4 хаоса: как в малом бизнесе с ними справиться и прийти к системности?

В этой статье INVO Group расскажем, как продавать не по воле фортуны, а в соответствии с планом. Для этого обозначим четыре всадника апокалипсиса, которые ежегодно пускают ко дну больше миллиона* российских предпринимателей.

Хаос в выполнении поручений

Как это происходит: собственник ставит задачу и выбрасывает ее из головы. Исполнитель принимает и тоже выбрасывает задачу из головы или записывает и забывает о ней. Подходит крайний срок — задача не выполнена.

Второй сценарий: для открытия нового направления, отдела или внедрения новой системы создается рабочая группа. Происходит обсуждение, проект разбивается на задачи, которые сотрудники делят между собой. Все участники выбрасывают эти задачи из головы или ежедневно понижают их приоритет по сравнению рутинной работой. Ком просроченных задач нарастает с угрожающей скоростью и погребает под собой проект.

Чем лечится: начинайте фиксировать задачи в модуле Битрикс24 «Задачи и проекты». Нет задачи в Битриксе — ничего не было. Поручения на словах, между делом брошенные просьбы не принимаются. Фиксируйте задачи, которые вы ставите себе и сотрудникам, а они пусть фиксируют их при постановке друг другу: что нужно сделать, в какой срок, кто ответственный. Для командных проектов консолидируйте все задачи по конкретному блоку и смотрите, насколько слаженно работают ваши сотрудники.

Когда вы впервые увидите описанный структурированный поток задач в компании, поймете реальную нагрузку на команду, вы обретете оцифрованную ясность, где и почему факапятся задачи и откуда растут ноги у авралов, потому что факапы и авралы — это результат неуспевания.

Главный эффект внедрения — задачи начнут делаться как по волшебству.

«Задачи и проекты» Битрикс24 не требуют настройки, начинать работать в них можно сразу после авторизации. Количество пользователей для этого модуля не ограничено и бесплатно.

Лайфхак 1: если вы пользуетесь Яндекс.Алисой, можно даже не записывать задачи руками. Говоришь: «Алиса, запусти навык Битрикс24 Ассистент. Скажи Битрикс24 создать задачу». Дальше диктуете — задача попадает на портал. Профит!

Лайфхак 2: если у вашего проекта есть внешние подрядчики (например, вы открываете новую торговую точку или салон и с вами работают строители и ремонтники), добавляете их емейлы и они будут получать уведомления и напоминания по своим задачам на почту, а вы будете отслеживать их прогресс у себя на портале.

Хаос коммуникаций

Как это происходит: есть чат в телеграме или воцапе, где происходит обсуждение всех проектов, сделок, задач по всем отделам компании. Чтобы найти обсуждение конкретного вопроса, нужно пролистать миллион сообщений. Сделать объявление в таком чате невозможно: половина сотрудников заявит, что «не слышал», «пропустил», «не заметил».

А самое главное, смешивание рабочих и личных коммуникаций в одном мессенджере перегревает голову собственника бизнеса и эмоционально вредно для всех членов команды.

Чем лечится: переводите рабочее общение в Битрикс24. Здесь можно разложить все коммуникационные потоки по отделам, проектам и задачам, что сэкономит сотни тысяч человекочасов, которые тратятся на поиск информации и введение в курс новых сотрудников.

Для объявлений в Битрикс 24 можно использовать ленту новостей, тэгать группы и отдельных сотрудников и получать подтверждение, что каждый ознакомился с информацией.

Вывод рабочих коммуникаций из контура личных — бесценное приобретение. Когда вы зайдете в свой личный телеграм, а там не будет ничего кроме кошечек, собачек и поздравлений с Пасхой, вы поймете, что до этого и не жили вовсе.

Лайфхак: видеосозвоны Битрикса позволяют собирать до 48 человек и хорошо работают на мобильных телефонах. Договоритесь с коллегами о созвонах без согласования, в любой момент, когда нужно поговорить. Если человек занят — он просто отбивает звонок и перезванивает в удобное время. Если ему удобно — берет трубку и вы быстро решаете вопросы. Это сэкономит массу времени, которую вы могли бы потратить на вопросы «Тебе удобно? Можешь говорить?».

Хаос хранения документов

Как это происходит: документы у сотрудников хранятся на локальных компьютерах и пересылаются по почте или архив ведется в какой-то сетевой папке, куда складывается всё подряд: документы временного и постоянного хранения, документы, находящиеся на разных этапах согласования и т.д. Ориентируется в этой папке один-единственный сотрудник, остальные избегают лишний раз соваться в это гиблое место.

Другая распространенная ситуация: документы лежат на открытых платформах, с непонятно какими правами на редактирование и просмотр и нарушают все мыслимые законы безопасности.

Чем лечится: в Битрикс24 есть облачный диск, который бесшовно связан с остальными инструментами, позволяет разграничивать права и совместно редактировать документы.

Например, когда в отдел приходит новый сотрудник, ему автоматически предоставляются все доступы этого отдела к документа, которые потребуются ему для работы.

Хаос распределения времени

Как это происходит: чтобы собраться на встречу в составе от 3 человек, кому-то из участников приходится тратить час на опрос: «Тебе удобно? А во сколько тебе удобно?». Каждый созвон или встреча требуют этого ритуального танца, который иногда занимает больше времени, чем длится сама встреча.

Чем лечится: заводите всем сотрудникам календари в Битриксе и интегрируйте их во все процессы компании. Подбор удобного для всех времени становится вопросом минуты.

Лайфхак 1: бронируйте время в собственном календаре для выполнения своих задач. Потому что, когда ваш календарь доступен для брони всем сотрудникам, они начинают этим пользоваться. У менеджеров это может приводить к 6-7 встречам в день.

Лайфхак 2: Если используете Битрикс в связке с Алисой, очень удобно с утра просить ее рассказать план день и прослушивать его за чашкой кофе.

Мы много рассказываем о бесплатных возможностях Битрикс24, которые можно внедрить в ежедневные бизнес-практики уже сейчас. Подписывайте на наш Телеграм-канал, там вы найдете лайфхаки, кейсы и полезные вебинары.

*по данным Федеральной службы информации в России ежегодно ликвидируются более миллиона ИП и юрлиц https://xn—h1ari.xn—p1ai/Main/StatisticalInformation