Как основателю настроить работу бэк-офиса в первые годы проекта и не перегореть

Не ошибёмся, если скажем, что наличие реквизитов, положительная история и возможность работать по безналу — важные артефакты в среде B2B-SMB. Сегодня наш сервис работает с 800 интернет-магазинами, а также сотрудничает с Яндекс.Кассой и InSales. Наши взаимоотношения невозможно было бы построить без выше перечисленных атрибутов.

Государственная регистрация

Всё начинается с неё. Помню в 2014 году сломал глаза и голову, разбираясь в выборе между ИП и ООО. В сети на эту тему много сравнительной информации, обязательно выделите 1-2 дня на прочтение и осознание различий. Мне запомнилось вот что.

Индивидуальный предприниматель (ИП):

• Пишут, что индивидуальный предприниматель отвечает личным имуществом. Т.е. если по суду вы кому-то задолжаете большую сумму, придется продавать своё имущество, чтобы вернуть долги.
• Знаю, что у ИП удобно распоряжаться деньгами. Хотите пополняйте, хотите снимайте, хотите покупайте — это ваши личные средства. С юр.лицом такое не прокатит, потребуется договор займа.
• История моей знакомой. Утверждала, что после закрытия ИП через несколько лет налоговая ей присылала какие-то недоимки и пришлось платить.
• Страшилка. Клиенты могут предъявить претензии в судебном порядке даже после того, как вы закрыли/прекратили деятельность как ИП.

Коллеги, у кого ИП, пожалуйста, поделитесь в комментариях личной болью или преимуществами владения ИП. У нас ООО, поэтому далее информация в более развернутом виде.

Общество с ограниченной ответственностью (ООО):

• Феномен ООО. С момента регистрации вы должны разделять себя и ООО. Как-будто, вы родили его и на свет появилось чудо. После своего рождения это чудо уже самостоятельная единица с балансом на борту и своими принципами! Во-первых, у ООО обязан быть генеральный директор. Неважно, что генеральный директор и учредитель будет одно лицо - вы! Вы учредили ООО, а ООО берет вас как генерального директора управлять собой. А раз так, то ООО должно платить вам деньги и налоги за вас. Вот через такую ловкую схему начинают утекать первые деньги с расчетного счёта ООО. Во-вторых, может случиться как у нас - продаж не будет в первый год. Средства с расчётного счёта израсходуются на налоги и оплату ПО, а значит потребуется внести их туда. В первый раз это создаёт некоторую сложность. На самом деле, всё просто. Чтобы пополнить счёт, потребуется соблюсти формальную процедуру. К примеру, оформить договор беспроцентного займа (наш вариант) или внести как материальную помощь. Разница между этими способами в том, что по договору займа потом можно вернуть деньги "как есть". И наконец, пошли продажи и на счету компании образовалась достаточная сумма денег. Вы хотите снять эти деньги, но снова препятствие. Серые схемы мы не используем, а из белых остаются: договор займа или дивиденды. Оба варианта создают некоторые сложности. Чтобы снять дивиденды, необходимо подготовить промежуточную бух.отчетность, которую в нашем случае невозможно сделать в середине года. С договором займа всё очень запутанно. Если кратко, то по нему без процентов не получиться снять деньги. Поскольку, у вас или ООО по закону будет выгода, на которую придется оформить бумаги и сдать в налоговую. Мы у себя в таких случаях используем процентный договор займа по ставке 2/3 ставки рефинансирования. Уверен, что Кафка нашел бы для себя в этих ловких схемах вдохновение.
• Предполагается, что если ООО кому-то по суду задолжает деньги, которых нет на балансе компании, учредители не несут никакой отвественности. Все выплаты долгов пойдут из имущества ООО и его уставного капитала. В действительности, в компаниях вроде нашей, учредитель, генеральный директор и главный бухгалтер - это одно лицо. По закону ответственность за действия ООО несут главный бухгалтер и генеральный директор. Круг замыкается.
• Привлечение инвестиций. Знаю, что ФРИИ при приёме в акселератор требует оформлять ООО. Да и в принципе, при работе с инвесторами такая форма видится более подходящей. Есть уставный капитал и сопоставимые ему доли. Существуют акционерные общества (ОАО, ЗАО), но эти скорее подходят, когда уже есть опыт успешного ведения бизнеса.

