Тайм-трекер для эффективного управления персоналом

Преимущества тайм-трекинга

Благодаря программе работа персонала становится прозрачной: руководитель видит, что делают подчиненные. При этом неважно, в какой географической точке они находятся. С помощью тайм-трекера руководство собирает информацию и видит полную картину рабочего дня, а также:

1. Получает данные о времени, которое подчиненные тратят на выполнение задач. Это необходимо для планирования расходов и понимания, как быстро сотрудники справляются с работой. Информация позволяет формировать бизнес-стратегии и взаимодействовать с заказчиками.
2. Грамотно управляет ресурсами компании. Тайм-трекер покажет данные о потерях времени, переработках и простоях. Информация необходима для оперативного устранения или нивелирования «узких мест» и повышения качества использования ресурсов предприятия.
3. Быстро формирует отчетность. Тайм-трекер поможет всем участникам трудовых взаимоотношений. Рядовым сотрудникам не придется периодически сдавать отчеты по выполненным задачам: все необходимые данные уже будут в программе. Бухгалтеры на основе представленной информации оперативно оформят табели учета рабочего времени для расчета зарплаты.
4. Справедливо вознаграждает подчиненных. Тайм-трекер покажет вклад каждого в проект, переработки, невыполнение ежедневной нормы. Сведения станут аргументом для выплаты премии, повышения зарплаты или произведения удержаний.

Кому необходимо использовать тайм-трекинг

Создается впечатление, что большинство работников к новостям об установке программ относятся отрицательно. Однако результаты исследований говорят о другом: постепенно сотрудники начинают видеть в тайм-трекинге больше хорошего, чем плохого.

Руководители принимают решение установить специализированный софт для фиксации времени выполнения задач, если:

1. снижается качество работы членов команды;
2. раскоординируется деятельность подразделений компании;
3. бесконечно делегируются задачи, выполнение которых перекладывается с одного сотрудника на другого;
4. неоправданно растет численность штата.

Имидж компании зависит от работы каждого члена команды. Если сроки выполнения проектов срываются, а обязательства по договорам нарушаются по вине сотрудников, клиентская база и прибыль компании не растут. Причины возникновения такой ситуации покажет тайм-трекинг.

Детализированная фиксация рабочего времени

Сегодня программисты предлагают варианты тайм-трекеров с разным функционалом. Это и простые счетчики времени, и комплексные системы, которые учитывают все рабочие моменты. Например, ИНСАЙДЕР — эта программа впечатляет своими возможностями:

1. Фиксация продолжительности труда каждого члена коллектива. Программа запускается сразу же, как только пользователь включает компьютер. Благодаря этому руководитель контролирует дисциплину. Удаленные сотрудники и фрилансеры могут отключать трекер, когда работают на собственной технике.
2. Фиксация продуктивного времени и простоев. Если клавиатура или мышь не используются более пяти минут, программа делает отметку о прерывании рабочего процесса.
3. Разделение сайтов и приложений на эффективные и непродуктивные. Согласно статистике, мимолетные отвлечения сотрудников на мессенджеры перерастают в часы, которые они проводят в социальных сетях, тратят на проверку электронной почты или просмотр видеороликов. Временные потери некоторых членов коллектива превышают 3–4 часа в день. Недельная норма, которая зафиксирована в ТК РФ, составляет 40 часов в неделю. Следовательно, большой процент рабочего времени тратится в никуда.
4. Встроенная аналитика. Руководитель и сотрудники освобождаются от итогового подсчета времени, которое уходит на выполнение задач. Тайм-трекер самостоятельно анализирует собранную информацию и составляет наглядные графики и диаграммы. Программа оценивает показатели работников с одинаковыми должностными обязанностями и выявляет трудоголиков и бездельников.
5. Открытость статистики для каждого члена коллектива. Благодаря этому сотрудники начинают относиться к тайм-трекингу более позитивно. Подчиненный, который видит результаты работы наравне с начальником, корректирует интенсивность отдачи и доверяет руководству.
6. Гибкая настройка под потребности организации. Программы учитывают функционал сотрудников. Например, ресурсы, которые для менеджера по продажам в туристической фирме являются необходимым рабочим инструментом, для кадровика строительной компании становятся явным отвлечением.

У некоторых тайм-трекеров есть опции, которые позволяют руководителю контролировать подчиненных. Такие программы не только лояльно мониторят рабочее время, но и делают скриншоты экрана с заданной периодичностью, запоминают порядок нажатия клавиш, позволяют следить за происходящим через веб-камеру или гарнитуру. Одним из немногих софтов без подобного функционала является CrocoTime, производители которого намеренно исключили такие возможности.

Трекер задач и тайм-трекер

Программа оптимизирует рабочий процесс: в ней хранится перечень проектов и список тех, кто отвечает за их выполнение. У некоторых решений есть встроенные функции менеджера задач, что избавляет от необходимости переключения между приложениями. Трекер показывает общее количество рабочих часов и детально расписывает, на что они затрачиваются. А также отслеживает выполнение приоритетных проектов.

Как выбрать тайм-трекер

Решение принимается в зависимости от задач компании. При выборе программы обращайте внимание на следующие моменты:

1. Функциональность. Уточните наличие инструментов для анализа собранной информации и показателей использования ресурсов. А также, какие данные программа показывает при мониторинге рабочего времени. Откажитесь от приобретения решения, которое не предоставляет нужных сведений или делает это некачественно.
2. Удобство использования. Оцените, насколько программа понятна всем членам команды, а не только IT-специалистам. Выясните, сколько времени будет отнимать работа с сервисом и нужно ли его запускать самостоятельно. Система мониторинга не должна стать дополнительной нагрузкой для сотрудников.
3. Возможность интегрирования. Если консолидировать существующие IT-инструменты, повысится эффективность работы всей системы. Объединение тайм-трекера, календарей, IP-телефонии сделает сведения более точными.
4. Степень нагрузки на IT-систему. Проанализируйте, потянут ли серверы и рабочие станции конкретное решение или придется что-то докупать для его запуска. Учитывайте IT-инфраструктуру, которая есть в компании.
5. Возможность делать скриншоты и прослушивать. Наличие таких опций нарушает этические и законодательные нормы, если использовать их без согласия сотрудников. Обратите на них особое внимание.
6. Локальная и облачная версии. Наличие обоих вариантов позволяет выбирать способы использования решения при недостатке внутренних технических ресурсов.

Особенности облачного тайм-трекинга

Этот вариант мало чем отличается от локального решения. Например, система мониторинга ИНСАЙДЕР предлагается в двух версиях. Каждая из них полноценно мониторит рабочее время, автоматически формирует табели, проводит углубленную аналитику, что экономит ресурсы организации. Для внедрения облачной версии не нужно дополнительное оборудование. Вы просто устанавливаете программу на ПК.

Также можно воспользоваться триальной версией сроком на две недели. С ее помощью вы бесплатно оцените плюсы облачного мониторинга трудового дня.