Главное Свежее Вакансии   Проекты
393 2 В избр. Сохранено
Авторизуйтесь
Вход с паролем

Как подготовить компанию к региональной экспансии?

При территориальном расширении бизнеса число структурных подразделений компании растет и контролировать их становится все труднее. Необходимо автоматизировать управление. Как это сделать, расскажем на примере нижегородской компании САКСЭС.

Чем активнее рост, тем сложнее управляемость


За 20 лет своего существования компания «САКСЭС» существенно расширила направления своей деятельности. Изначально она специализировалась на продаже кровельных материалов, сегодня — производит и продает широкий спектр изделий для строительства и выполняет строительные работы. Компания, возникшая в Нижнем Новгороде, в настоящее время имеет подразделения в 15 российских городов (Москва, Санкт-Петербург, Казань, Чебоксары, Киров и др.). «Мы давно отказались от узкой специализации и успешно работаем по разным направлениям строительного рынка, — объясняет такую многопрофильность один из сооснователей предприятия Константин Назаров. — в Нижнем Новгороде мы компания № 1. Но использовать такую бизнес-модель за пределами Нижегородской области на 100% нам не удалось нигде. В каких-то сегментах рынка мы и в регионах в первых списках, а в каких-то не представлены вообще».

Между тем, собственники видят потенциал именно в масштабировании всех направлений, по которым накоплены у компании компетенции. Для этого было решено создать абсолютно масштабируемую структуру, которая позволила бы компании достаточно быстро расширяться географически.

Все управление — в один центр


Пять лет назад «САКСЭС» представляла из себя группу разрозненных юридических лиц без централизованной системы управления. В каждой входящей в группу компании исторически сформировалась своя управленческая структура, даже учетные программы в них использовались разные. «Этот бизнес был не то, что не масштабируемым, его и контролировать было сложно», — вспоминает Константин Назаров.

Начать реформу управления собственники «САКСЭС» решили с создания Корпоративного центра. Он должен был объединить все функции бэк-офиса (бухгалтерия, финансы, экономика, служба безопасности, маркетинг и IT). Благодаря этому планировалось одновременно и сократить расходы, и повысить качество управления группой компаний.

Корпоративный центр стал управляющей компанией ГК «САКСЭС». Разнообразные учетные программы сменила общая для всех «1С: ERP Управление предприятием». Структура входящих в группу предприятий была унифицирована. Уже это дало видимый результат. Но собственников не устраивала эффективность работы Корпоративного центра: качество его услуг не отслеживалось, а мотивация сотрудников не была связана с достижением каких-либо результатов для бизнеса.

«Слабым звеном» оказались коммуникации между персоналом Корпоративного центра и сотрудниками предприятий. Последние обращались в Корпоративный центр по телефону, электронной почте, через мессенджеры... В итоге, их заявки выполнялись с опозданием, а то и вовсе терялись. Сколько заявок было выполнено, в какие сроки, какова истинная загрузка сотрудников Корпоративного цента? На эти и многие другие вопросы собственники получали лишь очень приблизительные ответы.

Часть проблем компаний просто поднялась на более верхний управленческий уровень. Появилась новая задача — сделать полностью контролируемой работу уже не компаний, входящих в группу, а самого Корпоративного центра.

ИТ-платформа прозрачного офиса


Собственники решили найти ИТ-инструменты, которое позволили бы сделать прозрачными и системными взаимодействия между исполнителями и заказчиками услуг Корпоративного центра, систематизировать перечень его сервисов, разработать и внедрить показатели для измерения уровня сервиса. И сделать так, чтобы эти показатели влияли на мотивацию сотрудников, помогая поднять производительность труда. Корпоративному центру требовалась автоматизация бизнес-процессов.

К цифровому решению для такой автоматизации предъявлялось несколько требований, одно из которых — простота использования. Ведь с программным продуктом должны работать не только топ-менеджеры и IT-специалисты, но и сотрудники отделов продаж, строители, мастера на производстве... Всех их нужно обучить работе в системе, и этот процесс не должен быть долгим и сложным.

