Пока сотрудники используют экстрасенсорные способности при заказе товаров на точку, до 40% выручки исчезает. Что делать?

Сотрудники тратят время на 1С, прогноз спроса на отдельных точках, с утра до вечера создают заказы.

Меня зовут Михаил Климов, мы в компании Headline разрабатываем сервисы для автоматизации торговли малого бизнеса. Автозаказ — один из них.

Главная проблема: сотрудники, действуя по наитию, заказывают либо много, либо мало товара на точку.

В результате владелец попадает в сложную ситуацию: заказали мало — пустая полка, если слишком много, товар не продается — нечем платить поставщикам, кассовые разрывы, упущенная выручка владельца растет. К тому же, становится очевидно, что сотрудники сидят на откатах от поставщиков.

Но найти причину кризисной ситуации без автоматизированной системы крайне сложно:

• торговых точек много, как и сотрудников на них,
• сотрудники разные, кто-то считает, что невозможно корректно посчитать учетные остатки,
  
• нужно закапываться в документы и отчеты,
  
• приходится анализировать ситуацию на каждой точке, а это отнимает время.
  

Поэтому владельцу приходится тушить пожары и решать проблемы по мере поступления без какого-либо системного подхода.

Крупные компании решают эти вопросы внедрением софта. И работает это просто: чтобы найти причины перебоев и устранить их, нужен подробный анализ работы за продолжительный период. Важно проследить, как меняется спрос, проверить логистические цепочки, найти ошибки в формировании заказов и устранить их.

Малый и средний бизнес тоже так может и это не будет стоить космических денег, а вернет инвестиции в течение ближайших 3-х месяцев.

Откуда я это знаю: от наших клиентов.

После внедрения Автозаказа у розничной сети ВоблыБир (90 торговых точек) за первые 2 месяца снижен уровень излишков на 30%, выявлены причины возникновения дефицита и излишков.

В группе компаний «Комос» (350 фирменных магазинов) уровень списания по просрочке снизился на 70%.

В сети магазинов Братский (11 торговых точек) повышен уровень присутствия на полке матричных товаров с 80% до 95%.

Но владельцы не торопятся внедрять шайтан-машину, обосновывая это разными сложностями и причинами.

Я собрал все мифы относительно автоматизации для торгово-розничного бизнеса в этом тексте, а потом разобрал по полкам. Чтобы читателю было понятно, в каком случае внедрять, а в каком — страдать.

Миф 1. Мне нужно отдать кучу денег за софт, а потом потратить кучу времени на внедрение

Это неправда. У разных сервисов по-разному, но это никогда не занимает много времени. Обычно ИТ-компании стараются позаботиться о том, чтобы клиент сразу зарабатывал на ИТ-решениях.

Расскажу на примере внедрения нашего сервиса Автозаказ.

За полдня мы настраиваем интеграцию сервиса. Если торговая сеть работает на любой конфигурации 1С.

Цена: бесплатно.

За 2-5 дней запускаем пилотный проект, в котором программа настраивается под специфику клиента и формируются первые автоматические заказы.

Цена: бесплатно.

Дальше время внедрения зависит от периодичности поставок товара на точку. Чем выше оборачиваемость товарного запаса, тем быстрее виден результат.

Цена: подключение Автозаказа — 4500₽. Ежемесячное сопровождение одной торговой точки — до 3000 ₽.

По нашему опыту внедрение программного решения окупается 3 месяца. Опять же, зависит от периодичности поставок товара на точку. Например, если поставка каждый день — результаты вы увидите в течение месяца. Если товарные запасы пополняются от 2 до 7 дней, проект окупается за 1,5–2 месяца.

Миф 2. Автоматизацию эффективно внедрять только крупному бизнесу от 10 торговых точек. Только тогда полученная прибыль перекроет затраты на внедрение программы

В этом утверждении есть доля правды. Мы действительно отговариваем компании, у которых меньше 10 торговых точек, потому что нам элементарно будет недостаточно данных для анализа информации. На маленьких объемах предприниматель и сам способен эффективно управлять заказами и контролировать работу персонала.

Но крупный бизнес не становится крупным, пока не решит ряд обязательных задач, а управление товарными запасами — одна из них.

На старте пилотного проекта мы берем конкретную торговую точку и настраиваем выгрузку статистики по продажам и остаткам товара.

Запускаем пилотный проект. И на этом этапе нам важны 2 показателя, за которыми и кроется эффективность внедрения автоматизации:

• надежность присутствия товара — мы не должны падать в ноль,
• оборачиваемость товара — мы должны иметь минимальный объем товарного запаса.

Наша задача на старте — не просесть по 1 показателю и повысить 2 показатель. То есть, у нас есть верхняя и нижняя границы, которые зависят от глубины товарного запаса. Сейчас все будет понятно, следите за мыслью.

Чем чаще вы возите товар в точку, тем в меньшем количестве вам его нужно держать.

Давайте представим такую ситуацию. Вы возите товар раз в неделю — и вам приходится держать на точке товара на 2 миллиона рублей, с них вы заработаете валовую прибыль 300 тысяч рублей. А если вы будете возить товар каждый день, вы можете сделать эти же самые продажи на 500 тысячах, а не на 2 миллионах. Да, возрастут транспортные расходы на более частых поставках, но поверьте, это не так страшно по сравнению с теми результатами, которые вы будете получать.

Вот удачный пример сотрудничества нашей компании с представителем малого бизнеса — компанией «Хмель». В ее розничную сеть ходит всего 22 торговые точки.

