Что бизнес должен позаимствовать у Госуслуг?

Признаки «лоскутной» автоматизации

Сейчас многие российские предприятия одновременно используют десятки, а то и сотни программных продуктов и цифровых решений. Выбор последних в свое время доверялся самим пользователям — работникам бухгалтерии, финансовой или кадровой службы, отдела закупок, отдела продаж и пр. Разумеется, персонал выбирал то, что больше всего подходит именно ему, — узкоспециализированные IT-инструменты. Никто не думал, как программный продукт встроится в существующую IT-инфраструктуру компании. Так IT-парк в компании постепенно обрастал новыми приложениями, сервисами и самописными программами. Да и устаревшие решения, когда-то внедренные в числе первых, не изымались и продолжали работать.

Наличие у компании и использование ею большого числа программных продуктов — это и есть первый, самый очевидный признак «лоскутной» автоматизации. Вот еще три:

· в одних бизнес-процессах задействовано сразу несколько IT-решений, а другие вообще не оцифрованы;

· на обслуживание IT-парка требуются серьезные затраты — как на приобретение лицензий на программное обеспечение, так и на администрирование;

· чтобы обратиться в другое подразделение компании, сотрудникам надо использовать другой программный продукт.

Почему «лоскутная» автоматизация тормозит развитие бизнеса

У цифровых продуктов для бизнеса есть всего две функции — учетная и коммуникативная. Для обеспечения первой функции 95% отечественных предприятий пользуются программой «1С». А вот коммуникативных программ, предназначенных для общения людей, у нас очень много. Поэтому даже в рамках одной компании ее отдельные подразделения часто делают разный выбор.

Коммуникация «сотрудник» — «сотрудник» лежит в основе любого бизнес-процесса. Во многих из них задействовано несколько подразделений или служб. Скажем, когда начальник производственного отдела нанимает нового работника, к процессу найма подключаются отдел кадров, бухгалтерия, IT-служба, служба охраны труда, административно-хозяйственный отдел и др. В рамках данного процесса с некоторыми представителями подразделений нужно общаться не по одному разу.

До пандемии процесс поиска и приема на работу сотрудника и взаимодействия смежных подразделений упрощался за счет личного общения. Зайти в кабинет к коллеге и обсудить с ним все вопросы было обычным делом. И все же личное общение всегда занимало время: начальник производственного отдела мог потратить на такое взаимодействие несколько часов, и несколько дней. Хотя он мог бы потратить это время более продуктивно — исполняя свой основной функционал.

Сейчас вместо личного общения начальник отдела должен решать все вопросы через незнакомые ему коммуникативные программы, которыми пользуются другие — тот же отдел кадров или административно-хозяйственный отдел. Времени тоже уходит немало. При этом одни сообщения теряются, в другие вкрадываются ошибки. Все приходится перепроверять. Процесс найма и введения нового работника в должность контролируется плохо. В результате цифровые решения, внедренные в «лоскутном» стиле, совсем не уменьшают, а даже увеличивают временные потери начальника отдела.

Взаимодействие через «единое окно»

Процесс взаимодействия сотрудников во многих компаниях напоминает бюрократические процедуры десятилетней давности: долго, неэффективно и много бумажек. Когда-то так было и при общении граждан с госорганами. К примеру, при оформлении квартиры в собственность человеку тогда надо было посетить пять-семь государственных учреждений (Росреестр, Кадастровая палата, БТИ и т.д.), отстоять в них очереди, заполнить не всегда понятные формы бланков. И это только для того, чтобы сдать документы. То же самое требовалось, чтобы их получить. А если в документах обнаруживались ошибки — весь процесс приходилось проходить заново.

Сегодня при общении с государством такой проблемы нет: для оформления недвижимости достаточно посетить МФЦ. Взаимодействовать с официальными органами можно и через портал Госуслуг. Везде применяется принцип «одного окна».

На этот же принцип стоит ориентироваться и при выстраивании коммуникативной системы в компании. Какой бы вопрос ни возник у сотрудника — заменить перегоревшую лампочку над рабочим местом, внести уточнения в рамках сложного проекта, где участвует насколько подразделений, — человек должен иметь возможность воспользоваться одним программным обеспечением. «Одним окном». Как выстроена работа в другой службе, которая решает возникшую проблему, кто конкретно ее решает — все это не должно касаться заявителя. Коммуникативная программа должна быть простой и удобной. Как МФЦ.

Цифровые решения, помогающие предприятиям выстроить общение сотрудников по принципу «одного окна», на российском рынке есть. Одно из них — система управления бэк-офисом GANDIVA — имеет встроенный каталог бизнес-процессов, описывающий практически все возможные взаимодействия в компании. Но здесь можно создавать новые бизнес-процессы либо совершенствовать существующие. К тому же «Гандива» хорошо интегрирована с «1С». А значит, необходимость в использовании других коммуникативных программ отпадает.

Чем выгодно использование единой системы

Итак, единая коммуникативная система удобна для работников. Но и руководство компании получает выгоду от ее использования: все бизнес-процессы становятся прозрачными и легко контролируемыми. К примеру, если в отделе отгрузки сломался компьютер, рабочий процесс может встать на несколько часов. Именно столько времени с момента обращения в IT-службу потребуется, чтобы починить или заменить неисправное оборудование. А потерянное время — это упущенная прибыль.

Если в этом случае сотрудники общались между собой посредством нескольких программных продуктов, по электронной почте или телефону, выяснить причины простоя бывает непросто. Если же запрос прошел через единую систему, причины задержки определяются сразу, и ошибку в построении бизнес-процесса можно исправить, чтобы ситуация не повторилась в будущем.

Пользователи портала Госуслуг и посетители МФЦ знают, что скорость обслуживания здесь постепенно растет, число сервисов увеличивается, и получить их становится проще. Конечно, это происходит не само по себе, а в результате целенаправленного улучшения административных процессов. Ведь если они занесены в единую коммуникативную систему, значит, они уже описаны, их можно проанализировать, попытаться упростить, ускорить, автоматизировать...

Такую же работу предстоит сделать и бизнесу. В «Гандива» есть все необходимые для этого инструменты. Главное, сначала решить, какой цели должно послужить совершенствование и автоматизация процессов. И понять, как достижение результатов отразится на экономических показателях компании.

Хотите узнать больше о возможностях совершенствования внутрикорпоративных коммуникаций? Заполните заявку и получите методичку по повышению эффективности работы вашего офиса бесплатно.