Программы для мониторинга активности сотрудников: виды и назначение
Для чего необходим контроль за подчиненными на рабочем месте
У владельцев бизнеса есть вполне обоснованные причины для наблюдения за своими сотрудниками. На сегодняшний день 89% компаний по всему миру сталкивались с утечками конфиденциальной информации, и в 61% случаев такие инциденты сильно ударяли по финансам и репутации организации.
Кроме того, программы для мониторинга помогают выявить неэффективных подчиненных. Например, если один из сотрудников во время рабочего дня отвлекается на компьютерные игры, переписывается с приятелями в мессенджерах или просматривает социальные сети, компания может потерять около 10 тысяч рублей за месяц.
Еще одна важная функция программ контроля — возможность выявления неблагонадежных членов коллектива. Случается, в организациях работают люди, которые подрывают авторитет начальства, что негативно сказывается на общей производительности труда. Чтобы это предотвратить, лучше действовать на опережение: оперативно определить и устранить проблему.
Пандемия коронавируса привела к тому, что многие компании перевели сотрудников на удаленную работу. Это усложнило процесс мониторинга их деятельности. В этом случае софт для контроля удаленных работников также становится полезным инструментом для руководства.
Законность установки программ мониторинга на служебных ПК
Конституция РФ охраняет право каждого человека на неприкосновенность частной жизни, поэтому чтение чужих личных переписок недопустимо. Однако ситуация меняется, когда речь идет о выполнении служебных обязанностей.
Руководитель фактически арендует личное время своей команды, и оно становится рабочим. Таким образом, соответствующая статья Конституции об охране частной жизни здесь не подходит. Кроме того, корпоративный интернет-трафик и все данные, которые проходят через него, принадлежат компании.
Таким образом, в вопросах мониторинга работы сотрудников закон поддерживает руководство. Тем не менее, следует учитывать моральные и этические аспекты. Важно не перебарщивать, так как слежка за фрилансерами вне рабочего времени может привести к уголовной ответственности. Поэтому выбор программы для наблюдения за подчиненными требует вдумчивого подхода.
Например, система мониторинга персонала ИНСАЙДЕР разработана только для коммерческого использования и повышения прибыли, а не ради тотальной топорной слежки.
Важно не переусердствовать с контролем, так как чрезмерное внимание руководства может вызвать стресс у сотрудников и привести к их увольнению. Кроме того, творческую деятельность просто не получится эффективно контролировать с помощью тайм-трекеров.
В конечном итоге программное обеспечение для мониторинга приносит пользу не только руководству, но и самим работникам. Например, наиболее эффективные сотрудники могут получать премии при достижении определенных показателей эффективности, что способствует повышению их мотивации. Видеозапись экрана в реальном времени помогает развеять подозрения в отношении порядочных работников, а кейлоггер пригодится в случае забывания пароля.
Типы софта для наблюдения за персоналом
ПО для удаленного доступа
Изначально для контроля действий сотрудников за ПК руководители применяли такие приложения, как RuDesktop. Эти программы не создавались специально для слежки, но предоставляют доступ к служебным компьютерам, включая устройства подчиненных на удаленке. RuDesktop позволяет в режиме реального времени наблюдать за рабочим столом одного или нескольких сотрудников, а также дистанционно управлять любыми приложениями.
Программа Radmin для удаленной технической поддержки обладает похожими функциями. Существуют и другие аналогичные приложения: Supremo Remote Desktop, Ammyy Admin, TightVNC, mRemoteNG и Remote Utilities. Все эти программы работают открыто, то есть сотрудники в курсе, что их активность мониторится.
Шпионские программы для перехвата информации — кейлоггеры
Такой софт обладает высокой эффективностью, так как сотрудник не подозревает о контроле и ведет себя привычным образом.
Один из самых простых шпионских инструментов — кейлоггеры, которые по-прежнему активно используются в небольших компаниях. Эти программы не следят за действиями на компьютерах работников напрямую.
Кейлоггеры, или клавиатурные шпионы, фиксируют любой ввод символов на ПК. Руководитель получает log-файл с данными о том, что сотрудник печатал в течение рабочего времени. Настройки позволяют установить софт в скрытом режиме или замаскировать его под системную задачу.
Например, ИНСАЙДЕР собирает информацию о нажатиях клавиш во всех приложениях (электронная почта, социальные сети, браузеры, офисное ПО) и отображает все, что вводили сотрудники. С помощью кейлоггера можно найти упоминания любых ключевых слов, таких как имя руководителя или заказчика организации.
