Как организовать напоминания о мероприятии и не потерять зарегистрированных участников

Для небольшого вебинара и крупной конференции задача выглядит одинаково: регистрация должна превратиться в фактическое участие.

Но способы организации отличаются деталями. У онлайн-события критичны ссылка и время подключения. У офлайн-встречи к ним добавляются адрес, правила входа, маршрут и иногда QR-код.

В обоих случаях участник оценивает не только содержание программы, но и то, насколько просто ему разобраться в организационных вопросах.

Коммуникационная цепочка помогает собрать эти вопросы в один процесс. Она не заменяет интересную тему или удобное время, но снижает вероятность того, что человек забудет о регистрации или будет искать нужную информацию в последний момент.

Назначить событию владельца коммуникаций

Рассылки часто собираются из разных источников:

1. маркетинг готовит анонс;
2. менеджер отвечает на вопросы;
3. техническая команда присылает ссылку на трансляцию;
4. площадка передает условия входа.

Если у процесса нет владельца, сообщения могут противоречить друг другу или уйти не в тот момент.

Владелец не обязан писать все тексты самостоятельно. Его задача — собрать единую карточку события:

1. название;
2. дата и время;
3. часовой пояс при необходимости;
4. формат;
5. ссылка или адрес;
6. контакты;
7. сегменты участников;
8. список сообщений.

Перед запуском эта карточка становится точкой сверки для всех, кто работает с мероприятием.

Полезно также определить, какие данные считаются окончательными и кто имеет право их менять. Тогда при переносе времени команда не будет заново обсуждать, какую формулировку использовать и кому отправлять обновление.

Построить цепочку как набор задач

Первое сообщение приглашает зарегистрироваться. После регистрации начинается сервисная часть:

1. Подтверждение участия.
2. Напоминание о программе.
3. Сообщение накануне.
4. Инструкция в день мероприятия.
5. Последующая коммуникация.

Подтверждение лучше отправлять сразу, пока человек помнит, зачем оставил контакты. В него можно включить основную дату и формат, не перегружая письмо подробностями.

За несколько дней до события появляется смысл напомнить о содержании: что будет обсуждаться, какие вопросы можно задать и чем встреча связана с рабочими задачами участника.

Накануне сообщение нужно сократить до организационного минимума.

В день мероприятия оно должно помогать действовать сразу:

1. для трансляции это ссылка на вход;
2. для офлайн-формата — точка на карте и время регистрации;
3. если для прохода используется QR-код, его нужно отправить в понятном виде и в нужный момент.

После события можно отправить материалы, благодарность, запись или опрос, если эти элементы действительно предусмотрены.

Использовать разные каналы осознанно

Email подходит для подробностей и материалов.

PUSH можно применять для напоминаний пользователям мобильного приложения.

SMS удобно использовать для короткого сообщения, когда участнику достаточно увидеть время начала или перейти по одной ссылке.

Каналы стоит связывать с содержанием, а не отправлять в них один и тот же текст.

Программа с несколькими блоками лучше читается в email. Срочное сервисное обновление стоит оформить короче. Если у аудитории уже есть согласованный канал общения в мессенджере, он может быть частью цепочки, но не должен появляться без понятной роли.

Главный принцип — каждый канал должен решать свою задачу и дополнять остальные сообщения.

Проверить сценарий как пользователь

До массовой отправки стоит провести тестовую регистрацию.

Проверьте:

1. приходит ли подтверждение;
2. совпадает ли время во всех сообщениях;
3. открывается ли ссылка с телефона;
4. не приходит ли напоминание после начала события;
5. есть ли понятный текст для участника, который отменил регистрацию;
6. знает ли команда, как ответить на организационный вопрос.

После завершения мероприятия сценарий можно уточнить на основании этих наблюдений.

Если участники постоянно спрашивают адрес, его нужно перенести выше в сообщение.

Если многие теряют ссылку, стоит пересмотреть момент ее отправки.

Если один и тот же текст приходит несколько раз, нужно настроить исключения между сегментами.

Настроить коммуникации в одном процессе

i-digital direct помогает управлять рассылками через SMS, PUSH, мессенджеры и другие мобильные каналы, настраивать интеграции с CRM, задавать логику доставки, отложенный запуск и отслеживать статистику.

Если вы хотите автоматизировать напоминания и выстроить последовательную коммуникацию с участниками, посмотрите возможности i-digital direct.