Мониторинг активности персонала: цели, методы, плюсы и минусы

Зачем нужно отслеживание сотрудников

Мониторинг полезен для обеих сторон: руководство получает лояльный коллектив и обеспечивает сохранность корпоративной информации. Достигать высот в бизнесе становится проще.

Сотрудники, в свою очередь, получают стабильность заработка и возможность профессионального роста. Причина в том, что открытые, честные отношения с руководством дополнительно мотивируют и помогают лучше понять, как выполнять служебные обязанности.

Современные способы контроля подразумевают этический подход и открытое взаимодействие. Важно понимать, что отслеживание должно быть не самоцелью, а стремлением к росту и развитию.

Необходимо быть честным с сотрудниками. Например, если компания использует онлайн-мониторинг и перехватывает переписку, то подчиненные должны быть в курсе, что их действия на рабочем месте отслеживаются.

Важно донести до коллектива, что начальство использует методы контроля не для того, чтобы усложнить жизнь сотрудников или лишить их премий. Такие меры имеют своей целью рациональное использование рабочего времени и оперативное решение задач организации. Важен открытый диалог между руководством и сотрудниками, чтобы не портить отношения. В противном случае вероятны недовольство и тихий саботаж в коллективе. В конечном счете это приведет к снижению эффективности работы.

Достоинства контроля работы

Мониторинг сотрудников полезен по многим причинам:

1. У подчиненных формируется четкое понимание ключевых показателей производительности (KPI). Они знают, чего должны достичь, как именно это сделать и какие могут быть последствия нарушений. Такая прозрачность удобна не только сотрудникам, но и руководству.
2. Работники учатся укладываться в сроки и оперативно достигать результатов. Это способствует развитию бизнеса, повышает культуру корпоративного общения, помогает заслужить уважение партнеров и увеличить их количество.
3. Системы управления позволяют выявлять потенциальных инсайдеров — сотрудников, которые передают конфиденциальную информацию третьим лицам. Также появляется возможность обнаружить ошибки и слабые места на разных уровнях работы и оперативно устранить проблемы.
4. Контроль делает взаимоотношения между начальством и подчиненными более гибкими, а это в конечном итоге способствует стабильности бизнеса. Грамотное управление позволяет компании своевременно реагировать на изменения рынка, легче преодолевать кризисы и повышать конкурентоспособность.
5. Контроль мотивирует сотрудников, делает их более преданными и ответственными.

Методы контроля и их применение

Важно, чтобы система управления была гибкой и отвечала нуждам компании, отдела или даже конкретного сотрудника. Не стоит применять все известные методы контроля, лучше выбирать те, которые соответствуют потребностям именно вашей организации.

Например, в небольшом офисе с десятью сотрудниками нет необходимости устанавливать систему мониторинга с биометрическим замком, это больше подойдет для предприятий с большой площадью и разделением на сектора. Важно, чтобы методы контроля соответствовали целям компании и специфике ее работы. Тотальное наблюдение за каждым шагом сотрудников априори неуместно.

Далее рассмотрим распространенные методы контроля работников.

ПО для контроля персонала

Сегодня есть много автоматизированных систем контроля. С этой целью можно использовать программное обеспечение, например, CRM. Такие системы собирают статистику, проводят анализ продуктивности и позволяют налаживать бизнес-процессы.

Однако для полноценного контроля сотрудников в реальном времени CRM недостаточно. Руководителю важно знать, чем конкретно занимался сотрудник в свои рабочие часы: готовил отчет или общался в личном чате. CRM не дает ответов на подобные вопросы, то есть не позволяет выявлять потенциальных нарушителей. Сохранность конфиденциальных данных остается в зоне риска, а это одна из ключевых потребностей руководителей.

Поэтому необходимо применять специализированные системы, которые контролируют компьютеры сотрудников и отслеживают их рабочее время. Существует не менее шести причин, почему установка подобных программ является важной:

1.Упрощение работы руководителя

Одно из основных преимуществ — возможность постоянно отслеживать, какие задачи выполняются сотрудниками в течение трудовой смены. Например, в системе мониторинга активности персонала и контроля рабочих мест ИНСАЙДЕР вы сможете легко создавать отчеты по различным параметрам:

• Продолжительность трудовой смены: время прихода и ухода, длительность перерывов. Вся информация отображается с точностью до секунды.

• Использование приложений: перечень визитов на сайты с продолжительностью каждого посещения, активность на компьютере и периоды простоя. Это поможет вам заметить, если кто-то из коллектива тратит время впустую или, например, ищет новую работу (что может быть признаком недовольства текущими условиями).

