Система учета рабочего времени: общие сведения

Преимущества программы

Сервисы учета рабочего времени используются для оптимизации трудовых процессов. Возможности ПО:

• контролирует опоздания и ранние уходы сотрудников;.
• формирует табель учета рабочего времени;.
• позволяет справедливо начислять зарплату.

Кроме того, благодаря внедрению СУРВ руководитель откажется от бумажных носителей и снизит загруженность подчиненных.

Запуск мониторинговой программы происходит в рабочее время. Также у ПО есть функция установки нужного графика или круглосуточного режима. Для обслуживания СУРВ не требуется привлечение новых сотрудников.

Одним из самых результативных сервисов контроля считается ИНСАЙДЕР, который начинает работать сразу при включении ПК и мониторит занятость пользователя. Если сотрудник не задействует мышку или клавиатуру больше пяти минут, сервис запускает отсчет времени бездействия.

Система делит активность пользователя на результативную и непродуктивную. То есть человеку нужно не просто сидеть за компьютером и двигать мышку, а выполнять задачи.

Целью ПО является повышение производительности персонала без формирования атмосферы тотального контроля. Чтобы освоить программу ИНСАЙДЕР, требуется пять минут для изучения экранов активности, настроек, группировок и регламентов.

Сервис позволит контролировать занятость членов коллектива в рабочее время. И сегодня нет более результативного способа для этого.

Задачи СУРВ

У каждой компании свои причины для внедрения EMS, но в 95% случаев они похожи. Задачами программного обеспечения являются:

1. Повышение уровня дисциплины и продуктивности персонала. Сотрудники, которые знают о контроле, не отлынивают от выполнения обязанностей и оперативно решают рабочие задачи.
2. Защита бизнеса от инсайдерских угроз. Если сотрудники компании в рабочее время просматривают ролики на YouTube, она теряет десятки тысяч рублей ежедневно. Но в команде могут быть не только бездельники. Некоторые недобросовестные работники скачивают базу данных клиентов для личного пользования или перепродают ее конкурентам. В таких случаях ущерб достигает шестизначных сумм. Кроме того, страдает имидж организации. СУРВ моментально фиксирует подобные действия и отправляет администратору системы соответствующее сообщение.
3. Выявление слабых мест менеджмента. Благодаря детализированным отчетам руководитель оценит степень загруженности каждого подчиненного и поймет, на выполнение каких задач у команды уходит больше времени. Анализ этой информации позволит менеджерам оптимизировать ключевые бизнес-процессы.
4. Разгрузка руководства. Объективность ПО составляет 100%: ее оценка персонала не связана с личными симпатиями. У менеджеров появляется время на решение более важных стратегических вопросов.

СУРВ помогает руководству понять, чем занимается коллектив, и перераспределить задачи, если кто-то из подчиненных не справляется.

Функции сервиса

Большинство EMS-систем позволяет:

1.Просматривать экраны в онлайн-режиме. Учетная запись администратора дает возможность руководителю подключиться к любому ПК. Начальник увидит, какие программы и вкладки подчиненный открыл в браузере и что он делает прямо сейчас. Или зафиксирует отсутствие сотрудника на месте.

2.Вести статистику активности. Благодаря функционалу EMS руководитель узнает, сколько времени подчиненные просматривают разные программы. Опция позволяет объявлять выговоры нарушителям трудовой дисциплины и нормализовать бизнес-процессы, которые выстроены неправильно.

3.Делать скриншоты и вести видеозапись экрана. Функция необходима для изучения действий членов команды. ПО делает это с заданной периодичностью по желанию руководства или по расписанию в автоматическом режиме.

4.Учитывать время. Сервис ведет статистику использования ПК. СУРВ отмечает период работы устройства, нахождение в спящем режиме, время выполнения задач. Такая возможность является самым простым способом оценки продуктивности и вовлеченности каждого сотрудника, выделения активных и старательных.

5.Вести аналитику. Система автоматически формирует отчеты на основе собранной информации. Наглядные дашборды позволяют понять, когда персонал работает результативно.

Самые продвинутые продукты имеют функцию кейлоггера и автоматических уведомлений. Последние встряхнут сотрудников, которые отвлеклись от работы. Реакция на уведомление будет не столь негативной, как на стук в дверь кабинета или звонок руководителя.

