Как организовать онлайн-конференцию с минимальным бюджетом

Рассказываем, как мы в Geometrium School организовали онлайн-конференцию на 1000 человек с минимальным бюджетом, привлекая топ-спикеров из индустрии.

Первый шаг — определение цели мероприятия

Цели могут быть разными: от продажи онлайн-курсов и увеличения числа клиентов до улучшения имиджа компании и создания сети профессиональных контактов. Например, можно поставить цель продать онлайн-курс на 3 миллиона рублей или привлечь 100 новых членов в клуб дизайнеров.

Мы рекомендуем цель преобразоваывать в гипотезу, и прступать к ее тестированию. Например, мы выработали гипотезу:

Если проведём онлайн-конференцию для дизайнеров интерьера с привлечением партнёров для рассылки, сможем получить 200 новых участников клуба дизайнеров интерьера Geometrium.

Использование диаграммы Ганта для планирования

Мы используем диаграмму Ганта для визуализации и планирования всех этапов подготовки конференции. Это горизонтальная шкала времени, на которой отмечены задачи и их продолжительность. Ее можно создать в Excel, Google Spreadsheets или других удобный онлайн-платформах.

Преимущества диаграммы Ганта:

1. видение общей картины проекта;
2. управление временными рамками;
3. координация работы команды;
4. назначение и отслеживание выполнения задач.

Диаграмма Ганта помогает эффективно управлять всеми аспектами конференции, начиная от постановки цели и заканчивая разработкой программы мероприятий.

Программа конференции: разработка и форматы мероприятий

Разработка программы конференции требует учета интересов и потребностей аудитории. Начните с исследования целевой аудитории и определения тем, которые будут наиболее актуальны и интересны. Важно составить детальный план выступлений, мастер-классов и дискуссий, чтобы удержать внимание участников и предоставить им максимальную ценность.

Пример конференции PRO Design от Geometrium School.

А какие этапы разработки программы конференции?

1. Определение целей и задач: четко сформулируйте, чего хотите достичь.
2. Подбор спикеров
3. Подбор форматов мероприятий: лекции, панельные дискуссии, воркшопы.
4. Разработка расписания и содержания: спланируйте время и темы выступлений.
5. Подготовка рекламного контента и дизайна: создайте привлекательные материалы для продвижения.

Использование диаграммы Ганта на этом этапе позволяет четко определить сроки подготовки каждой части программы, координировать действия команды и своевременно решать возникающие задачи. Это обеспечивает последовательность и организованность всего процесса.

В результате тщательной подготовки и использования инструментов планирования, таких как диаграмма Ганта, ваша онлайн-конференция станет эффективным и успешным мероприятием, способствующим достижению поставленных целей.

Технические аспекты: выбираем платформу

Для организации конференции важен выбор подходящей платформы. Мы в Geometrium School используем Pruffme из-за ее простого интерфейса, большого выбора инструментов (опросы, тесты, разделение экрана), стабильного соединения и легкости интеграции с другими платформами. Также подойдут Google Meet, Zoom, Skype и Bizon 365.

Рассмотрим преимущества каждой из них

— Pruffme: понятный интерфейс, широкий функционал для интерактивного взаимодействия, высокая стабильность.

— Google Meet: интеграция с Google Workspace, доступность, простота использования.

— Zoom: масштабируемость, высокая надежность, возможность записи конференций.

— Skype: простота и доступность, особенно для небольших мероприятий.

— Bizon 365: возможность проведения крупных мероприятий, высокая надежность и функциональность, интеграция с CRM и аналитическими системами.

Продвижение и привлечение участников: минимальные затраты

Эффективное продвижение мероприятия — залог его успеха. Так как можно продвигать онлайн-конференцию с минимальными затратами?

1. Используйте социальные сети

Создайте мероприятие там, где есть ваша целевая аудитория.

1. Партнерские программы

Привлеките инфопартнеров, которые помогут распространить информацию о конференции. В обмен предложите упоминание их бренда на вашем сайте или во время мероприятия.

1. Электронные рассылки

Используйте email-маркетинг для оповещения базы клиентов. Важно создать цепочку писем, которая будет подогревать интерес аудитории к мероприятию.

1. Контент-маркетинг

Публикуйте статьи, интервью с будущими спикерами и тематические посты в блоге. Создайте интригующий контент, который будет интересен вашей целевой аудитории.

1. A/B тестирование

Проводите тестирование различных маркетинговых стратегий, чтобы определить, какие из них наиболее эффективны.

Привлечение спонсоров и партнеров

Партнеры — способствуют увеличению лояльности участников конфы, расширение целевой аудитории. Важно понимать, что партнерство должно быть взаимовыгодным.

