10 фраз в деловой переписке, от которых бомбит

Офисные сотрудники и фрилансеры знают, как могут бесить рабочие письма. Дело даже не в ошибках или опечатках. В основном большую волну негодования вызывают слова-паразиты и речевые штампы, которые вроде бы призваны упростить общение. Однако на деле они запутывают, напрягают и показывают неуважение к человеку и его работе. В этой статье мы расскажем о фразах, которые не стоит использовать, если вы не хотите, чтобы вас вспоминали недобрыми словами.

Коллеги

Такое обращение ассоциируется с официозом прошлого века и отстраненностью. Оно обезличивает тех, на кого направлено, раздражает и почти никогда не заканчивается чем-то хорошим.

Как лучше: Если вам нужно обратиться к определенной группе людей, лучше просто перечислите их «Егор, Вадим, Олег, ваша задача на сегодня...», «Разработчики, вам нужно сделать...». Когда нужно обратиться ко всем, напишите что-то типа «Привет всем», но только не «Коллеги».

Я вас услышал

Фраза кажется обычной, но от нее веет холодком и высокомерием. Если хотите оставить неприятное послевкусие после беседы, скажите: «Я вас услышал».

Как лучше: Попробуйте донести до собеседника, что вы поняли его мысль, более неформальными словами. «К 3 ноября проект будет сделан» или «Хорошо, мы привлечем еще нескольких дизайнеров, чтоб успеть к сроку».

Я не знал, я не специально

Такие выражения создают впечатление, будто человек хочет как можно скорее сбросить с себя ответственность, а не разобраться в ситуации. Даже если вы, действительно, не знали, то говорить об этом бесполезно, потому что ситуация уже произошла.

Как лучше: Бросайте оправдываться и искать виноватых, предлагайте варианты решения проблемы. Этот совет подходит под все случаи жизни, кроме тех, где вас попросили объяснить причины случившегося.

Нужно еще вчера, приоритетная задача, ASAP и пр.

Такие «подгонялки» раздражают, особенно если видишь их в конце рабочего дня и не можешь оценить, задача актуальна или уже нет. Для действительно срочных задач есть более быстрые способы связи — звонок или мессенджер.

Как лучше: Не кричите о «срочности». Если что-то нужно сделать быстро, свяжитесь лично, чтобы убедиться, что человек не увидит ваше сообщение ночью. Обязательно расскажите, почему нужно поспешить с выполнением задачи, но постарайтесь избегать любых «горит» и «срочноважно».

Как вы уже знаете/как я уже говорил, в моем последнем письме

В таких высказываниях сквозит пассивная агрессия и обвинения в рабочей безалаберности. Если мы переведем любую из этих фраз с офисного на человеческий, то получится «Почему я работаю с дураками, которым нужно повторять миллион раз одно и то же».

Как лучше: Независимо от того, помнят ли коллеги, что вы однажды сказали, укажите, где можно получить подробную информацию по проекту или вкратце передайте суть. «Все правки от клиента находятся в его папке», либо «Ситуация в следующем: нужно переделать все карточки до конца недели. Успеем?».

Тут дело на пять минут, посмотри одним глазком, ты же профессионал

Такие фразы-манипуляции показывают, что человек во что бы то ни было хочет получить желаемое, и ему все чем вы заняты. Делаются задачи «на пять минут», как правило, наспех между основными делами, «в фоновом режиме» и без желания, лишь бы не портить отношения. В итоге, страдает результат.

Как лучше: Постарайтесь не просить коллег о том, что не входит в их рабочий функционал. Если же этого нельзя избежать, то предоставьте им отходные пути: «Если ты сейчас занята, то я справлюсь сама, не беспокойся».

Это была шутка (в спорной или конфликтной ситуации)

Даже если вы просто пошутили, а вас не поняли, эта фраза подвергает сомнению ваше чувство юмора и выставляет тех, кто шутку не оценил, эмоционально нестабильными личностями.

Как лучше: Не шутите. Если ляпнули ерунду, лучше сразу извинитесь.

Искренне ваш.../ с уважением... и другая чрезмерная вежливость

Люди быстро улавливают, что за всей этой благожелательностью стоит попытка навесить новые обязанности. Формальная вежливость раздражает, потому что все понимают, что отправителю все равно на потребности адресата.

Также дела обстоят с благодарностью. Мало заботы в том, чтобы отвлекать от рабочих задач письмом с «спасибо», только из привычки быть вежливым.

Как лучше: Проявите благодарность и заботу на деле, а не на словах. Для этого убедитесь, что вся информация есть в письме и его смысл понятен получателю с первого раза. Не забывайте использовать «пожалуйста», благодарить и прощаться.

К сведению/ надо бы обсудить/ надо сделать

Письмо бесит тем, что оставляет чувство незаконченности и неопределенности. Сообщения в общем чате, которые содержат такие фразы, оставляют получателя в недоумении, а должен ли я что-то сделать? Или можно просто проигнорировать сообщение?

Как лучше: Перед отправкой перечитайте письмо и проверьте, ясно ли из него, кто, что и в какие сроки должен сделать? Адресуйте послание одному человеку, либо конкретизируйте, к кому обращаетесь, если скидываете в общий чат. «Прошу программистов посмотреть список предложений до завтра и каждому подумать, что мы можем внедрить».

Сделайте отчет/ напишите апдейты/ коллеги

«Коллеги, сделайте отчет по проекту с металлочерепицами» — такое сообщение в общем чате, скорее всего, будет проигнорировано. В нем нет конкретного адресата, сроков.

Как лучше: Если вы решили поставить задачу в общем чате, то сразу же назначайте ответственного. «Марина и Катя, сделайте отчет по проекту с металлочерепицами до трех часов».

Что можно посмотреть и почитать по теме?

1. «Новые правила деловой переписки» Максима Ильяхова и Людмилы Сарычевой рассказывают, как важны уважение к адресату и забота о его интересах в рабочей переписке. И что можно сделать, чтобы избежать манипуляции, обоюдного презрения, и повысить эффективность рабочего общения.
2. В статье «Деловая переписка в IT» вы найдете информацию об особенностях формального общения. Узнаете, что может сделать переписку скучной и раздражающей, получите несколько дельных советов, как общаться, чтобы никого не бесить.
3. Книга «Проще говоря: Как писать деловые письма, проводить презентации, общаться с коллегами и клиентами» Джея Салливана поможет вам разобраться, как взаимодействовать в ситуациях, где вы владеете вниманием людей, как важно говорить с коллегами о них самих и свести к минимуму все разговоры о себе.
4. В книге Дон-Мишеля Бода «Kind Regards. The Executive Guide to Email Correspondence» на примере маркетологов, юристов, специалистов по HR и других, показано как составлять понятные и грамотные письма на английском языке для общения с бизнес-партнерами и коллегами.
5. В книге «Переписка 2.0. Как решать вопросы в чатах, соцсетях и письмах» Саши Карепиной даются рекомендации, как сделать так, чтобы ваше сообщение не просто дочитали до конца, но и правильно поняли.
6. В статье «Деловая переписка на английском языке» вы найдете ряд фраз и советов по деловой переписке с иностранными партнерами.
7. Статья 3 tips for better writing даст понимание, как сделать деловое общение более простым, этичным и продуктивным.

Теперь вы знаете, какие фразы не стоит использовать в деловой переписке. Помните, что уважение даже в таких мелочах помогает улаживать конфликты и легко решать рабочие задачи.