Новый взгляд на продуктивность от Goalton.com

Многие из тех кто занимается запуском стартапов знают как порой непросто бывает удержать в голове десятки нюансов и идей. Многие используют для этого инструменты повышения продуктивности - ментальные карты, списки, чеклисты. И, конечно же, многие задавались вопросом: ну, когда же кто-то объединит функциональность Trello, Wunderlist и Salesforce. Удобно ли это и возможно ли такое объединение в принципе?

Герой сегодняшней статьи - новый сервис для управления задачами, проектами и командной работы. Авторы www.GOALTON.com создавали продукт под себя, но вскоре заметили, что многие партнеры компании стали также активно использовать его в своей работе, признавая правильность использованных методик повышения продуктивности.

Goalton.com (англ. goal -цель) создан, чтобы помогать достигать командам стартапов в достижении целей. Это первый публичный релиз молодого сервиса, который даже в самом начале своего пути уже превосходит многие известные западные аналоги. Пожелаем разработчикам удачи на этом нелегком пути и давайте знакомиться с претендентом на роль нового лидера.

Первое, что встречает вас в системе это экран с выбором необходимого проекта для работы. Сами проекты стилизованы под своеобразные блокноты, причем пользователь может установить обложку для каждого проекта и таким образом лучше ориентироваться в своей книжной полке. Кроме того, давно замечено что если в качестве обложки поставить картинку, символизирующую собой вашу Цель, то это послужит дополнительным сильным мотиватором для ее достижения.

Итак, что же умеет Goalton.com в настоящий момент и какой подход предлагают его создатели.

Кроме того на этом экране можно сразу посмотреть текущую статистику по проекту - количество задач, процент выполнения. Для этого достаточно просто навести указатель мышки на интересующий вас проект.

Создание проектов в Goalton.com начинается так же как и в обычной жизни - с мозгового штурма. С этой целью в системе реализовано создание ментальных карт (mind maps) об эффективности которых неоднократно писали многие авторитетные издания. Сам механизм создания майндмепа является классическим - вы можете создавать новые элементы, перетаскивать их, менять внешнее оформление (формат, цвет). Очень интересной фишкой системы является режим фокуса (focus mode), при котором пользователь может углубиться в работу с конкретной веткой майндмепа, временно скрыв из обзора все остальные ветви. Для перехода в режим фокуса достаточно нажать треугольник в начале любого элемента схема. Возвращение на нужный уровень "осмысления" происходит при помощи классических хлебных крошек.

Важно, что данные для майндмепа могут быть импортированы из любой другой системы или обычного нумерованного списка с булетами. Экспортировать данные система тоже умеет очень хорошо - поддерживаются сразу 4 формата выгрузки, от простого или форматированного текста до поддержки маркдауна или OPML. В последнем случае данные можно будет загрузить практически куда угодно.

После того как вы набросали основу своих идей в майндмепе, Goalton.com предлагает переключиться в режим Аутлайна ( outliner mode), где ваши мысли обретут четкую структуру. По своей сути аутлайн является основой всей системы и больше всего похож на дерево с иерархически вложенными задачами. Здесь также можно (и нужно) переключаться в режим фокуса для детальной проработки задач. Главным отличием режима является наличие дополнительных свойств, которые собственно и позволяют преобразовать пространные идеи в конкретные задачи. К таким свойствам относятся - дата исполнения (deadline), ответственный сотрудник и этап. Об этапах мы расскажем чуть ниже, поскольку это крайне мощная функциональная зона Goalton.com. А вот про контакты уместно сказать сразу - в системе создается встроенный справочник, этакая адресная книга, в которую можно заноситься сведения не просто о человеке, а о целой организации, ее отрасли, контактных лицах и т.д. В дальнейшем это позволяет с легкостью получить доступ к необходимым для работы сведениям прямо из аутлайна, не переключаясь в другие режимы.

Если скрыть вывод столбцов, нажав иконку "глаза", то получится добротный текстовый редактор, в котором удобно вести записи, писать главы для книги или конспектировать лекции.

Здесь же важно, что пользователи могут образовывать команды и работать над проектом совместно. Реализовано это достаточно просто, с использованием привычного многим механизма инвайтов. При этом администратор команды имеет широкие возможности по настройке прав доступа для своих коллег.