Нужна обобщенная статистическая информация — ее легко получить. Требуются подробные данные о конкретном сотруднике — это также доступно. Автоматизированные системы позволяют руководителю экономить время и усилия на сборе и анализе информации об эффективности работы подчиненных в течение дня.

2.Повышение производительности сотрудников

Исследование, которое провел Массачусетский технологический институт, показало, что простое уведомление сотрудников о наличии системы мониторинга может увеличить эффективность работы на 7%.

Дело в том, что сам факт введения инструментов контроля способствует повышению общего уровня дисциплины и производительности труда каждого специалиста.

С помощью программ мониторинга руководитель быстро вычисляет прокрастинаторов и подчиненных с низкой мотивацией. Достаточно выделить всего пять минут в день для анализа отчетов и выявления проблемных моментов.

3.Обеспечение объективности

Это важный момент. Даже самый справедливый руководитель — все равно человек. Это значит, что нет гарантий полной беспристрастности: всегда будут те, к кому у вас больше симпатий, и наоборот. Хотя вы и стараетесь не допустить, чтобы личные предпочтения влияли на принятие решений, это требует значительных усилий и времени.

Другой аспект заключается в том, что сами сотрудники часто оценивают поступки начальства со своей узкой точки зрения. Например, работник может посчитать штраф, который ему выписали, несправедливым, из-за того, что шеф якобы испытывает к нему антипатию.

Программное обеспечение для мониторинга позволяет получать точные и объективные данные, которым доверяют как ваш персонал, так и вы. Это позволяет принимать рациональные решения без эмоционального напряжения.

Сбор данных для анализа

Даже если кажется, что ваш персонал работает эффективно, статистика может помочь улучшить результаты труда. Точкой роста станет анализ активности подчиненных.

Программы мониторинга содержат статистическую информацию, которую можно изучать и использовать для выявления потенциальных областей улучшения. Например, сколько часов ваши сотрудники тратят на работу над проектом? Какие задачи они выполняют за это время? В каких областях конкретные специалисты проявляют себя лучше, а где у них возникают сложности? Все эти вопросы получат свои ответы в отчетах, которые затем дадут руководителю пищу для размышлений.

5.Возможность мониторинга за удаленными сотрудниками

Самоизоляция 2020 года научила многих жить и работать на «удаленке», которая, вероятно, будет популярна и в будущем. Причиной является экономическая эффективность такого режима труда: возможность поиска квалифицированных специалистов в различных регионах и сокращение затрат на обустройство офисов.

Однако необходимо контролировать удаленных сотрудников не менее тщательно, чем офлайновый персонал, а порой даже более скрупулезно. Программы-агенты, такие как ИНСАЙДЕР, предлагают простое решение этой проблемы: они собирают подробную статистику о работнике, аналогичную той, которая относится к подчиненному в офисе.

6.Защита от рисков

Даже в организациях с лояльным коллективом сохраняются определенные риски. Некоторые сотрудники не уделяют должного внимания безопасному хранению логинов и паролей, что увеличивает вероятность утечки конфиденциальной информации. Другие нарушают корпоративные правила взаимодействия с клиентами, что отрицательно сказывается на репутации компании. Третьи могут замышлять уйти из организации и заодно передать конфиденциальные данные конкурентам.

Мониторинг помогает защитить вас от подобных ситуаций. Его можно настроить таким образом, чтобы подозрительная активность сразу фиксировалась системой. Например, если сотрудник пытается передать конфиденциальные сведения.

Недостатки программного обеспечения для контроля за персоналом

Недостатки программ мониторинга часто имеют своей причиной неправильное применение софта, а не проблемы с его функциональностью. Следует принимать во внимание три важных момента.

Недовольство подчиненных

Да, понимание, что за тобой следят, может доставить сотрудникам дискомфорт. Вместе с тем ни один подчиненный не станет спорить, если вы напомните, что руководство имеет полное право контролировать активность персонала в рабочие часы, ведь именно за эффективность расходования служебного времени в конечном итоге и начисляется зарплата.

В первую очередь следует сообщить членам команды, какую именно информацию вы собираете, каким образом и в какое время. Укажите, что использование личных аккаунтов в социальных сетях с рабочих компьютеров не допускается.

Чем более открыто вы организуете мониторинг, тем лучше. Идеальным считается вариант, когда работник знает о контроле, но почти его не замечает. Например, как при использовании ИНСАЙДЕРА. Система автоматически запускается при включении ПК и не требует от сотрудника никаких дополнительных шагов.

