Как организовать онлайн-конференцию с минимальным бюджетом
Рассказываем, как мы в Geometrium School организовали онлайн-конференцию на 1000 человек с минимальным бюджетом, привлекая топ-спикеров из индустрии.
Первый шаг — определение цели мероприятия
Цели могут быть разными: от продажи онлайн-курсов и увеличения числа клиентов до улучшения имиджа компании и создания сети профессиональных контактов. Например, можно поставить цель продать онлайн-курс на 3 миллиона рублей или привлечь 100 новых членов в клуб дизайнеров.
Мы рекомендуем цель преобразоваывать в гипотезу, и прступать к ее тестированию. Например, мы выработали гипотезу:
Если проведём онлайн-конференцию для дизайнеров интерьера с привлечением партнёров для рассылки, сможем получить 200 новых участников клуба дизайнеров интерьера Geometrium.
Использование диаграммы Ганта для планирования
Мы используем диаграмму Ганта для визуализации и планирования всех этапов подготовки конференции. Это горизонтальная шкала времени, на которой отмечены задачи и их продолжительность. Ее можно создать в Excel, Google Spreadsheets или других удобный онлайн-платформах.
Преимущества диаграммы Ганта:
- видение общей картины проекта;
- управление временными рамками;
- координация работы команды;
- назначение и отслеживание выполнения задач.
Диаграмма Ганта помогает эффективно управлять всеми аспектами конференции, начиная от постановки цели и заканчивая разработкой программы мероприятий.
Программа конференции: разработка и форматы мероприятий
Разработка программы конференции требует учета интересов и потребностей аудитории. Начните с исследования целевой аудитории и определения тем, которые будут наиболее актуальны и интересны. Важно составить детальный план выступлений, мастер-классов и дискуссий, чтобы удержать внимание участников и предоставить им максимальную ценность.
Пример конференции PRO Design от Geometrium School.
А какие этапы разработки программы конференции?
- Определение целей и задач: четко сформулируйте, чего хотите достичь.
- Подбор спикеров
- Подбор форматов мероприятий: лекции, панельные дискуссии, воркшопы.
- Разработка расписания и содержания: спланируйте время и темы выступлений.
- Подготовка рекламного контента и дизайна: создайте привлекательные материалы для продвижения.
Использование диаграммы Ганта на этом этапе позволяет четко определить сроки подготовки каждой части программы, координировать действия команды и своевременно решать возникающие задачи. Это обеспечивает последовательность и организованность всего процесса.
В результате тщательной подготовки и использования инструментов планирования, таких как диаграмма Ганта, ваша онлайн-конференция станет эффективным и успешным мероприятием, способствующим достижению поставленных целей.
Технические аспекты: выбираем платформу
Для организации конференции важен выбор подходящей платформы. Мы в Geometrium School используем Pruffme из-за ее простого интерфейса, большого выбора инструментов (опросы, тесты, разделение экрана), стабильного соединения и легкости интеграции с другими платформами. Также подойдут Google Meet, Zoom, Skype и Bizon 365.
Рассмотрим преимущества каждой из них
— Pruffme: понятный интерфейс, широкий функционал для интерактивного взаимодействия, высокая стабильность.
— Google Meet: интеграция с Google Workspace, доступность, простота использования.
— Zoom: масштабируемость, высокая надежность, возможность записи конференций.
— Skype: простота и доступность, особенно для небольших мероприятий.
— Bizon 365: возможность проведения крупных мероприятий, высокая надежность и функциональность, интеграция с CRM и аналитическими системами.
Продвижение и привлечение участников: минимальные затраты
Эффективное продвижение мероприятия — залог его успеха. Так как можно продвигать онлайн-конференцию с минимальными затратами?
- Используйте социальные сети
Создайте мероприятие там, где есть ваша целевая аудитория.
- Партнерские программы
Привлеките инфопартнеров, которые помогут распространить информацию о конференции. В обмен предложите упоминание их бренда на вашем сайте или во время мероприятия.
- Электронные рассылки
Используйте email-маркетинг для оповещения базы клиентов. Важно создать цепочку писем, которая будет подогревать интерес аудитории к мероприятию.
- Контент-маркетинг
Публикуйте статьи, интервью с будущими спикерами и тематические посты в блоге. Создайте интригующий контент, который будет интересен вашей целевой аудитории.
- A/B тестирование
Проводите тестирование различных маркетинговых стратегий, чтобы определить, какие из них наиболее эффективны.
Привлечение спонсоров и партнеров
Партнеры — способствуют увеличению лояльности участников конфы, расширение целевой аудитории. Важно понимать, что партнерство должно быть взаимовыгодным.