1. Определите, что вы можете предложить

Подумайте, какие выгоды могут получить партнеры от участия в вашем мероприятии. Это могут быть упоминания в промо-материалах, размещение логотипов на сайте и в рассылках, возможность выступить на конференции и другие бонусы.

1. Составьте список потенциальных партнеров

Определите компании и организации, которые могут быть заинтересованы в партнерстве. Это могут быть компании из смежных отраслей, медиа, образовательные учреждения.

1. Свяжитесь с потенциальными партнерами

Отправьте предложения о партнерстве, описав все выгоды и условия. Убедитесь, что ваши предложения выглядят привлекательно и профессионально.

1. Заключите договоренности

Обсудите условия сотрудничества и заключите договоренности с партнерами. Это поможет избежать недоразумений и обеспечит успешное сотрудничество.

Пример успешного партнерства

При организации конференции PRO DESIGN мы смогли привлечь 13 партнеров и целевые СМИ. Благодаря им мы получили более 500 регистраций, еще столько же — по нашим каналам распространения.

Инфопартнеры размещали информацию в рассылках, Stories, в Telegram-каналах. Взамен мы делали кликабельные ссылки на сайте, отмечали у себя в VK, Telegram, Instagram*( *Признана экстремистской организацией и запрещена на территории РФ) и подробно рассказывали о каждом при прогреве в чат-боте конференции.

Настройка команды: эффективное распределение задач

Для проведения качественной конференции необходима слаженная команда. Минимальный состав — это:

— копирайтер: создание материалов для сайта, рекламы и рассылок;

— дизайнер: визуальное оформление программы;

— PR-специалист: разработка стратегии продвижения;

— технический специалист: обеспечение бесперебойной работы платформы;

— ведущий: модерирование мероприятия и взаимодействие с участниками.

Определите роли внутри команды и минимизируйте обращения к внешним подрядчикам. Это поможет существенно сократить расходы.

1. Назначьте ответственных за различные аспекты подготовки и проведения конференции

Пример, как может выглядеть минимальный состав команды — описали выше.

1. Определите, кто из сотрудников может взять на себя дополнительные обязанности

Например, кто будет заниматься технической поддержкой, кто — созданием рекламных материалов, а кто — модерированием мероприятия.

1. Минимизируйте обращение к внешним подрядчикам

Это поможет снизить затраты. Если у вас есть сотрудники, которые могут выполнить необходимую работу, используйте их навыки и ресурсы.

1. Используйте фрилансеров при необходимости

Если у вас нет возможности выполнить всю работу силами своей команды, наймите фрилансеров на проектной основе. Это поможет сократить расходы по сравнению с наймом постоянных сотрудников.

Важное

Онлайн-конференция — это возможность обмена знаниями и эффективный инструмент для увеличения продаж и привлечения новых клиентов. Правильная организация позволяет существенно сократить расходы и даже с минимальным бюджетом провести мероприятие, которое окупится многократно за счет увеличения продаж и привлечения новых клиентов.

Организация онлайн-конференции при минимальном бюджете — реальная задача. Да, она требует тщательного планирования, эффективного использования доступных ресурсов и креативного подхода к продвижению. Но это осуществимо.

В Geometrium School мы регулярно проводим такие мероприятия, привлекая экспертов и партнеров. Это помогает нам достигать поставленных целей и развивать бизнес.

Основные преимущества онлайн-конференций:

— возможность привлечь участников из разных городов и стран;

— снижение затрат на аренду помещений, питание и проживание гостей;

— возможность привлечь новых клиентов и повысить лояльность существующих.

Дополнительные советы по организации онлайн-конференции

1. Планирование бюджета

— Составьте детальный план расходов, включающий все аспекты мероприятия: техническую поддержку, маркетинг, дизайн, гонорары спикерам.

— Постоянно отслеживайте расходы и корректируйте план по мере необходимости.

1. Работа с обратной связью

— Собирайте отзывы участников и спикеров после конференции.

— Анализируйте обратную связь для улучшения будущих мероприятий.

1. Техническая поддержка

— Обеспечьте круглосуточную техническую поддержку до и во время мероприятия.

— Проведите несколько тестов платформы и оборудования, чтобы убедиться в их работоспособности.

1. Интерактивные элементы

— Включайте интерактивные элементы, такие как опросы, тесты, чаты, чтобы повысить вовлеченность участников.

— Используйте геймификацию — так интереснее.

1. Заключительные мероприятия:

— Проведите заключительное мероприятие. Например, Q&A сессия, чтобы ответить на вопросы участников.

— Предоставьте доступ к записям конференции для тех, кто не смог присутствовать на всех сессиях.

Следуя этим рекомендациям, вы сможете организовать онлайн-конференцию, которая привлечет участников, повысит узнаваемость бренда и поможет достичь поставленных целей при минимальных затратах.