Затраты времени на анализ

При первом знакомстве с отчетами может возникнуть впечатление, что они содержат слишком много деталей: система сохраняет всю потенциально полезную информацию. Кажется, что в таком объеме данных легко запутаться.

Однако практика показывает, что после настройки программы вам будет достаточно всего 5-10 минут в день для работы с ней. Этого времени хватит для ознакомления с основными отчетами, которые дают общее представление о ситуации. Изучение детальной статистики необходимо лишь в случае подозрений о проблемах или необходимости проанализировать действия конкретного сотрудника.

Личная информация

Руководитель и другие лица, которые осуществляют мониторинг, могут случайно получить доступ к чувствительным персональным данным подчиненных. Это происходит, если ПО внедряется без должного инструктажа. Необходимо донести до членов коллектива особенности работы программы, перечень информации, которую она собирает, и список запрещенных действий. Это защитит конфиденциальные сведения сотрудников, такие как состояние здоровья или пароли от персональных аккаунтов.

Предостережения об опасности использования личных мессенджеров на служебных компьютерах всегда остаются актуальными, так как существует вероятность непреднамеренного доступа к чужой переписке или данным банковских карт. Важно обеспечить надежную защиту всех сведений, которые собирает программа. Поэтому рекомендуется размещать ИНСАЙДЕР в безопасном облаке или на сервере компании.

Как ИНСАЙДЕР помогает контролировать персонал

Система предоставляет возможность усовершенствовать управление компанией, повысить эффективность работы сотрудников и при этом соблюсти действующее законодательство.

Преимущества использования ИНСАЙДЕРА:

1.Незаметный контроль за сотрудниками с помощью учета рабочего времени. Система фиксирует начало и окончание трудовой смены, опоздания, прогулы, а также легальные и несанкционированные простои.

2.Диагностика эффективности работы подчиненных через анализ решения задач. ИНСАЙДЕР регистрирует активность сотрудника на ПК и в интернете и сортирует ее по полезности.

3.Отслеживание запуска программ с указанием длительности посещения. Руководитель может увидеть, как сотрудники работали над задачами, и выявить случаи нарушения дис

4.Контроль посещения интернет-ресурсов для обнаружения потенциальных утечек информации или недопустимых действий подчиненных.

5.Мониторинг поисковых запросов для обеспечения безопасности важных данных и повышения производительности труда.

6.Скриншоты как дополнительный инструмент контроля сотрудников. Можно настраивать съемки по расписанию или в ответ на определенные действия.

7.Мониторинг рабочего времени для удаленных сотрудников позволяет отслеживать маршруты и время нахождения в различных локациях.

Когда руководитель активно контролирует процессы, в которые вовлечены его подчиненные, компания поднимается на новый уровень организации труда. Понимание, что все действия находятся под наблюдением, мотивирует сотрудников использовать трудовые часы более эффективно.

Планерки

Короткие совещания подойдут не только для обсуждения отчетности. Они могут стать инструментом мотивации для сотрудников. Не стоит пренебрегать даже пятиминутным совещанием, ведь регулярность подобных мероприятий принесет свои плоды.

Планерки полезны по нескольким причинам:

1. способствуют прозрачности в достижении KPI;
2. помогают сотрудникам лучше понять свои обязанности;
3. дают возможность руководству информировать о санкциях за нарушения и поощрениях за успехи.

Тайный покупатель

Этот метод контроля позволяет проверить рабочий процесс. Механизм метода прост. Специально обученный человек выступает в роли подставного клиента, чтобы оценить компетентность, вежливость и профессионализм сотрудников. После проверки руководство может принять меры для повышения эффективности работы персонала.

Доска мотивации

Метод подразумевает использование различных форм презентации. Это может быть доска или стенд, а также специальные программы. Метод воздействует на весь коллектив, а не только на тех сотрудников, которые там упоминаются.

Мотивационная доска используется для отображения достижений, выполнения планов или просрочек. Информация обновляется еженедельно или ежемесячно.

Введение KPI

Очень популярный метод контроля. Система KPI (Key Performance Indicators) широко используется в организациях для числового отображения эффективности работы персонала. От руководства требуется продумать четкий алгоритм оценки для разных должностей и донести его до подчиненных. Каждый сотрудник должен хорошо понимать эту систему, поскольку она помогает специалистам наметить стратегию работы с учетом возможных наград или штрафов.

