировали персоналу, а потом начали самостоятельно описывать бизнес-процессы, добавляя необходимые сервисы в каталог услуг.

«Как показала практика, это не было оптимальным решением, — вспоминает Юлия Иванцова. — Многие сотрудники не поняли, для чего это нужно, долгое время продолжали „ходить ногами“, „забывали пароли“, звонили, решали вопросы устно и оказывали всяческое сопротивление». В итоге внедрять систему позвали специалиста компании-разработчика ООО «Протон».

Внешний специалист помог понять персоналу компании одну важную вещь: автоматизация бизнес-процессов не сводится к установке очередного IT-продукта. А руководители убедились в правильности своего выбора: надо менять базовые принципы управления вспомогательными подразделениями. Раньше они функционировали сами по себе, их вклад в общий экономический результат предприятия не был очевиден — ни для самого бэк-офиса, ни для руководства. С внедрением «Гандива» офисные работники стали оказывать другим подразделениям услуги, количество и стоимость которых определить довольно просто, а качество оценивают их заказчики. По сути, перестроились не только отношения между сотрудниками. Начал меняться их менталитет.

Возможно, в этом и кроется причина пробуксовки многих проектов по автоматизации рабочих процессов. Именно из-за этого внедрение идет тяжело. «Фабрика композитов» здесь не стала исключением — процесс у нее идет небыстро. Но компания продолжает продвигаться вперед небольшими шагами, работает над каждым показателем, детально описывая бизнес-процессы. При этом руководство не забывает рассказывать подчиненным обо всех значимых достижениях.

Одно из таких достижений - автоматизация процесса оформления командировок. Раньше составлением заявок, приказов, сбором необходимых подписей занимались три сотрудника. Теперь это делает один человек: заявка формируется в системе GANDIVA, все документы составляются и согласовываются здесь же. В результате документальная работа сильно ускорилась, а предприятие за 6 месяцев сэкономило на оплате труда 360 тыс. рублей.

Пять улучшений процесса коммуникаций

Сейчас «Фабрика композитов» автоматизировала все коммуникации и услуги бэк-офиса (например, оформление тех же командировок, вызов такси, запросы в IT- и административно-хозяйственный отделы, службы главного инженера, безопасности). Система внедрена в большинство вспомогательных и основных подразделений — в работу отделов продаж, закупок, логистики, а также конструкторов, технологов, проектантов.

Административный директор Юлия Иванцова видит несколько плюсов использования системы GANDIVA. Многие из них связаны с улучшением процесса коммуникаций.

1. Оперативность решения вопросов. Выход из сложных ситуаций находится быстрее — нужный сотрудник подключается к стационарной или мобильной версии системы в любой момент.

2. Сокращение непродуктивных трудозатрат. Стало меньше рабочих встреч, совещаний, очередей в кабинеты к руководству, сократился документооборот.

3. Трансформация культуры общения. Решать вопросы с помощью системы оказалось удобнее, чем вести долгие дискуссии оффлайн. Процесс взаимодействия стал четким, предсказуемым и прозрачным.

4. Рост исполнительской дисциплины. В системе GANDIVA можно контролировать исполнение выданных поручений.

5. Легкий перевод сотрудников на удаленную работу. В пандемию система позволила перевести часть персонала на удаленку и сократить число личных контактов среди тех сотрудников, которые продолжили работать на территории предприятия.

Внедрение системы «Гандива» на «Фабрике композитов» пока не завершили. Некоторые бизнес-процессы не формализованы до сих пор. Но результаты работы в рамках сервисной модели очень показательны. «Нам нравится прозрачность, измеримость и порядок в процессах, — резюмирует Юлия Иванцова. — Система дает возможность увидеть, где компания находится сейчас и в какой точке нужно оказаться завтра».

Итоги года перемен

• В 2,7 раза увеличилась средняя производительность офисных сотрудников.

• На 36% возросло число онлайн-согласований.

• На 80% сократилось время согласований.•

Цифры свидетельствуют о том, что бэк-офис «Фабрики композитов» постепенно переходит на работу по сервисной модели. А отношения внутри компании, в которой средний возраст сотрудников превышает 40 лет, медленно, но верно перестраиваются.

Почитать кейсы других компаний, внедривших систему бережливого управления офисом GANDIVA можно в нашем блоге.