HR - всему голова: как оптимизировать работу HR-отдела

Привет, это Андрей Фитисов из ITSM 365.

Что делает HR-отдел?

Начнем с того, чем занимаются HR-специалисты и их отдел. Если коротко, то они ответственны за весь жизненный цикл сотрудника в компании: от отклика на вакансию до увольнения.

Разберем основные задачи отдела HR:

Поиск сотрудников. HR-специалисты получают запрос от руководителя о необходимости найти работника на ту или иную вакансию и информацию о ней. Далее им необходимо оформить ее и поместить на специализированных площадках. После этого HR-отдел занимается сбором поступающих откликов, отбором кандидатов с наиболее подходящими компетенциями и дальнейшим проведением собеседований.

Адаптация новых коллег. HR-специалистам крайне важно погрузить новых сотрудников во все рабочие процессы. Но нужно это сделать плавно, чтобы новые коллеги не испугались большого ряда задач или, наоборот, не заскучали. Этот этап может сильно повлиять на дальнейший успех и качество работы нового сотрудника в вашей компании.

Проведение Performance Review. После включения нового сотрудника в работу работники HR должны следить за процессом работы как новичка, так и других коллег. При отслеживании эффективности работы по определенным критериям можно скорректировать планы развития по карьерной лестнице или уровень заработной платы. Кроме того, отдел HR может с помощью разных методов оценивать компетенции сотрудника: не только хард-скиллс, но и софт-скиллс.

Увольнение сотрудников. В данном случае нужно постепенно вывести сотрудника из рабочего процесса, чтобы его уход прошел плавно и безболезненно для всех. И еще подобрать нового человека на замену уходящему.

Кадровый документооборот. Отдел кадров также входил в HR. Его сотрудники занимаются различными трудовыми документами. Это могут быть заявления на отпуск, увольнение, трудовые договор. Также в HR может выходить и служба административно-хозяйственного отдела (АХО). Это нужно для того, чтобы рабочее место сотрудников всегда было комфортным.

С какими трудностями может столкнуться HR-отдел.

Сотрудники HR-отдела могут сталкиваться каждый день с различными проблемными ситуациями. Например, рассмотрим трудности, возникающие при подборе новых сотрудников:

HR-директор замечает, что его отдел работает плохо. В такой ситуации может быть долгим и безрезультатным поиск новых сотрудников или от них могут поступать жалобы на отсутствие онбординга. Найти реальную причину происходящего может быть тяжело, особенно если нет аналитики работы отдела.

Поиск новых сотрудников очень долго длится. Если на вашу вакансию было более 100 откликов, а до собеседования дошло 2-3 человека, то в процессах работы точно есть проблемы. Может показаться, что причина в плохой работе сотрудника, но не всегда это так. Однако доказать это сложно.

Высокие затраты на рекрутинг. Если вакансия очень долго закрывается, компания несет убытки. Ускорить процесс можно при помощи автоматизации. Она позволит HR-отделу заниматься тем, чем они должны и в чем они профессионалы — работой с людьми. Можно автоматизировать рутинные действия. Например, скачивание и перенос резюме, отправка доступов, подпись документов.

Что делать с этими трудностями?

Большую часть проблем можно решить при помощи ведения систематической аналитики и отчетов. Так можно понять, например, на каком этапе чаще всего отсеиваются кандидаты. Далее можно проанализировать, почему так происходит: понять, из чего состоит этап, кто был ранее ответственным лицом и кто является сейчас. Благодаря такому анализу можно будет определить, что и где идет не так, как нужно.

Особенно важно понимать это HR-руководителям, так как при возникновении проблем чаще всего виноватыми кажутся именно рядовые сотрудники и их некачественное выполнение работы. Хотя это может зависеть вовсе не от них.

Кроме того, получаемую аналитику можно будет демонстрировать

руководству для планирования дальнейшей работы, например, проведения обучения для сотрудников, расширения штата, изменения принципов работы.

Но просто так эти инструменты внедрить невозможно. Рассмотрим, что нужно сделать в начале.

Шаги оптимизации HR-отдела

1 шаг. Определить текущее состояние HR-отдела. Необходимо проанализировать, какие есть проблемы в работе, на что чаще всего жалуются как сотрудники самого HR-отдела, так и коллеги из других департаментов. После этого вы поймете, на каком этапе находитесь: все нормально, но можно ускорить работу, или в отделе все крайне сложно и неструктурированно. Далее необходимо вручную или при помощи системы накапливать данные, которые будут необходимы для последующей работы.

2 шаг. Приступить к оптимизации процессов. Для этого руководителю нужно продумать и просмотреть все цепочки процессов. Так он поймет, что какие-то этапы могут быть лишними и их нужно исключить, а какие-то — добавить или видоизменить.

3 шаг. Принятие более кардинальных решений. После первичной оптимизации процессов можно приступать к автоматизации. Для грамотной и эффективной работы всех инструментов, нужно заранее к ним подготовиться насколько это возможно.

Инструменты могут быть разными, но они должны быть удобными. Сейчас крайне популярно использование одной системы для всех решений, в которой, например, можно организовать ведение проектов, работу с заявками во всех подразделениях, автоматизацию подбора и адаптации для HR-департамента.

Как донести до сотрудников необходимость оптимизации?

Оптимизация — процесс с явными и очевидными достоинствами. Но переход к чему-то новому и изменение традиционных и налаженных годами процессов может стать камнем преткновения. Как тогда поступить?

Перечислить изменения. Например, донести сотрудникам HR, что с автоматизацией все отклики будут сами собираться в одном месте и не потеряются случайно. Кроме того, снизится количество ошибок из-за человеческого фактора, разгрузится рабочий день. Начальство, в свою очередь, сможет отслеживать и оценивать эффективность работы отдела.

Рассказать, что нужно делать. Автоматизация — лишь инструмент, который не усложнит жизнь и работу сотрудников, а наоборот, упростит. От сотрудников не требуется чего-то сверхъестественного и нового: нужно просто запомнить новые алгоритмы действий.

Предложить поэтапный план. Если разложить по полочкам весь процесс внедрения автоматизации, то коллегам станет понятнее, в чем заключается основная цель. Расписанная последовательность действий с указанием сроков поможет понять, когда и что нужно сделать.

Что в итоге?

Если в работе отдела HR что-то точно идет не так, то нужно действовать постепенно. Наведя порядок во внутренних процессах, вы сможете не только способствовать оптимизации отдела, но и повысить эффективность и качество работы.

* * *

Если вы поняли, что вашей компании необходима автоматизация сервисных процессов в единой системе, то можете попробовать возможности ITSM 365. А подробнее узнать о системе и нашей команде можно в Telegram-канале :)