После внедрения Автозаказа:

• за 2022 год выручка компании выросла на 53%,
• компания сняла с себя всю техническую нагрузку по ИТ,
  
• оптимизировала работу 1С,
  
• на 30% снизила общие финансовые расходы на управление ИТ,
  
• автоматизировала учет тары.
  

Миф 3. Результаты внедрения автоматизации будут видны не скоро

Это неправда. Уже в первые 3 месяца рентабельность торговой точки в магазинах розницы увеличивается, в среднем, на 30%. Звучит сказочно, но когда раскладываешь на показатели, все становится понятно.

Здесь все снова зависит от периодичности поставок товара. Рассмотрим на примере трех периодов поставки:

• ежедневная — через 2 недели можно завершать пилотник и фиксировать результат,
• 7 дней — окупаемость 3-4 недели,
  
• полгода — понадобится больше времени на покрытие затрат, около года.
  

Почему минимальный период окупаемости 2 недели? В розничной торговле в выходные продается больше товара, в будни — меньше. Система реагирует на пиковые дни, фиксирует, куда стремятся остатки. В итоге в выходные товарный остаток не падает в ноль. Когда клиент понимает, что держит товара в точке меньше, чем он держал до старта пилотного проекта, обычно на этом начинается обсуждение стоимости масштабирования.

Мы посчитали основные экономические показатели работы розничных точек после внедрения Автозаказа в разрезе тех самых 2 показателей из второго мифа.

У всех наших клиентов наблюдается рост по обоим показателям. Дополнительные средства, которые получает предприниматель, гораздо больше, чем затраты на установку и обслуживание сервиса.

Миф 4. Сотрудники сопротивляются нововведениям. Проще вести бизнес старыми способами, чем перейти на автоматизацию

Да, сопротивление есть и будет. Это нормально, любой здоровый человек сопротивляется изменениям.

У этой проблемы есть решение, об этом мы уже писали в этой статье.

Если коротко: сопротивление новым правилам в основном возникает у тех, кому страшно потерять работу из-за низкой продуктивности или частых ошибок. Многие боятся быть пойманными на откатах и умышленных действиях во вред компании. Поэтому часть сотрудников увольняется в период внедрения автоматизации.

Эффективные же сотрудники быстро осваивают работу с сервисом: он избавляет их от ежедневной текучки и случайных ошибок. Появляется больше времени и возможностей для выполнения основных обязанностей и генерации нешаблонных решений. Они остаются в компании и приносят еще больше денег.

Миф 5. Мы и без ваших программ сами нормально анализируем, сколько товара нужно заказать

Да, вы анализируете, и это здорово.

Но зачастую классический анализ строится так: сотрудники смотрят показатели по продажам товара на одной точке и предполагают, что в других магазинах то же самое. Без анализа в каждой точке, без анализа каждой позиции товара.

А теперь представьте, что у вас 100 складов, на каждом из которых по 2000 наименований ассортимента. Сервис автозаказа анализирует ситуацию по каждой точке, каждому сегменту и даже по каждой позиции. На выходе мы получаем целевой остаток в штуках по каждой позиции в сегменте, к которому нужно стремиться. Ситуация, когда товара слишком мало или слишком много — в прошлом. Вы точно знаете, сколько вам нужно.

Можно ли посчитать это руками? Если у вас огромный штат специалистов, которые будут заниматься только этим, то да.

Прежде, чем мы перейдем к заключению, я попрошу у вас помощи.

Помогите провести исследование розничных сетей в России. С нас подарок — пилот автозаказа на одну вашу точку бесплатно

Я люблю погружаться в новые бизнесы и масштабно смотреть на рынки, чтобы глобально решать проблемы бизнеса.

Для этого поставил задачу своим сотрудникам провести масштабное исследование малого и среднего бизнеса в розничной торговле. Планируем по итогам выпустить большой аналитический материал о сложностях и решениях для розничной торговли. Конечно же, без конкретных имен, все конфиденциально.

Что с вас: просто дайте нам возможность бесплатно внедрить пилотный проект на одну вашу точку.

Что с нас: сокращение кассовых разрывов и увеличение потока «живых» денег, избавление от откатов и неэффективных сотрудников.

Что получит бизнес после внедрения автоматизации

1. Увеличение потока «живых» денег.
   При внедрении автоматизации уменьшаются складские запасы и увеличивается поток оборотных средств. В среднем по результатам работы нашей компании оборачиваемость повышается минимум на 50%. Эти дополнительные средства можно использовать для расширения бизнеса.
2. Увеличение срока жизни компании за счет конкурентоспособности.
   Внедрение современных систем помогает бизнесу как минимум оставаться на плаву и как максимум — опережать конкурентов.
3. Снижение затрат на управление персоналом.
   Автоматизация снимает с команды ежедневную рутину по оформлению отчетов и заказов, а обслуживание софта ведется его разработчиками. За счет этого не придется раздувать штат и ФОТ.
4. Уменьшение ошибок из-за человеческого фактора.
   Программа не ошибается и не уволится в самый неподходящий момент. При этом расходы на нее ниже, чем зарплата дополнительных сотрудников.
5. Быстрый рост бизнеса.
   Внедрение Автозаказа дает возможность увеличивать количество магазинов и не терять контроль и управление ими.
6. Экономия времени.
   Программа освобождает владельца бизнеса от рутины и позволяет сосредоточиться на стратегическом планировании. Собственнику больше не нужно контролировать все процессы внутри бизнеса, ему достаточно только получать отчеты из программы и корректировать работу точек только, когда что-то идет не так.

Переходите на сайт и оставляйте заявку на пилотный проект.

Или пишите в комментариях, с удовольствием подискутирую с вами по теме!