Изучив несколько удовлетворяющих сформулированным требованиям IT-платформ, руководство «САКСЭС» остановилось на системе управления офисом «Гандива». Это российская цифровая платформа, позволяющая автоматизировать внутренние коммуникации компаний разных отраслей экономики. GANDIVA с точностью до минуты показывает загрузку каждого сотрудника и каждого подразделения бэк-офиса, а также качество их работы. Готовые отчеты позволяют оцифровать работу сотрудников, выявить лидеров и аутсайдеров, контролировать сроки выполнения заявок, позволяя перестроить мотивацию работников офиса с учетом ценности их труда для бизнеса компании.

Подключать сотрудников Корпоративного центра к новой цифровой платформе в «САКСЭС» начали в апреле 2020 года.

Как обеспечить приживаемость цифрового инструмента


Приживаемость того или иного ИТ-решения в компании во многом зависит от отношения к нему со стороны сотрудников. Зачастую, главными противниками инструментов, позволяющих оцифровать производительность труда, становятся руководители подразделений — ведь у них исчезают возможности для приписок и манипуляций. В ГК «САКСЭС» такого сопротивления не было. По словам Константина Назарова, линейные руководители подразделений Корпоративного цента устали от постоянных и зачастую необоснованных претензий со стороны сотрудников предприятий. Они рассчитывали после внедрения новой системы на цифрах доказать, что работают хорошо.

А вот рядовые сотрудники поначалу были недовольны, расценивая новые алгоритмы взаимодействия как ненужную бюрократию. Ведь раньше они могли просто позвонить в нужный отдел и заказать ту или иную услугу, а теперь с них требовали заполнять какие-то формы в программе. Впрочем, сопротивление быстро сошло на нет, поскольку и работники предприятий, и офисный персонал Корпоративного центра помимо недостатков увидели и преимущества цифровизации рабочего процесса.

Работники предприятий получили точные сроки выполнении своих заявок, а офисные сотрудникам — четко структурированную информацию: форма заявки предполагает внесение в нее всех необходимых данных. Кроме того, поскольку в системе GANDIVA указаны приоритеты исполнения каждой заявки, в Корпоративном центре резко снизились авралы и простои, и за меньшее время получается выполнить больше работ.

Облегчило приживаемость «Гандива» и постепенность ее внедрения. Во-первых, переход на новый программный продукт был поэтапным: сначала систему опробовали в IT-службе, а потом по очереди подключили все остальные подразделения Корпоративного центра. Во-вторых, система дополнялась новыми сервисами уже в процессе использования. В-третьих, санкции за несвоевременное выполнение заявок сначала не вводились, хотя премирование за перевыполнение планов было предусмотрено сразу. «На первых порах мы старались помогать, учить, организовывать, а не „жестили“ со штрафами, — вспоминает Константин Назаров. — Начать гнобить людей — это не самое лучшее решение. Не факт, что сработает, а сотрудников потерять можно. Теперь, когда система прижилась, начинаем потихонечку закручивать гайки».

Итоги года подготовки


Год использования системы «Гандива» показал, что результативность труда персонала Корпоративного центра заметно возросла. Например, юридический отдел стал обрабатывать в 2,5 раза больше обращений, чем раньше, хотя численность сотрудников здесь осталась прежней. Эффективность работы юристов выросла на 87%, а средний срок выполнения заявок снизился в 2,2 раза.

По оценкам Константина Назарова, стоимость внедрения этого цифрового решения составила чуть более 1 млн руб. (включая расходы на первоначальные консультации специалистов компании-разработчика, абонентскую плату, обучение собственных сотрудников и др.), и вложенные средства окупились уже на начальном этапе. «Мы считаем, что не ошиблись с этим сервисом. Правильность принимаемых в „САКСЭС“ решений подтвердил 2020 пандемийный год. Несмотря на локдауны, ограничения, экономический кризис, компания не только не снизила объемы выполняемых работ, но даже и перевыполнила намеченные ранее планы по выручке и прибыли», — резюмировал он.

Благодаря тому, что «САКСЭС» наладила эффективное функционирование Корпоративное центра, задачу по подготовке к масштабированию бизнеса в другие регионы страны руководство считает выполненной. Сегодня собственники четко контролируют деятельность всех подразделений и могут оперативно принимать необходимые управленческие решения. Насколько намеченная экспансия бизнеса в регионы окажется успешной, покажет время.

Кейсы других российских компаний, успешно автоматизировавших бизнес-процессы в бэк-офисе, читайте в блоге GANDIVA.

+6
В избр. Сохранено
Авторизуйтесь
Вход с паролем