В 2014 году весь процесс регистрации у меня занял менее 1 календарного месяца и суммарно 30 000 рублей. Самые сложное: принять волевое решение и найти помещение. Налоговые очень не любят места массовых регистраций. Далее надо просто оформить документы, есть специальные сервисы, я использовал Документовед.

Технически необходимо проделать такие шаги:

1. Оформить пакет документов.
2. Найти ближайший МФЦ для подачи документов. Там же можно сделать печать. Оплатить.
3. Примерно через 2 недели стать счастливым обладателем ООО.
4. Открыть расчётный счёт в банке.
5. Отвезти первые справки в налоговую и фонды, начать готовиться к сдаче своей первой отчётности

Поздравляю! С этого момента ваша жизнь преобразится. В вашем распоряжении будет целый парк аттракционов: ведение первичной документации, сдача отчётов, подготовка всевозможных документов, согласования с контрагентами и инспекциями.

Сдача ежемесячной и годовой отчетности

Если вы панк и желаете ещё больших острых ощущений, можете пропустить этот пункт про автоматизацию выше перечисленных задач. Я же, в силу возраста и семейного положения, предпочел отдать это все в один из сервисов. Мы пользуемся Эльба.Контур.

Вот уже 3 года я самостоятельно сдаю ежемесячные отчеты в налоговую, в ФСС, ПФР, квартальные отчеты, выставляю счета клиентам, делаю взаимные расчёты с партнёрами и сдаю годовой бух. отчёт. Примерно получается такое распределение времени: ежемесячные отчеты по сотрудникам отнимают у меня пару часов времени, взаиморасчеты с партнёрами 2-5 календарных дней (размазаны по месяцу), а большой ежегодный отчет раз в год отнимает несколько недель чистого времени. Сервис объединен с банком, ездить никуда не приходиться, письма от налоговой получаю прямо в сервис, всё удаленно. Главное, что дебет с кредитом сходится уже третий год. И мне показалось, что наличие такого электронного сервиса благоприятно влияет на взаимоотношения с инстанциями.

Из недостатков сервиса можно отметить, что нельзя снять дивиденды в течении года и пользователи MacOS не смогут подготовить документы так, чтобы на них печать отображалась. Последний пункт для меня очень важен. В остальном я очень доволен основным назначением сервиса.

Итого, в год на электронную бухгалтерию и расчетный счёт в банке тратится суммарно 25000 рублей.

Решение правовых вопросов

Если надо создать какой-то нетиповой документ: оферту, сложный договор, уточнить какой-то вопросы, мы используем Правовед Нам там помогли решить задачи по созданию оферты и некоторых договоров, очень много разъяснений. У них на сайте собрана солидная база для решения типовых ситуаций, но главное можно оплатить консультацию и работу специалиста по не типовым случаям.

У Документовед и Эльба.Контур также имеются свои наборы специализированных документов: типовые приказы и договоры, поэтому сложностей на старте не возникнет.

Итог

Вывод #1. Как вы уже заметили, платить придётся за всё. Не ждите в бизнесе халявы, а если встречаете — не относитесь легкомысленно. Всё просто. Если вам оказывают услугу или работу, то вы платите. И наоборот. Это принципиально отличает мышление бизнесмена от рядового потребителя. Будьте готовы, что вам придётся платить за программы, услуги, оплачивать налоги и зарплату.

Вывод #2. Раз у вас затраты, значит сделайте правильное ценообразование. Вы оказываете ценность другим и не должны работать себе в убыток. Научитесь закладывать расходы в ценообразование.

Вывод #3. Работа с налоговыми органами и другими государственными инстанциями сегодня достаточно комфортна для малого бизнеса.

Вывод #4. Если есть цель, желание, собранность, вера в свои силы и настойчивость — всё получится. Как известно, бизнес — это марафон, а трудности развивают.

Совет. В повседневной работе помогает юмор, терпение и доброжелательность. Не реагируйте на хамство. У ваших клиентов тоже бывают сложные периоды в жизни. Серьезно, никогда не портьте себе и окружающим настроение. 100% работает правило из "Крошки Енота".

Спасибо, если дочитали статью! Было бы приятно узнать про опыт других молодых предпринимателей. Советы от состоявшихся и комментарии от всех остальных!

Всем великих успехов и хорошего настроения!