Как автоматизировать бизнес и работать 4 часа в день: внедрение KPI

«Скажите, что бы вы сейчас хотели делать? Покорять горы в Швейцарии или расслабляться на яхте в Греции? А может вы бы хотели уделять больше времени семье? Возможно, вашему бизнесу не хватает времени на более важные задачи, и львиная доля часов уходит на рутину. Я помогу проложить маршрут в счастливое будущее и сокращу ваше рабочее время» — именно такое вдохновляющее начало у известной книги Тимоти Ферриса про 4-х часовую рабочую неделю.

Идея книги

Она заключается в создании бизнеса, который работает за счет экспертов. А ваше участие в нем будет минимальным. Автор предложил найти бесперебойные процессы в бизнесе и передать их удаленным помощникам. Все-все на аутсорсинг, а личного помощника можно из Индии взять, так как там рыночная оплата труда ниже. А самому можно паковать чемодан и ехать на Бали. Звучит заманчиво!

Где подвох?

Делегирование — не такая простая вещь, как кажется на первый взгляд. Перепоручение обязанностей иногда приносит больше неприятностей. Для удачного делегирования нужно научиться грамотно контролировать результаты команды. И важно, чтобы они были отражены в позиции «win-win» (выиграл-выиграл). Вы получаете результат, а сотрудник свои «плюшки». Именно для этого нужен KPI.

Что такое KPI и чем он полезен?

KPI (Key Performance Indicators — Ключевые показатели эффективности) — числовые показатели деятельности подразделения (предприятия), которые помогают организации в достижении целей или оптимальности процесса, а именно: результативности и эффективности.

Они позволят:

1. Оценить работу удаленных помощников без погружения «во внутреннюю кухню» .
2. Рассчитать заработную плату прозрачным образом.
3. Узнать, какое положение компании на текущий момент.

Но нужно помнить, что для разных групп процессов KPI формируется по-разному и к каждому нужен свой подход.

Грамотное внедрение KPI

Непродуманное внедрение KPI в компанию может привести в потере сотрудников. Они просто решат, что вы нашли новый способ «платить меньше, а требовать больше». Как этого избежать? Внедрение KPI должно быть постепенным и обдуманным. Конечно, невозможно создать универсальный план. У нас есть опыт создания системы мотивации для сотрудников, поэтому мы составили для вас чек-лист того, что нужно учесть.

1. Определите цели компании

Чтобы более точно наметить цели компании, нужно учитывать 3 важные составляющие:

1. Видение. Оно формируется за счет анализа ниши рынка конкурентов, финансового состояния компании. Это то, на чем компании нужно сфокусироваться.
2. Стратегия. План на долгосрочный период для реализации видения. Так сказать полный путь ее достижения.
3. Задачи. Тут происходит планирование на краткосрочный период. Сначала формируются задачи для подразделений бизнеса, а затем для сотрудников. Как раз KPI показывает, насколько эффективно реализуются задачи.

2. Обходите стороной «неправильные KPI»

Вот несколько характеристик, по которые вы можете определить «правильность» KPI:

1. Выберете не более 5 KPI. Обратите внимание сотрудников только на те показатели эффективности, которые приносят компании больше результата. Остальные можно убрать, иначе оплата сотрудников будет зависеть от большого количества факторов. Это может привести к демотивации работников.
2. Затем распределите приоритеты для выбранных KPI. Какие-то показатели будут важны на 100 %, а какие-то на 10%. Последние вообще можно исключить. Как на примере ваших собственных целей: есть важные и срочные, важные несрочные, неважные срочные и несрочные и неважные. От последних можно избавиться.
3. KPI по SMART. Они должны быть конкретными, измеримыми, достижимыми, актуальными (должны работать на благо миссии компании) и ограниченными по времени.

3. Создайте тестовый период

Это время, в течение которого система уже будет работать, но без привязки к оплате труда. После него посоветуйтесь с сотрудниками и совместно решите, какие доработки можно внести.

4. Проверьте работоспособность идеи

Важны 2 характеристики:

1. Простота.
2. Объективность.

Простота

Если вы будете много времени тратить на подсчет результатов (3-4 недели, 2 тоже многовато), то у вас будет большой интервал между окончанием учетного периода и бонуса.

Именно автоматизация системы KPI помогает получать все данные оперативно и просто. Для себя мы сделали интеграцию с системой Redmine, в которой ведется учет времени, автоматизировали подсчеты, теперь ПМ и руководитель оперативно видят информацию о том, каков результат сотрудника на текущий момент, попадает он в план или отстает. Также система информирует, если у сотрудника в принципе запланировано меньше работ, чем должно быть по плану. Менеджер будет знать что нужно срочно решать этот вопрос.

Объективность

Она важна, потому что доверие сотрудников стоит не на последнем месте. Если все будет слишком запутанно и субъективно, работники первом делом выскажутся против системы.

В нашей системе мотивации сотрудник знает, из каких показателей складывается его KPI и понимает, почему так. Прозрачный расчет заработной платы создает доверие к мотивационной системе.

5. Качественно проинформируйте команду

Покажите сотрудникам, как их личные KPI связаны со стратегией компании. Также важно показать всю логику работы системы и людей, к которым можно обращаться в случае возникновения вопросов.

Мы подготовили материалы для обучения и сделали личный кабинет для сотрудника, где он сможет следить за KPI.

Выбор решения

Самостоятельное внедрение

Многие компании бы автоматизировали бы систему мотивации, но мешают следующие проблемы:

1. Трата большого количества времени на сбор статистики, подсчет KPI.
2. Большое количество ошибок при внедрении системы из-за отсутствия нужного опыта.
3. Создание собственного IT-отдела или расширение существующего.
4. Нежелание сотрудников посвящать время на изучение новой программы.
5. Риск того, что все пойдет не по плану и многие сотрудники уволятся. А ведь они — это главный актив компании.

Привлечение сторонней команды

Можно поручить автоматизацию системы команде, которая окажет вам помощь в подсчете KPI. Она вникнет в ваш бизнес, а вам не придется погружаться «во внутреннюю кухню разработки». У нее будут преимущества, которые избавят вас от лишней нервотрепки и потери времени:

1. Высокая экспертность. Сторонняя команда уже имеет нужный опыт для разработки системы.
2. Намеченная предпроектная подготовка. Так как у компании уже есть опыт, она знает, что в системе будет работать более эффективно, а что будет только мешать.
3. Поддержка проекта уже после внедрения. Для этого требуется опыт тестирования и оперативного исправления ошибок.

Если все процессы будут налажены хорошо, вы будете освобождены морально и физически от повышенного контроля и рутинных задач, 4-х часовой рабочий день вам будет обеспечен.