Как успешно достичь бизнес-цель компании: системы управления портфелем проектов

У каждой компании своя стратегия развития. Без плана и понимания, куда двигаться, невозможно оставаться на плаву, быть современным и конкурентоспособным в любой отрасли. И чем крупнее организация, тем дальновиднее и масштабнее идеи, направленные на улучшение всех ее показателей.

Однако одного лишь видения развития бизнеса недостаточно. Для того, чтобы максимально эффективно реализовать задуманное, необходимы специальные инструменты.

Речь о программах управления портфелем проектов. Они помогут не путаться в больших количествах задач, справляться с потоком запланированных и текущих проектов, видеть общее состояние дел компании.

Программы управления портфелем проектов позволяют:

• Экономить время на расстановку приоритетов и планирование проектов.

• Хранить необходимую информацию в одном месте.

• Балансировать ресурсы.

• Взаимодействовать с командой и клиентами в режиме реального времени.

• Оценивать риски.

• Соблюдать сроки.

• Вести отчетность по команде и проектам.

К тому же, используя такие системы, команда всегда может виртуально работать над проектом любой сложности, что особенно актуально в нынешнее время.

Рынок предлагает множество систем управления проектами. Как из всего многообразия выбрать ту, с которой будет проще составить план проекта, следить за его выполнением, оперативно вносить изменения и общаться с коллегами?

Мы подробнее расскажем о пяти популярных системах управления портфелями проектов, сравним их возможности, стоимость, сложность в управлении и поможем выбрать софт, подходящий для реализации ваших бизнес-целей.

Системы управления портфелями проектов:

1. GanttPRO

• Стоимость: 8,9$/месяц за человека в команде.

• Бесплатный пробный период: 14 дней доступа ко всем функциям, без привязки карточки.

• Языки: русский, испанский, португальский, английский, немецкий.

• Рейтинг: Capterra 4,7/5. Startpack 5/5.

GanttPRO — приложение для управления проектами и создания диаграмм Ганта онлайн. Программа разработана для удобного и эффективного процесса ведения проектов разной сложности и продолжительности.

Интуитивный пользовательский интерфейс поможет легко сформировать портфель проектов. Система предлагает широкую функциональность для работы в команде: мгновенные оповещения, возможность упоминать пользователя, назначать роли, оставлять комментарии и описания, прикреплять файлы. Также вы сможете глобально следить за ходом дел организации: оценивать риски, контролировать финансы, распределять ресурсы и назначать сроки.

Интуитивное управление диаграммами Ганта делает работу в программе еще проще. С функцией «drag-and-drop» можно корректировать даты начала или конца проекта, менять задачи местами, создавать зависимости.

Поделиться проектом с незарегистрированным пользователем можно по общедоступной ссылке. Также, во избежание случайных изменений в структуре проекта, его можно экспортировать в форматы PDF, PNG и Excel.

Преимущества:

• Мгновенные уведомления.

• Командное взаимодействие: вложения, комментарии, упоминания.

• Онлайн служба поддержки на сайте.

• Сохранение истории изменений, возможность отменять действия.

• Дружественный интерфейс.

• Управление реальными и виртуальными ресурсами.

• Экспорт проектов в различные форматы (PDF, PNG и Excel).

• Публичная ссылка для незарегистрированных пользователей.

• Разнообразие шаблонов.

• Интеграция с Jira, Google Drive.

• Возможность переключения на доску задач.

Недостатки:

• Отсутствие приложения для смартфонов.

Вывод

GanttPRO — простая и понятная в использовании система, которая подойдет как новичкам, так и опытным менеджерам по управлению рабочими процессами компании.

Эта программа поможет каждому участнику команды максимально продуктивно выполнять задачи, успешно и своевременно закрывать проекты, достигать бизнес-целей компании, не переключая при этом вкладки.

2. Wrike

• Стоимость: от 9,8$/месяц за пользователя, есть бесплатная версия (до 5 чел.).

• Бесплатный пробный период: 15 дней.

• Языки: русский, чешский, датский, немецкий, английский, французский, итальянский, японский, корейский, польский, португальский, испанский, турецкий, украинский, вьетнамский, китайский (упрощенный).

• Рейтинг на Capterra: 4,2/5.

Wrike — система организации работы в реальном времени. Программа позволяет работать над крупными проектами, визуализировать рабочую нагрузку для грамотного распределения ресурсов, готовить отчеты.

Для маркетинговых и креативных команд разработчики предлагают Wrike for Marketers — специальную систему с дополнительными шаблонами и расширением Adobe. Доступна эта функция с режима Business (24,8$/месяц за пользователя).

Преимущества:

• Гостевые пользователи.