Среди популярных кейлоггеров можно выделить: Ardamax Keylogger, Spytech SpyAgent, Actual Spy, Refog Personal Monitor, Spyrix Personal Monitor, Elite Keylogger, All In One Keylogger, и Spytector.
Видеологгеры в скрытом режиме ведут запись или делают скриншоты рабочего стола через определенные интервалы. Помимо этого, можно настроить такую программу для отслеживания конкретных действий. Результаты работы ПО отправляются на ПК начальника.
Кроме того, существуют приложения-шпионы, которые отслеживают историю визитов на веб-ресурсы, передачу файлов на печать, электронную почту и информацию, которая копируется в буфер обмена. Популярные из них — Real Spy Monitor, NeoSpy и Spy Go. Главный недостаток такого софта — нет многопользовательского режима, что делает его неудобным для средних и крупных компаний.
Программы для учета рабочего времени на компьютере
Такое ПО для отслеживания облегчает работу по ведению табеля. Софт самостоятельно формирует ведомости учета рабочего времени. Дополнительные данные, такие как трудовой график, отпуска и больничные, могут вводиться вручную или подгружаться из кадровых систем.
Помимо ИНСАЙДЕР, есть аналогичные решения для учета рабочего времени. Например, CrocoTime контролирует трудовые часы сотрудников и отмечает любые отхождения от алгоритма, который установил руководитель.
Комплексное ПО StaffCop защищает корпоративные данные, предоставляет дистанционный доступ к устройствам, фиксирует простои и анализирует эффективность персонала.
«Стахановец» с функцией отслеживания геолокации схож с ИНСАЙДЕР. Программу можно настроить под каждого подчиненного с учетом его трудового расписания и служебных обязанностей.
К другим решениям с похожим функционалом относятся Disciplina, Kickidler, Mipko Employee Monitor, Lanagent Enterprise и NeoSpy. Среди англоязычного софта популярны HubStaff, Teramind, Time Doctor, ActivTrack, Skype Time, Toggl и Activity Monitor.
Онлайн-отслеживание подчиненных
Эта функция позволяет контролировать активность персонала на ПК в режиме реального времени. Начальство может мониторить, какие приложения и сайты посещал работник на служебном устройстве.
Скриншоты
Снимки экрана фиксируют все действия подчиненного за ПК в течение трудовой смены. Скриншоты сохраняются на сервере в специальном сжатом формате. Благодаря этой функции руководитель может отследить работу сотрудника и обнаружить нарушения служебной дисциплины после их совершения.
DLP-системы для защиты корпоративных данных
Хотя шпионские программы имеют широкий спектр полезных функций, они не могут детально анализировать интернет-трафик на предмет утечки информации. С этой задачей справляются DLP-системы (Data Leak Prevention), что в переводе означает «предотвращение утечек данных».
Такие программы представляют собой мощные и зачастую дорогие инструменты информационной безопасности для мониторинга трафика на рабочих компьютерах. Эти системы анализируют как входящие, так и исходящие потоки данных с целью выявления возможных утечек конфиденциальных сведений. Функция учета рабочего времени здесь выступает в качестве дополнения к основной задаче.
На сегодняшний день среди ведущих разработчиков DLP-систем можно выделить такие компании, как Verdasys Inc, Symantec Corporation и Websense Inc. В России популярны решения: InfoWatch от «Лаборатории Касперского», SecureTower от Falcongaze, «МФИ Софт» и Trafica. Эти системы активно используются крупными финансовыми учреждениями, государственными организациями, а также предприятиями в промышленном и энергетическом секторах. Например, «Газпромбанк» применяет SecureTower для защиты конфиденциальных данных.
Анализ данных в DLP-системах может быть двух основных типов: формальный и контентный. Первый предполагает распознавание специальных меток, грифов на документах и использование хеш-функций. Контентный анализ подразумевает мониторинг всей внутренней и внешней пересылки данных с комплексной фильтрацией сведений. В комплексе эти два метода обеспечивают высокий уровень защиты информации, хотя и не гарантируют стопроцентной безопасности. Мы рекомендуем клиентам использовать DLP-системы в сочетании с ПО для мониторинга персонала.
GPS-трекеры и системы мониторинга
Такие устройства и системы мониторинга позволяют контролировать перемещения членов команды внутри офиса и за его пределами с помощью геолокации. Это необходимо для предотвращения доступа сотрудников в ограниченные зоны без разрешения.
