Еще раз о тайм-менеджменте, или как работать правильно
Копирайтер и специалист по привлечению трафика Джоанна Виби предлагает свой вариант выхода из состояния «выгорания» через правильную организацию рабочего времени.
Джоанна сама оказалась в ситуации, когда времени на личную жизнь совершенно не оставалось из-за большого количества работы. Но и продвижения в работе тоже не было, потому что не получалось правильно распределить свои ресурсы и грамотно выстроить приоритеты по задачам. После целого года топтания на месте Джоанна выработала свой собственный свод правил, призванный оптимизировать рабочее время и выжимать максимум из каждого дня.
Перестаньте соглашаться на любые проекты. Научитесь говорить «нет».
"Различие между успешными и действительно успешными людьми — то, что действительно успешные люди практически всегда говорят «нет»” Уоррен Баффет.
Если проект не заставляет вас кричать от восторга, говорите «Нет». В одном дне не так много времени, чтобы брать на себя каждую задачу, которую вам пытаются поручить.
Внимательно посмотрите на все задачи, которые вам приходится выполнять в течение недели. Оставьте только те, которые приносят вам доход, новых клиентов, новые заказы, конверсию и так далее. Откажитесь от всего, что не приносит нужного вам результата.
Отключите все уведомления
Фейсбук не виноват в том, что он есть. Виноваты мы в том, что отвлекаемся на каждое новое уведомление. Выход: отключить все уведомления, ограничить проверку почтового ящика до трех раз в день, не тратить время на письма с единственным «спасибо» в качестве содержания, не проверять Telegram, whatsapp, Фейсбук каждые 10 минут.
Просчитывать свой день в минутах, а не в часах
Формат календаря Google делит наш день на 24 часа или 48 интервалов по 30 минут. Результат: мы тратим 30 минут на то, что можно сделать за 15, и час на то, что можно сделать за 40 минут.
Выход: запомнить, что в одном дне 1440 минут и ценить каждую из них. Уже давно доказано, что 15 минут концентрированной работы дают больший результат, чем час расфокусированного труда.
Не планируйте 10 часов интенсивной работы на один день. Запланируйте 4-5 часов интенсивной работы над сложной задачей, остальное время уйдет на проверку и отправку имейлов, планирование задача, общение с подчиненными, оплату счетов, поиск новых сотрудников, игнорирование писем от бухгалтера.
Защищайте свой календарь от встреч, которые можно заменить одним письмом, которые не имеют четкой темы, организуются спонтанно, не предполагают вашего присутствия, на которые вас зовут на всякий случай. Запомните: встречи - это зло. Избегайте их!
Делайте меньше. Делайте только то, что приносит выгоду
Сконцентрируйтесь на выполнении только тех задач, которые приносят ценность, и откажитесь от «пустых» дел. Если вас приглашают выступить на конференции, подумайте о том, стоит ли затраченное на подготовку презентации время тех выгод, что, возможно, принесет вам это выступление. Отказывайтесь от участия в мероприятиях, которые не помогут вам найти новых клиентов, заключить новые контракты, вывести свой бизнес на более высокий уровень. Делайте только, что важно для развития компании!
Делегируйте!
Если какая-то задача может быть выполнена другим человеком на 80% также успешно, как если бы ее делали вы, делегируйте! И уж тем более делегируйте то, что не является вашими сильными сторонами. Например, дизайн, заполнение финансовых отчетов, холодный обзвон клиентов и так далее.
Работайте не в бизнесе, а над бизнесом
Откажитесь от выполнения рутины и делегируйте все операционные задачи сотрудникам. Оставьте себе только задачи по планированию. Занимаясь микро-менеджментом, вы загоняете себя в ситуацию, когда ваши подчиненные начинают ставить перед вами задачи, а не наоборот.
Отслеживайте затрачиваемое на каждую задачу время
Это поможет вам лучше планировать день, правильно распределять время, сокращать ненужные задачи. Крупные проекты разбивайте на несколько мелких задач и замеряйте время выполнения каждой задачи отдельно. Например, вы заложили на написание годового отчета 10 часов, а на деле потратили на это 18. Теперь у вас есть понимание того, что вы обычно недооцениваете необходимые сроки на 40%, и в следующий раз вы сможете более точно распределить временные ресурсы.
Что еще можно попробовать:
- Освоить методику Помодоро.
- Выделять время в календаре на обдумывание задач.
- Планировать перерывы в работе и уходить на перерывы!
- Отделить важную работу от неважной.
- Выработать особые ритуалы, которые помогают вам сконцентрироваться на выполнении важных задач.
- Отвечать на письма и выполнять прочую административную работу в короткие интервалы два-три раза в день.
- Не пытаться делать несколько дел одновременно.
Следуйте этим простым правилам и работайте продуктивно!
По материалам статьи No To Self: On Time Management
Читайте также:
▶ Продуктивность в стартапе. Стартап от А до Я (Выпуск № 41)
▶ Как все успеть? Несколько полезных публикаций про тайм-менеджмент для стартапов