Отчетность

Еще один из наиболее распространенных методов контроля. В отчетах фиксируется время, которое подчиненные затратили на задачи, а также анализируются данные для оценки продуктивности в рамках KPI. Этот процесс можно осуществлять как в классической печатной форме, так и с помощью специального программного обеспечения для учета времени.

Контроль доступа

Для обеспечения дисциплины и предотвращения опозданий или ранних уходов с рабочего места можно использовать контрольно-пропускные пункты, турникеты с вахтером или биометрические замки. Выбор конкретного метода зависит от размеров организации, ее потребностей и бюджета. Обычные турникеты больше подойдут небольшой компании. Чем крупнее предприятие и выше риск неправомерных действий со стороны сотрудников, тем сложнее должна быть пропускная система.

Видеонаблюдение

Обычно этот метод дополняет другие инструменты контроля. Камеры позволяют фиксировать различные инциденты, такие как опоздания или прогулы сотрудников. Уязвимость метода в том, что он только констатирует события, которые произошли, но не может использоваться для предотвращения нежелательных действий. Именно поэтому видеонаблюдение эффективно в сочетании с другими способами контроля.

Прослушивание телефонных разговоров

Этот метод помогает предотвращать утечки информации и контролировать использование рабочего канала коммуникации. Руководителю станет ясно, на что сотрудники тратят время в разговорах: на выполнение своих прямых обязанностей или посторонние беседы.

Не стоит переживать по поводу этичности. Прослушивание рабочих разговоров не нарушает закон о неприкосновенности частной жизни, потому что руководство мониторит использование служебного, а не личного времени.

Аудиозапись звонков сотрудников может быть полезна и для анализа общения персонала с клиентами. Прослушивание позволяет выявлять ошибки и улучшать стратегию деловой коммуникации.

GPS-трекинг

Для контроля за специалистами, которые постоянно находятся в движении или работают вне офиса, нужны специальные способы. GPS-трекеры, как личные, так и стационарные, могут использоваться для отслеживания действий сотрудников и их местоположения. Это помогает руководству всегда быть в курсе событий, которые касаются работы подчиненных.

GPS-трекинг предотвращает различные проблемы и позволяет начальству контролировать действия сотрудников.

Оценка и повышение квалификации

Для продуктивной работы начальству необходимо постоянно отслеживать профессиональный уровень членов команды. Оценка компетентности персонала потребует не только проверок через тайных покупателей и прослушивание разговоров, но и применения более комплексных методик.

Определить уровень квалификации сотрудников можно через экзамены. Но использовать их результаты важно в сочетании с непосредственным наблюдением. Это позволит более объективно оценить компетенции персонала.

Мало определить профессиональный уровень подчиненных, надо еще и регулярно улучшать навыки сотрудников. Для этого используются учебные курсы и программы обмена опытом, где представители других компаний делятся своими методами работы.

Способы повышения квалификации персонала зависят от особенностей организации, обязанностей подчиненных и подхода к контролю. Важно, чтобы после прохождения экзаменов и курсов сотрудник повышал свой профессиональный уровень. В противном случае его смещают с должности или продолжают обучать.

Методика DISC

Вопросы контроля уже давно стояли перед компаниями, поэтому и решать их начали еще в прошлом веке. Одним из эффективных методов контроля сотрудников является методика DISC, которую в 1928 году разработал психолог Уильям Марстон. Название представляет собой аббревиатуру из четырех ключевых аспектов системы:

1. Dominance — господство.
2. Inducement — побуждение.
3. Submission — подчинение.
4. Compliance — согласие.

Суть метода заключается в том, что HR-менеджеры используют специальный опросник в беседах с соискателями. Он помогает определить типы сотрудников и подобрать для них соответствующие должности, что в дальнейшем повысит эффективность выполнения задач.

Методика DISC давно зарекомендовала себя. Ее применяют многие корпорации, такие как McDonald’s и Ford. Система помогает эффективно распределять кадры и повышать производительность.

Заключение

Защита корпоративной информации и повышение эффективности каждого подчиненного — ключевые задачи для любого руководителя. Существует множество методов и программных решений для контроля качества работы персонала, включая автоматизированные системы мониторинга ПК и учета времени. Их можно комбинировать с другими методами отслеживания и отчетности, такими как видеонаблюдение или пропускное оборудование. Конечное решение о выборе конкретных способов контроля зависит от потребностей и характера организации.

Работодателю важно понимать, какие именно функции в его случае выполняет та или иная система мониторинга. Также необходимо, чтобы отслеживание базировалось на открытом сотрудничестве, когда подчиненные осознают, что их действия фиксируются.