Как сберечь нервы HR-директора: автоматизация найма
О том, какие процессы можно автоматизировать для HR и как это помогает бизнесу, мы поговорили с Дмитрием Акуловым, основателем INVO Group и Николаем Емельяненко, директором по продукту.
Почему вам нужна автоматизация
Автоматизация сферы управления персоналом позволяет компаниям сократить время и затраты на многие рутинные процессы и упростить работу HR-отдела в целом. Такие изменения часто являются ключевыми для повышения эффективности персонала и, соответственно, увеличения производительности бизнеса.
Например, недавно на вакансию «бизнес-аналитик» в INVO Group мы получили 1500 откликов. Без автоматизации отбор кандидатов стал бы трудным и бесконечным процессом. Пока рекрутер обработает такое число откликов «руками», лучшие успеют найти работу в другом месте, а компания потеряет прибыль из-за простоя производства.
Цель автоматизации рекрутинга — увеличить скорость закрытия вакансий, а также обучения и адаптации сотрудников. Правильно настроенная воронка найма помогает руководству и HR-отделу определить, кому были отправлены тестовые задания, сколько соискателей нужно пригласить на собеседования, какой процент кандидатов заканчивает процесс с подписанием договора, кто вышел на обучение, сколько кадров остается в резерве и т.д.
«CRM для HR-отдела: как автоматизировать и ускорить найм». БЕСПЛАТНЫЙ ВЕБИНАР 21 апреля в 11:00 по Мск.
Преимущества автоматизации HR-отдела
Одним из главных преимуществ диджитализации HR является возможность увеличения точности и качества процессов отбора персонала. HR-системы позволяют автоматически фильтровать и управлять резюме соискателей, снижая шансы на ошибки ручного отбора и улучшая процент «вхождений» кандидатов в организацию.
Мир ускоряется. Задача компании, которая хочет оставаться конкурентоспособной и опережать других, — это внедрять современные системы управления бизнесом на каждом из его участков. Найм — один из таких участков. Автоматизация HR — то же, что и СRM в продажах — друг, а не враг. Постепенно система такой и становится для HR-специалистов
Что точно можно автоматизировать:
- Сбор заявок на людей от линейных руководителей
- Работу команды по размещению вакансий
- Сбор откликов
- Скоринг
- Информирование кандидатов
- Согласование дат собеседований
- Процесс выдачи доступов, инструкций, оборудования, документов
- Контроль за обучением и стажировкой
- Согласование и подписание документов
- Внедрение прозрачной системы KPI
Еще одним преимуществом автоматизации рекрутинга является то, что она может снизить фактический человеческий фактор в принятии решений в режиме реального времени. Таким образом, HR-специалистам не нужно тратить время на ручную обработку и анализ больших объемов информации.
От автоматизации можно очень быстро получить результат. Из личного опыта работы с клиентами приведу примеры:1. воронка найма — ускорила подбор, позволила одному человеку успешно обрабатывать тысячи откликов;
2. процессы приема на работу — ускорили процесс выдачи всего необходимого для работы;
3. процесс ведения стажера — обучение, контрольные точки, база знаний позволили быстрее находить своих людей и прощаться с неэффективными.
Что позволяет настроить эффективную воронку найма
Каждый из этапов воронки представляет собой долю от общего числа кандидатов и на каждом этапе происходит отбор соискателей, которые не прошли дальше. Одно из решений для автоматизации этих этапов — внедрение системы управления наймом на базе Битрикс24.
Какие конкретно инструменты можно использовать?
1. Бизнес-процесс на согласование новой вакансии
Как работает: сотрудник, инициирующий найм, заполняет форму, в которой указывает должность, требования к кандидату, тестовое задание для отбора, дополнительные сведения. После заполнения форма уходит на согласование, и после проверки автоматически ставится задание для HR-менеджера.
2. Интеграция со всеми источниками заявок
Как работает: кандидат, откликаясь на вакансию на любом сайте, сразу попадает в HR-воронку, где с ним дальше работает конкретный специалист. При этом в Битрикс24 вы можете увидеть, какие источники работают более эффективно.
3. Автоматизированные сообщения/письма, которые отправляются кандидату в соответствии со стадией воронки (первичное собеседование/тестовое задание/финальное собеседование/оффер/выход в штат).
Как работает: на каждом этапе воронки формируются все необходимые сообщения в выбранном канале коммуникаций, система отправляет их сама в зависимости от настроенных параметров.
4. Подключение телефонии
Как работает: все разговоры с каждым кандидатом будут записаны и автоматически сохранены в его карточке.
5. Автоматическая постановка задач сотрудникам
Как работает: система сама будет ставить задачу на HR-специалиста. Это могут быть задачи на обработку заявки, приглашение на собеседование, согласование кандидатуры с руководителем, оформление документов.
6. Карточки с полной информацией по каждому кандидату: такой функционал позволяет формировать кадровый резерв.
Как работает: резюме, тестовое задания, информация о прохождении собеседований — все будет отображено в Битрикс24 в одном месте.
7. База знаний для новых сотрудников: они сразу могут получить доступ к регламентам компании и узнать подробнее про свои обязанности. Так новичок быстрее станет частью коллектива.
Кто выигрывает от автоматизации
Коротко: все. А если подробнее, то:
Рекрутер тратит меньше времени на обработку большого количества откликов, точно понимает, что от него требуется
HR-директор решает больше задач меньшим количеством ресурсов, получает управляемый бизнес-процесс с конкретными метриками, легко может увидеть, на каком уровне происходит сбой и исправить ситуацию
Операционный директор получает управляемый процесс найма и может быть уверен, что при принятии управленческих решений необходимые люди быстро найдутся
Линейный руководитель быстрее получает нужных людей в команду
Технологизация HR-отдела позволяет компании получать более понятный и прогнозируемый результат с точки зрения найма, снижая зависимость от конкретных людей. Сотрудник может уйти/прийти, а система все равно будет стабильно работать.
Конечно, автоматизация HR-отдела не является волшебной таблеткой, и она не заместит полностью человеческий фактор в управлении персоналом. Однако с ее помощью можно улучшить точность и эффективность процессов, снизить время и затраты на рутинные задачи и позволить HR-отделу сконцентрироваться на более стратегической работе.
Если вы хотите автоматизировать свой HR-отдел и получить конкретные шаги, как выстроить систему найма и адаптации сотрудников с помощью Битрикс24, регистрируйтесь на бесплатный вебинар по ссылке.