• Расширенные возможности интеграции (MS Project, Excel, RSS).

• Управление загрузкой команды.

• Диаграмма Ганта.

• Отчеты с автоматическим обновлением данных.

• Приложение для смартфонов.

Недостатки:

• Многие важные функции доступны только при покупке расширения Business.

• Не очень интуитивный интерфейс.

Вывод

Wrike дает полную свободу в управлении портфелем проектов. Используя программу, вы можете создавать группы, добавлять собственные поля в проекты, отслеживать статусы и рабочие процессы. С помощью функции перетаскивания, пользователи могут продлить или сократить даты проекта, а также установить зависимости между задачами.

Система подходит для компаний средних размеров и корпораций, ведущих крупных клиентов.

3. MS Project

• Стоимость: не указана, по запросу.

• Бесплатный пробный период: есть.

• Языки: русский, украинский, польский, чешский, английский, немецкий, французский, словацкий, словенский, румынский, итальянский, испанский, португальский, греческий, турецкий, арабский, китайский (упрощенный), тайваньский диалект китайского языка, датский, нидерландский, финский, иврит, венгерский, японский, корейский, норвежский, шведский.

• Рейтинг на Capterra: 4,3/5.

Microsoft Project — одна из самых известных программ для управления проектами и контроля за рабочими процессами. Однако с управлением портфелями дела обстоят не совсем просто.

Разработчики предлагают три версии продукта, и только в последней (MS Project Server 2019) доступна опция работы с портфелями проектов. Стоимость первой версии — 620 долларов, одна купленная лицензия=один компьютер.

Преимущества:

• Дорожные карты.

• Контроль и отбор входящих идей и предложений.

• Планирование ресурсов.

• Управление инвестициями.

• Работа в формате таблицы, панели и временной шкалы.

Недостатки:

• Цена значительно выше, чем у конкурентов.

• Долгое время обучения продукту.

Вывод

MS Project — программа, которая дает возможность эффективно и оперативно вносить изменения в рабочий процесс, управлять ресурсами и контролировать бюджет, избавляясь от ненужных расходов. Однако будьте готовы к тому, что покупка софта и сопутствующих инструментов влетит вам в копеечку.

4. ServiceNow

• Стоимость: по запросу.

• Бесплатный пробный период: 14 дней.

• Языки: русский, английский, французский, немецкий, голландский, итальянский, испанский, португальский, китайский, японский.

• Рейтинг на Capterra: 4,4/5.

Программа объединяет в себе инструменты для полного ведения и контроля процессов вашей компании. В ServiceNow интегрированы чат, база знаний и Live Feed. Это помогает оптимизировать рабочие процессы и взаимодействие между участниками команды, что в результате ускоряет достижение бизнес-целей.

Преимущества:

• Возможность собирать и сортировать заявки по реализации идей и проектов.

• Отчетность.

• Мобильное приложение.

• Дополнительная память для хранения файлов.

• Регулярное бесплатное обновление.

Недостатки:

• Мало информации о программе на официальном сайте.

• Периодические сложности при работе в Internet Explorer.

Вывод

ServiceNow поможет в одном окне управлять процессами, проводить мониторинги и отмечать важные события. Система позволяет проводить анализ портфеля проектов, вносить в него изменения, общаться с командой из разных точек планеты — все это в режиме онлайн.

5. Asana

• Стоимость: от 10,99$/месяц за члена команды ежегодно, есть бесплатная версия (до 15 чел.).

• Бесплатный пробный период: есть.

• Языки: английский, французский, немецкий, португальский, испанский, японский.

• Рейтинг на Capterra: 4,4/5.

Программа позволяет экономить время на ненужных совещаниях, длинных email переписках и на большом количестве чатов в мессенджерах. При использовании Asana, весь рабочий процесс находится под контролем: от глобальных целей компании до рутинных задач.

Система подходит для расстановки приоритетов, распределения обязанностей, с ней вы можете отслеживать прогресс в режиме реального времени. Стоит отметить, что возможность управления портфелем проектов доступна только с тарифа Business (24,99$/месяц за члена команды при оплате за год).

Преимущества:

• Расширенный поиск.

• Отчетность.

• Работа в режиме списка, доски задач, календаря.

• Скрытые команды и задачи.

Недостатки:

• Ограниченная функциональность в бесплатной версии.

• Необходимость покупки плана Business для управления портфелем проектов.

Вывод

Удобная и довольно понятная система, при базовом знании английского начать работать с ней не составит проблем. Управление портфелем проектов в Asana доступно только при покупке бизнес-тарифа. Это может негативно повлиять на компании при выборе программы управления портфелями проектов.