Что касается даты исполнения задачи, то в Голтоне она важна, поскольку сразу позволяет использовать еще один режим работы - еженедельник. По нашему опыту этот режим оказался самым любимым у всех пользователей. Оказывается ведение электронного еженедельника в привычном формате, близком к своему бумажному собрату крайне эффективно. Все задачи аутлайна автоматически отображаются в еженедельнике, при этом их можно смело перемещать и редактировать прямо здесь же. Сама еженедельник имеет гибкие настройки по необходимому количеству дней и фильтрации проектов. Фильтры в данном случае творят чудеса - в один клик вы можете отделить свои личные задачи от служебных и иметь по ним полную ясность. Аналогично можно увидеть задачи из других проектов, в рабочие команды по которым включен пользователь.

Важно отметить, что Goalton.com позволяет отмечать выполненные задачи при помощи привычного чекбокса, а также выделяет цветом просроченные задачи. Создатели сервиса осознанно отказались от использования меток, поскольку обнаружили что подобная гибкость слишком "соблазнительна" для пользователей, что в скором времени приводит к меньшей структурированности задач, что в свою очередь приводит к снижению продуктивности. Впрочем, механизм проектов с успехом заменяет использование меток, поскольку является более функциональным. В то же время система поддерживает статусы задач, и поэтому важные задачи получают более высокий приоритет и имеют визуальное выделение.

Четвертый режим является скорее отчетом. Дело в том, что по замыслу создателей Goalton список дел, должен формироваться вовсе не как список, в который пользователь может произвольно заносить определенные задачи, а скорее как результат текущей работы с проектами. Иными словами, система сама собирает в это представление задачи, срок исполнения по которым приходится на ближайшее время. Этот todo-list структурирован в классическом виде и позволяет видеть сводку по важным или просроченным делам, а также дела на сегодня, завтра или предстоящую неделю\месяц.

Все представления сервиса Goalton снабжены хорошими печатными формами, которые позволяют иметь на выходе готовый красивый продукт, который можно смело выдать партнерам на деловой встрече.

Пятый режим Goalton.com представляет собой доску по методологии канбан. Пользователи Trello с удовольствием обнаружат для себя привычный внешний вид. При этом идеология несколько отличается. В концепции Goalton.com каждый проект характеризует своя собственная последовательность шагов или этапов. Их можно легко настроить в Project Settings под свои конкретные нужды. По умолчанию у каждого проекта 4 стадии, но вы можете создать любое их количество, образовав таким образом, необходимый вам поток или воронку (workflow).

Что особенно интересно, в системе поддерживается понятие сделки, характеризующейся контрагентом, своей суммой и предполагаемой датой закрытия. Если поместить на доску сделки, то доска автоматически превратится в воронку продаж, позволяя не только видеть "узкие" места канала продаж, но также предоставит возможность "закрывать" сделки, отмечая их успешность. Такая функциональность ставит Goalton.com уже в один ряд с продуктами класса Salesforce. В дальнейшем пользователь сможет посмотреть отчет по своим сделкам за различные периоды, а также проследить историю взаимоотношений с каждым клиентом. Получается, что Goalton.com закрывает все бизнес-вопросы от идеи продукта до подсчета денег в кассе.

На текущий момент у Goalton.com нет мобильных приложений для смартфонов. Однако разработчики предлагают воспользоваться полностью адаптивной мобильной версткой сервиса, что позволяет с комфортом использовать систему на любом планшете или смартфоне. При этом некоторые представления, например аутлайнер, полностью переработаны для того чтобы предоставить высочайшую степень удобства при работе с мобильных устройств.

И конечно, очень важным является тот факт, что Goalton.com является бесплатным для частного использования, а также команд численностью вплоть до 5 человек. При этом разработчики не стали урезать функционал, чтобы потом продавать его части в "PRO"-версии. Всем пользователям, независимо от выбранного тарифного плана доступны сразу все функции системы.

В настоящий момент система проходит массовое бета-тестирование. Официальный релиз в США состоится 25 апреля 2016. Все пользователи, прошедшие регистрацию в этот период получают пожизненный бесплатный pro-аккаунт.