Служебные машины часто снабжают GPS-маячками, чтобы начальник мог отслеживать передвижение автомобиля. Эта система помогает избежать халатности и грубых нарушений трудовой дисциплины, особенно если деятельность связана с разъездами. Например, если водитель использовал рабочий транспорт для собственных нужд, ему придется отчитываться перед руководством.
В России GPS-браслеты производят компании «Аргус-Спектр», «Эффективные решения» и другие IT-компании. Принцип действия этих устройств схож с распространенными детскими гаджетами KidSmartWatch, которые родители используют для отслеживания перемещений своего ребенка. Информация с GPS-браслетов передается на главный сервер, компьютер или телефон начальника.
Для более надежной защиты навигационные решения могут комбинироваться с биометрическими сканерами или картами доступа. Такие сочетания часто применяются на военных базах, атомных станциях и других стратегически важных объектах. Для бизнеса подойдут более простые системы, такие как Boss Control и ее аналоги. Они сканируют отпечатки пальцев сотрудников и фиксируют время начала и завершения трудовой смены. Информация из системы Boss Control хранится в облаке.
Отслеживание мобильных устройств
Служебные смартфоны также могут использоваться в качестве трекеров для отслеживания геолокации подчиненных. Это позволяет контролировать, не сошел ли сотрудник с рабочего маршрута.
Оценка эффективности персонала с помощью ПО
Системы онлайн-отслеживания контролируют все операции сотрудников на рабочем месте. Такие решения фиксируют не только визиты на веб-ресурсы и использование программ, но также учитывают время простоев, например, перекуры или кофе-брейки.
Все действия сотрудников классифицируются на две категории: «Продуктивные» и «Отвлечения». Если подчиненный не занят никакой деятельностью, это время помечается в системе как «Простой».
Следующая функция будет особенно полезна для людей, которые предпочитают структурное отображение информации. Система предоставляет аналитику для получения полного представления о производительности труда как конкретного работника, так и целых отделов. Отчеты доступны в веб-интерфейсе решения ИНСАЙДЕР.
Аналитические данные визуализируются в виде диаграмм, где продуктивные и неэффективные действия выделяются различными цветами.
Система определяет уровень производительности на основе списка веб-ресурсов и программ, необходимых для выполнения рабочих обязанностей. Например, дизайнер может использовать Photoshop и Corel, а также искать изображения на фотостоках и в дизайнерских пабликах. Бухгалтеру понадобится программа 1С, а юрист берет информацию из системы «Консультант Плюс».
По аналогичному принципу решение определяет непродуктивные источники. Например, визит в мессенджер Telegram система пометит как неэффективное действие для подчиненного, который не трудится в сфере SMM, а открытие Word будет считаться непродуктивной операцией для программиста.
Нейтральными признаются те приложения и веб-ресурсы, которые могут использоваться как с пользой для работы, так и без. К ним относятся поисковики Google и Яндекс.
ПО для мониторинга персонала делится на два основных типа. Первый включает в себя программы, которые отслеживают выполнение служебных задач. Подчиненный вносит данные о текущем проекте, и система замеряет время работы, а также посещение веб-ресурсов и открытие софта. Примером такого приложения служит Time Doctor. Однако подобные программы можно легко перехитрить.
Второй тип включает решения на базе метода Zero Trust. Эти системы регистрируют действия сотрудников: на каких веб-ресурсах или в программах они кликают мышью и нажимают кнопки клавиатуры. На основе сбора данных софт помечает каждое действие как продуктивное, неэффективное или нейтральное. Отсутствие какой-либо активности рассматривается как безделье на рабочем месте. Например, система ИНСАЙДЕР начинает отсчитывать время простоя сотрудника после одной минуты бездействия.
Внедрение системы отслеживания персонала
Интеграция программы контроля за ПК подчиненных требует значительных усилий как с технической стороны, так и в вопросе управления. Сотрудники могут быть не готовы к таким изменениям, поэтому важно заранее подготовить их. Необходимо подробно объяснить преимущества нового формата работы и гарантировать прозрачность контроля.
Как выбрать программу для мониторинга персонала
Способов отслеживать активность подчиненных существует множество, и этим целям служат разные программы. Выбор между бесплатным шпионским софтом или мощной DLP-системой остается за руководителем.
Мы рекомендуем систему ИНСАЙДЕР. Решение сочетает в себе обширный функционал для мониторинга персонала и оптимальную стоимость. Если вы сомневаетесь, доступна бесплатная пробная версия. В течение 14 дней вы сможете ознакомиться со всеми опциями системы и приобрести полноценную версию.