Как увеличить скорость и улучшить коммуникацию в работе над проектами с помощью разработки документации?
Стандартизация работы с проектной документацией в компании ITFB Group позволила увеличить эффективность работы над проектами на 30%: сократить время на подготовку и согласование документов, упростить и сделать понятной аналитику, улучшить эффективность коммуникации с заказчиком и внутри команды.
При этом простые правила работы с документами, системной и бизнес-аналитикой можно легко адаптировать для любого проекта. И в результате избавиться от типичных проблем, к которым приводит хаос в документации: микроменеджмента, непонимания сотрудниками текущих задач, сложностей на стадии согласования и приемки проекта из-за ложных ожиданий заказчика.
Для того чтобы навести порядок в документации, Елена Ваулина рекомендует придерживаться нескольких базовых правил:
- Удобная структура, благодаря которой облегчается поиск нужных разделов и реперных точек, облегчается восприятие информации.
- Достаточная детализация, чтобы облегчить знакомство с документацией и движение от общего к частному.
- Уникальность требований в рамках документов помогает легко поддерживать изменения и избегать появления спорных моментов.
- Максимальный отказ от подробных описаний в пользу визуального отображения данных с помощью графиков, таблиц, мокапов позволяет акцентировать внимание на важном и облегчить восприятие.
- Четко определенные приоритеты для каждого процесса, чтобы можно было фокусироваться на главном на каждом этапе проекта.
В результате и клиенты, и разработчики получают возможность быстро найти нужный раздел и необходимую информацию.
Также есть правила системного и бизнес-анализа, оптимальная структура документов на каждом этапе реализации проекта. Так, на этапе инициации проекта структура обычно включает цели, задачи, команду проекта. Елена Ваулина рекомендует добавлять в нее план коммуникаций. В нем четко указать, кто из команды должен общаться с представителем заказчика, как и с какой периодичностью проходит это общение, какие результаты необходимо продемонстрировать на каждом этапе. Планирование коммуникаций на всех этапах проекта позволяет значительно экономить время и избегать непредвиденных ситуаций.
На этапе бизнес-анализа необходимо собрать и систематизировать требования, бизнес-данные, результаты исследования рынка, идеи для будущих этапов, среду использования. Систематизированные данные помогут найти пробелы и вопросы, которые нужно задать заказчику, чтобы сделать ему предложение. Для того чтобы команде было проще ориентироваться, можно сделать единый реестр, где будут документы с короткими выжимками.
На этапе системного анализа должны быть прописаны все модули и функции. Это поможет связать разделы аналитики и реализовать системно все, что было выявлено на этапе бизнес-анализа.
В результате стандартизация работы с документами упрощает управление рисками, позволяет сократить объем новых требований на этапе приемки и повысить качество всей системы.