Быстрый тест: Нужна ли вашему бизнесу автоматизация

Если в начале 2000-х к цифровизации своих данных и автоматизации процессов стремились, в основном, крупные предприятия, у которых уже просто не получалось работать по-старому, то сейчас следом за ними потянулся средний и малый бизнес. Что это: «хайп» и стремление получить то, что «уже у всех есть»? Или же действительно автоматизация даст мощный толчок для развития любого бизнеса?

Бизнесмены знают: ОЖИДАНИЕ не обязательно равно РЕАЛЬНОСТЬ. То, что инструмент хорошо сработал у других, не дает 100% гарантии его успешности в вашем случае. Нельзя слепо следовать советам, необходим критичный подход и тестирование каждой гипотезы.

Автоматизация бизнеса — бесспорно отличный инструмент повышения эффективности работы: положительно сказывается на продажах, сокращает издержки, помогает контролировать и освобождает время руководителя. Она подошла бы всем без исключения, если бы... за нее не нужно было платить ;)

Готовое решение или разработка своей программы — в любом случае нужны финансовые вложения. Но это не единственные траты. Важнее, что процесс потребует времени, и, в основном, это время руководителя или топ-менеджеров: определить цели и планируемые результаты, понять что автоматизировать, какие показатели важны, кто будет с этим работать, доказать необходимость изменений вышестоящему руководству или другим членам команды, составить регламенты, внедрить решение и обучить сотрудников. Сможет ли результат окупить эти инвестиции? Чтобы не потратить силы и деньги зря, хорошо бы сначала понять, действительно ли вашему бизнесу нужна автоматизация.

Мы создаем программы для бизнеса уже более 10-ти лет, разработка CRM и ERP-систем — основное направление нашей деятельности. Сегодня мы подготовили быстрый тест из семи вопросов, который поможет определить, нужно ли автоматизировать ваш бизнес.

Тест: Нужна ли вашему бизнесу автоматизация

Ниже 7 вопросов, на которые нужно ответить «Да» или «Нет». При положительном ответе, суммируйте баллы, чтобы определить результат тестирования в конце.

1. Количество сотрудников компании более 25?

Да — 2 балла Нет — 0 баллов

Команда из 15-ти и менее человек может обойтись без автоматизации. Для совместной работы и фиксирования данных подойдут Word, Excel, Google Doc и подобные программы. Отдельные задачи могут решаться в сторонних сервисах. Например, визуализировать процесс движения задач поможет Trello, а фиксировать трудозатраты — Tmetric.

При количестве сотрудников больше 15-ти вы начнете ощущать недостаток единой системы, которая для каждого этапа работ даст нужный функционал, будет связывать все отделы и поможет контролировать результат как по сотрудникам, так и в деньгах.

При 25-ти и более человек наличие такой программы становится критически важным, а ее отсутствие — тормозит ваши бизнес-процессы.

2. Рутинные и типовые задачи занимают от 10% рабочего времени сотрудников?

Сюда относятся, например, такие задачи как выставление счетов, составление договоров, коммерческих предложений, подготовка отчетов и т.п.

Да — 2 балла Нет — 0 баллов

По данным Росстата, среднемесячная заработная плата по России за 1 квартал 2021 г. составляет 52 143 руб. Значит 10% времени сотрудника стоят в среднем 5 214,30 руб. в месяц, или 62 571,60 руб. в год.

Если предположить, что автоматизация уменьшит затраты на выполнение аналогичных работ минимум в 2 раза (а это легко выполнимая цель), плюс в освободившееся время сотрудник сделает дополнительно такой же объем работ, то будем считать, что 100% этой суммы сэкономит компания. Для фирмы с количеством сотрудников от 25-ти человек экономия от автоматизации составит минимум 1 564 290 руб. в год!

Конечно, в действительности может быть, что у кого-то из членов команды процент типовых задач гораздо больше, а у кого-то их вовсе нет. При желании, вы можете провести исследование, и посчитать реальную цифру экономии для вашей компании.

3. Имеются сотрудники, которые работают удаленно?

Да — 1 балл Нет — 0 баллов

Следить за удаленными сотрудниками «глазами» не получится. Да, есть программы, которые фиксируют действия на мониторе сотрудника, но для их проверки нужно дополнительное время, плюс на самих сотрудников такая слежка действует угнетающе, что снижает их работоспособность. Контролировать работу удаленных работников лучше через установление KPI и автоматизацию отслеживания результатов.

4. Обучение новых сотрудников занимает много времени?

Да — 1 балл Нет — 0 баллов

Для кого-то «много» — это месяц, а кто-то ожидает, что уже в первый день сотрудник должен включиться в работу. В любом случае сокращение времени на обучение сотрудника — прямая выгода для бизнеса и конкурентное преимущество.

Автоматизированные процессы сложнее перепутать или забыть сделать. Если расчеты производит программа — даже новый сотрудник не ошибется. Интерфейс ПО обычно сам подсказывает пользователю, какие действия нужно сделать.

5. Компания имеет несколько точек/филиалов?

Да — 2 балл Нет — 0 баллов

В таком случае, автоматизация позволит настроить единые по всей компании бизнес-процессы, контролировать результаты по каждой точке, поможет бизнесу быть динамичным и оперативно внедрять изменения для всей компании из одной точки.

6. Хотите повысить эффективность продаж?

Да — 1 балл Нет — 0 баллов

Возможны разные способы решения этой задачи:

1. Уменьшение ошибок и потерь данных при обработке заявки.
2. Повышение конверсии за счет персонализации предложений.
3. Увеличение пропускной способности менеджеров.
4. Повышение лояльности клиентов в следствии повышения качества сервиса.
5. Предоставление клиентам абсолютно новой возможности (например, заключение договора без необходимости приезжать в офис, или выбрать цвет стула с дизайнером по видеосвязи) и привлечение за счет этого новой аудитории.

7. Для бизнеса важно быстро реагировать на изменение показателей?

Да — 1 балл Нет — 0 баллов

Как скоро вы хотите узнать о том, что произошло отклонение от плана работ, или о вероятности того, что работа не будет выполнена в срок? Размер планируемого дохода, расхода, возможность кассового разрыва — если изменение этих показателей критично, значит скорость получения данных — важный для вас показатель. Автоматический расчет — самое быстрое, что можно предложить.

Например, для нашей компании критичен простой сотрудника. Поэтому на дашборде менеджера выводится количество запланированных работ по каждому сотруднику в часах. И если количество станет меньше 8 (то есть одного рабочего дня), такое значение подсветится красным.

Результат тестирования

Если полученная сумма находится в диапазоне от 0 до 5 баллов — на данном этапе вы можете обойтись без автоматизации.

Результат от 6 до 10 баллов — необходимо задуматься об автоматизации, иначе есть риск, что в скором времени вы упретесь в потолок физических возможностей компании и останетесь далеко позади конкурентов.

Резюме

Надеемся, наша статья поможет вам в принятии важного решения. А также подскажет, за какими показателями бизнеса нужно следить, чтобы не пропустить подходящий для старта автоматизации момент.

Если результат тестирования оказался положительным, не спешите заказывать индивидуальную разработку. Для большинства компаний подойдут готовые решения. Если сомневаетесь, обратитесь к нам за бесплатной консультацией.