- Определите, что вы можете предложить
Подумайте, какие выгоды могут получить партнеры от участия в вашем мероприятии. Это могут быть упоминания в промо-материалах, размещение логотипов на сайте и в рассылках, возможность выступить на конференции и другие бонусы.
- Составьте список потенциальных партнеров
Определите компании и организации, которые могут быть заинтересованы в партнерстве. Это могут быть компании из смежных отраслей, медиа, образовательные учреждения.
- Свяжитесь с потенциальными партнерами
Отправьте предложения о партнерстве, описав все выгоды и условия. Убедитесь, что ваши предложения выглядят привлекательно и профессионально.
- Заключите договоренности
Обсудите условия сотрудничества и заключите договоренности с партнерами. Это поможет избежать недоразумений и обеспечит успешное сотрудничество.
Пример успешного партнерства
При организации конференции PRO DESIGN мы смогли привлечь 13 партнеров и целевые СМИ. Благодаря им мы получили более 500 регистраций, еще столько же — по нашим каналам распространения.
Инфопартнеры размещали информацию в рассылках, Stories, в Telegram-каналах. Взамен мы делали кликабельные ссылки на сайте, отмечали у себя в VK, Telegram, Instagram*( *Признана экстремистской организацией и запрещена на территории РФ) и подробно рассказывали о каждом при прогреве в чат-боте конференции.
Настройка команды: эффективное распределение задач
Для проведения качественной конференции необходима слаженная команда. Минимальный состав — это:
— копирайтер: создание материалов для сайта, рекламы и рассылок;
— дизайнер: визуальное оформление программы;
— PR-специалист: разработка стратегии продвижения;
— технический специалист: обеспечение бесперебойной работы платформы;
— ведущий: модерирование мероприятия и взаимодействие с участниками.
Определите роли внутри команды и минимизируйте обращения к внешним подрядчикам. Это поможет существенно сократить расходы.
- Назначьте ответственных за различные аспекты подготовки и проведения конференции
Пример, как может выглядеть минимальный состав команды — описали выше.
- Определите, кто из сотрудников может взять на себя дополнительные обязанности
Например, кто будет заниматься технической поддержкой, кто — созданием рекламных материалов, а кто — модерированием мероприятия.
- Минимизируйте обращение к внешним подрядчикам
Это поможет снизить затраты. Если у вас есть сотрудники, которые могут выполнить необходимую работу, используйте их навыки и ресурсы.
- Используйте фрилансеров при необходимости
Если у вас нет возможности выполнить всю работу силами своей команды, наймите фрилансеров на проектной основе. Это поможет сократить расходы по сравнению с наймом постоянных сотрудников.
Важное
Онлайн-конференция — это возможность обмена знаниями и эффективный инструмент для увеличения продаж и привлечения новых клиентов. Правильная организация позволяет существенно сократить расходы и даже с минимальным бюджетом провести мероприятие, которое окупится многократно за счет увеличения продаж и привлечения новых клиентов.
Организация онлайн-конференции при минимальном бюджете — реальная задача. Да, она требует тщательного планирования, эффективного использования доступных ресурсов и креативного подхода к продвижению. Но это осуществимо.
В Geometrium School мы регулярно проводим такие мероприятия, привлекая экспертов и партнеров. Это помогает нам достигать поставленных целей и развивать бизнес.
Основные преимущества онлайн-конференций:
— возможность привлечь участников из разных городов и стран;
— снижение затрат на аренду помещений, питание и проживание гостей;
— возможность привлечь новых клиентов и повысить лояльность существующих.
Дополнительные советы по организации онлайн-конференции
- Планирование бюджета
— Составьте детальный план расходов, включающий все аспекты мероприятия: техническую поддержку, маркетинг, дизайн, гонорары спикерам.
— Постоянно отслеживайте расходы и корректируйте план по мере необходимости.
- Работа с обратной связью
— Собирайте отзывы участников и спикеров после конференции.
— Анализируйте обратную связь для улучшения будущих мероприятий.
- Техническая поддержка
— Обеспечьте круглосуточную техническую поддержку до и во время мероприятия.
— Проведите несколько тестов платформы и оборудования, чтобы убедиться в их работоспособности.
- Интерактивные элементы
— Включайте интерактивные элементы, такие как опросы, тесты, чаты, чтобы повысить вовлеченность участников.
— Используйте геймификацию — так интереснее.
- Заключительные мероприятия:
— Проведите заключительное мероприятие. Например, Q&A сессия, чтобы ответить на вопросы участников.
— Предоставьте доступ к записям конференции для тех, кто не смог присутствовать на всех сессиях.
Следуя этим рекомендациям, вы сможете организовать онлайн-конференцию, которая привлечет участников, повысит узнаваемость бренда и поможет достичь поставленных целей при минимальных затратах.