Дополнительные опции СУРВ

Современные сервисы позволяют пользователям:

1. Управлять удаленно. Благодаря ПО руководитель подключится к любому компьютеру и получит доступ к мышке и клавиатуре. Это удобно, если нужна помощь с выполнением сложной задачи. Особенно, когда сотрудники работают дистанционно. Или при необходимости внезапной проверки члена команды.
2. Отслеживать разговоры по телефону. Коллтрекинг — функция записи и анализа статистики звонков — незаменима в работе руководителя отдела продаж.
3. Защищать от утечки данных. СУРВ помогает контролировать трафик внутри информационной системы компании. Если сотрудник без разрешения руководства попробует загрузить БД на флешку, программа сразу пришлет оповещение.
4. Отслеживать по GPS. С помощью ПО руководитель узнает местоположение и маршрут сотрудников на выезде.

Кроме того, СУРВ интегрируется с другими сервисами. Выбирайте систему учета времени, которая сможет взаимодействовать с таск-менеджерами, CRM-системами и прочими инструментами аналитики и автоматизации.

Топ-7 программ для контроля рабочего времени

Разработчики предлагают разные EMS-системы. В рейтинг вошли продукты, которые наиболее удобны для руководителей компаний и соответствуют специфике российского бизнеса:

1.ИНСАЙДЕР. Сервис работает на CMS «1С-Битрикс» и интегрируется с «Битрикс24». Функционал: фиксация нахождения на месте, содержание трудового дня, снимки экранов при нарушении политики безопасности организации, контроль удаленного персонала.

2.Kickidler. Мощное решение с интерфейсом самоконтроля для отслеживания личной эффективности, инструментами для оценки продуктивности работы, фильтрами по приложениям и сайтам, автоматической системой фиксации нарушений. Интегрируется с «Битрикс24».

3.CrocoTime. Удобная программа для планирования трудового дня, формирования детальной статистики по активности каждого члена команды, анализа времени выполнения задач.

4.Bitcop Security. Сервис для взаимодействия с фрилансерами. Интегрируется с Active Directory, разграничивает права доступа, собирает статистические данные о работе в интернете.

5.«Стахановец». Решение позволяет контролировать присутствие, активность и опоздания членов команды. Составляет отчетность о взаимоотношениях сотрудников, перехватывает изображения с рабочего стола, разговоры в Skype и Viber.

6.Staffcop. EMS-система обеспечивает информационную безопасность организации, обнаруживает угрозы, выявляет проблемных работников.

Согласно исследованиям компании TOP10VPN, в англоязычном сегменте самыми популярными СУРВ стали продукты от HubStaff, Time Doctor и FlexiSPY. А также российская система Kickidler. Относительно новым, но перспективным игроком на рынке является ИНСАЙДЕР.

Правила выбора системы учета рабочего времени

Обращайте внимание на пять важных моментов:

1. Стоимость. Объективно оцените потребности компании. Крупному бизнесу лучше приобрести корпоративную лицензию для подключения к системе любого количества ПК. Другими критериями выбора могут стать бесплатный тестовый доступ, тип лицензии и т. д.
2. Функционал. Учитывайте специфику компании. Предприятию, где компьютеры требуются только бухгалтерии и отделу продаж, достаточно простого трекера от Yaware, а IT-компания нуждается в более мощных инструментах.
3. Хранение информации. Выбирать придется между On-Cloud и On-Premise. В первом варианте данные хранятся на облачном сервере, который предоставляют разработчики. Это делает настройку проще, но создает угрозу ИБ. Во втором варианте сведения размещаются на локальном сервере организации. Это более надежный выбор, но требует закупки специального оборудования.
4. Техническая поддержка. Она должна быть круглосуточной и бесплатной. Помните, что некоторые вендоры берут дополнительные деньги за премиум-поддержку для решения сложных технических задач.
5. Отзывы пользователей. Ищите их на независимых ресурсах — Startpack и Capterra.

Обратите внимание и на нюансы. Например, разные механизмы удаленного контроля — через VPN, RDP или напрямую.

Особенности внедрения СУРВ

У систем учета рабочего времени есть как сторонники, так и противники. Среди первых — руководители всех уровней. Противниками являются рядовые сотрудники, которые считают факт внедрения программы на ПК попыткой вторжения в личную жизнь. Недовольство персонала в этом случае — нормальная реакция. Все нововведения пугают.

