4 метода для оценки затрат проекта

Однако сделать это очень тяжело, поскольку не с чего брать пример: не бывает абсолютно одинаковых проектов. Что отлично работает в одном случае, в любом другом может не работать совсем даже с теми же данными, командой и бюджетом. Более того, заранее можно провести оценку даже по лучшим методикам, но и это не станет гарантией успешного завершения проекта.

Однако каждый менеджер должен знать: чем лучше проведена оценка, тем выше шансы завершить проект и сэкономить бюджет.

Методы оценки проекта

Прежде чем проводить оценку, внимательно составьте подробный план проекта. Если с самого начала вы все продумали и расписали, вам будет проще управлять задачами и доводить их до конца. Из плана проекта должно быть понятно, какие цели перед ним ставятся.

Затем уже можно браться за оценку. Она важна не только для определения стоимости, но и для других параметров, к примеру, для определения даты завершения. Описанные приемы могут применяться в любой методологии, будь это Каскадная модель (ее еще называют модель Водопад - калька с английского названия Waterfall model), либо же Гибкая методология (англ. Agile).

Ниже приведены 4 метода оценки. Менеджерам их желательно знать так же, как и советы для управления проектами.

1. Метод по аналогу

На английском он называется Analogous estimate. Метод используется в случаях, когда о проекте недостаточно информации или документации.

Чтобы провести оценку текущего проекта, берется похожий на него проект или проекты, выполненные в прошлом. Конечно же, большая степень эффективности будет достигнута, если ваш текущий проект оценивают те же люди, которые были задействованы на предыдущих аналогичных проектах.

Пример

Есть задача – разработать 5 новых маркетинговых посадочных страниц. Ваша команда уже имела дела с похожими задачами, и заняло это у них 5 рабочих дней. Соответственно, вы берете такое же количество дней и для оценки новых задач. Поэтому, если у вас в разработке 10 лэндингов, умножайте 5 дней на 2 и получайте 10 рабочих дней на задачу, и т.д.

Преимущества: быстрый подсчет; не требуется много документации.

Недостатки: не точная оценка по сравнению с другими методами.

Точность: наиболее низкая.

2. Параметрическая оценка

На английском – Parametric estimate. По своей сути этот метод очень похож на предыдущий. Но в некоторых случаях он дает больше точности за счет того, что весь проект разбивается на части. В свою очередь определяются непосредственно влияющие на проект части, которые можно измерить.

Как и в случае с методом по аналогу, здесь также делается акцент на информации и данных из предыдущих проектов. Важно определить, изменение какой части способно повлиять на проект, а затем тщательно ее изучить.

Отличие от метода по аналогу заключается в том, что в этом методе есть статистические данные, на которые можно полагаться при оценке.

Пример

Опять возвратимся к примеру с лэндингами. Чтобы провести оценку проекта, необходимо найти схожие. Ищем, к примеру, в интернете и находим, что с большего разработка одного подобного лэндинга требует 10 часов. Нам же нужно разработать 5. Поэтому умножаем 10 на 5 и получаем 50 часов.

Преимущества: быстрый подсчет; возможен быстрый поиск информации.

Недостатки: невысокая точность (но выше, чем в случае с первым методом).

Точность: выше, чем у метода по аналогу.

3. Оценка по 3 пунктам

На английском этот метод называется 3-point estimate. Так же можно встретить Project Evaluation and Review Technique, сокращенно PERT.

Здесь, так же как и в следующей технике, используется структура декомпозиции работ (Work Breakdown Structure), что подразумевает разбивку на более мелкие задачи. Менеджер и его команда затем их оценивают и определяют риски.

Почему в названии упоминаются 3 пункта? Так происходит оценка. Есть лучший ход событий, который называется оптимистичный (назовем сокращенно О), наиболее вероятный (М) и худший – пессимистичный (Р). Очевидно, что М имеет наибольший вес.

Не углубляясь в детали, отметим, что оценку можно производить по 3 формулам.

Самая простая: (О+М+З)/3

Более точная: (О+4M+P)/6

Показывающая стандартные отклонения: (Р-О)/6.

Пример

На примере лэндинга покажем наиболее простой вариант событий. Итак, чтобы разработать посадочные страницы по оптимистичному сценарию (О), нам надо 40 часов. По наиболее вероятному (М) – 45. Пессимистичный сценарий дает нам 55 часов.

По расчетам второй формулы получается (40+4*45+55)/6 = 46 часов.

Преимущества: считается одной из наиболее точных техник; позволяет убрать из оценки наиболее оптимистичные и наиболее длительные по времени сценарии.

Недостатки: требует много времени для оценки задач по трем параметрам.

Точность: очень близко к наивысшей точке.

4. Метод снизу-вверх

На английском он называется Bottom-up estimate. При оценке применяется Иерархическая структура работ (упомянутая выше Work Breakdown structure, Структура декомпозиции работ). Здесь проект или задача разбиваются на более мелкие задачи до тех пор, пока не появится возможность оценивать каждую в отдельности.

Таким образом, зная, сколько времени, усилий, ресурсов и денег требуется на определенную задачу, менеджер суммирует их всех и получает оценку всего проекта. При этом чем больше мелких частей, тем детальнее будет оценка.

Метод требует много времени, но дает наиболее точные результаты.

Пример

Снова наши лэндинги. Разбиваем весь процесс на меньшие части. Если не углубляться в детали, то для этого понадобится написать текст, разработать дизайн, интерфейс и другое. После этого следует суммировать оценку всех задач, что и даст оценку всего проекта.

Преимущества: наивысший уровень точности; разбивка на мелкие части позволит не упустить детали при оценке.

Недостатки: требуется наибольшее количество времени в сравнении с другими техниками.

Точность: наивысшая.

Много информации? Доверьтесь автоматическому планированию

Для того чтобы не тратить время на оценку, можно положиться на онлайн диаграмму Ганта для управления проектами, где все за вас будет рассчитано.

К примеру, в сервисе GanttPRO включите функцию Трудозатраты. После этого у вас в основном окне вашего плана появится еще один столбец, где вы в любой момент узнаете информацию по каждой задаче.

Подведем итог

Описанные выше методы широко применяются при оценке проекта. Для лучших результатов желательно владеть всеми техниками. Так же можно довериться инструментам для управления проектами.