Cбор корпоративной отчётности с подразделений

Подробнее о решаемой проблеме

В компаниях со множеством представительств или отделов необходимо собирать данные с различных подразделений. Некоторые компании делают это по стандартной схеме: множество Excel-файлов заполняются сотрудниками в удаленных подразделениях и отсылаются в головной офис по электронной почте.

Далее эти файлы обрабатываются для формирования сводных отчётов по основным показателям деятельности компании, которые часто служат для принятия управленческих решений. Вот как это обычно выглядит:

• Нет контроля корректности заполнения форм
• Нет возможности мониторинга сбора данных в режиме реального времени

• Трудно получить сводные отчеты и производить анализ данных
• Данные из excel-таблиц не попадают в корпоративные базы данных

В этом случае не исключено, что весь процесс может превратиться в настоящую головную боль: файлы теряются в почте, возникает путаница с версиями файлов, сложно проводить контроль поступления данных, процесс формирования сводных отчётов неудобен и трудоёмок. В итоге информация до руководства доходит с ошибками, не в полном объеме и с запозданием. Кроме того, тратится много ресурсов на свод в единые информационные таблицы данных полученных от разных сотрудников и подразделений.

У нас есть решение

В GetReport аналитик или руководитель создаёт нужную форму и назначает ответственных за её заполнение. Сотрудники подразделений вместо заполнения множества Excel-файлов и отправки их по почте просто открывают систему в браузере и вносят данные в формы.

• Конструирование таблиц и форм
• Гибкая система прав и ролей
• Диаграммы и панели мониторинга. интерактивные отчеты
• Настройка бизнес-процессов
• Интеграция со сторонними системами

Введенная информация мгновенно попадает в централизованную базу данных, где происходит контроль поступающих данных и автоматически формируются сводные отчеты. Всё это позволяет проконтролировать правильность и своевременность заполнения информации каждым работником.

Алгоритм сбора данных с помощью GeReport

Шаг 1. Создание шаблона формы. Администратор создаёт шаблон формы и набор полей, которые необходимо будет заполнить дочерним подразделениям (например: прибыль, количество клиентов, показания счётчика электроэнергии за определённый период времени). Однажды созданный шаблон формы можно будет использовать неоднократно.

Шаг 2. Создание задачи. При создании задачи указывается срок и список исполнителей. К задаче можно приложить шаблон формы, которую должен будет заполнить каждый исполнитель.

Шаг 3. Контроль исполнения. Система позволяет отслеживать процесс выполнения задачи: на сколько процентов собраны данные, на каком этапе выполнения задачи находится тот или иной исполнитель.

Шаг 4. Сводные отчёты. После того как исполнители заполнили отчётную форму автоматически формируется сводный отчёт для руководства. По собираемым данным можно строить диаграммы и конструировать отчёты.GetReport ускорит работу всей организации, сделает всю собираемую информацию доступной для анализа и принятия решений.

Итоги

Если сбор данных - это ваша боль, попробуйте собирать данные с помощью GetReport