Руководству необходимо действовать аккуратно. Если резко внедрить систему учета, компанию накроет волна увольнений.

Ошибки, которые становятся причиной массового ухода сотрудников

1. Скрытность. Многие начальники считают, что тайно контролировать персонал — это нормально. Они внедряют программное обеспечение, читают электронную почту и сообщения в мессенджерах, подсматривают через веб-камеру. После того, как сотрудники обнаружат слежку, у руководителя могут возникнуть проблемы — эти методы незаконны.
2. Недостаток общения. Информирование коллектива об установке средств контроля не пресечет недовольство подчиненных. Сотрудникам нужно объяснить причину введения подобных мер и озвучить цели, которые планируется в итоге достичь. И лучше при этом подчеркнуть выгоды рядовых членов коллектива.
3. Дефицит техподдержки. При внедрении любой программы возникают вопросы, которые касаются специфики использования. Сотрудники должны понимать, что и как делать. В противном случае они будут ошибаться. Чтобы избежать неприятных ситуаций, необходимо обучить персонал.
4. Информационный вакуум. Некоторые начальники не доносят до подчиненных итоги мониторинга, что накаляет обстановку. Обратная связь с сотрудниками крайне важна.
5. Неприятие возражений. В каждой компании есть сотрудники, которые противятся нововведениям. Недовольство ценных специалистов нельзя оставлять без внимания: рассматривать нужно каждое возражение. Но при этом следует напомнить подчиненным, что Трудовой кодекс РФ учитывает интересы всех сторон: как работников, так и владельцев бизнеса.

Если вы сможете исключить такие ошибки или своевременно устраните их, то узнаете, чем занимаются подчиненные в рабочее время и получите в свое распоряжение мощный мотивационный продукт.

Особенности установки СУРВ

Чтобы персонал лояльно воспринимал наличие системы учета рабочего времени, соблюдайте определенные правила:

1. Не подтасовывайте данные. Софт устанавливается для повышения продуктивности работы компании. А не для того, чтобы выставить отдельных членов коллектива бездельниками и найти поводы для их увольнения.
2. Не следите в режиме нон-стоп и не вводите санкции из-за каждого инцидента. Постоянно работать эффективно не может ни один человек, а факт надзора давит и выматывает. Сотрудники переживают, что их данные окажутся у третьих лиц, поэтому протестуют против внедрения системы.
3. Убедитесь, что программа не влияет на работу ПК. Техника, которая периодически зависает, раздражает. Если сотрудники понимают, что это связано с установкой ПО, то реагируют негативно.

ИНСАЙДЕР — гибкий, беспристрастный и мощный инструмент контроля. Именно так отзываются о программе те, кто внедрил ее в свою компанию. Сервис работает в скрытом режиме, не отвлекает пользователей всплывающими окнами, автоматически собирает статистические данные, детально анализирует информацию, исключает влияние человеческого фактора.

Законность отслеживания занятости персонала

Многие спрашивают, не нарушает ли права сотрудников использование СУРВ и других ПО контроля. В соответствии с законом руководство компании может устанавливать на свои компьютеры любые программы.

Вопрос только в персональных данных, которые собирают такие инструменты. Для исключения возможных проблем:

1. Сообщите подчиненным об установке ESM-системы и объясните особенности ее работы. А также расскажите, почему нельзя пользоваться персональными мессенджерами и социальными сетями в офисе.
2. Составьте дополнительное соглашение к трудовому договору. Пусть каждый член коллектива ознакомится с новыми правилами и поставит подпись на документе.

Помните: прозрачность действий сводит к минимуму риск возникновения проблем и конфликтов с подчиненными в будущем. ИНСАЙДЕР помогает эффективно управлять командой, выявляет нечистых на руку сотрудников, которые занимаются кражей конфиденциальной информации, составляет отчеты о серфинге в социальных сетях, онлайн-играх на рабочем месте и т. д.

Сервис внедряется в компаниях любого размера и отрасли. Им пользуются руководители и менеджеры, HR-специалисты, которые ведут табель учета рабочего времени, юристы и сотрудники службы безопасности.

ИНСАЙДЕР позволяет повышать производительность каждого специалиста и всей организации. С его помощью вы определите сильные и слабые стороны членов своей команды, спрогнозируете возможные инциденты и улучшите качество работы.

Воспользуйтесь 14-дневной триал-версией ИНСАЙДЕРА, чтобы протестировать весь функционал.