Как автоматизировать рутинные задачи: все о повторяющихся активностях

Рутина забирает время и силы, но её можно поручить умным инструментам. Давайте разберемся, как автоматизировать повторяющиеся задачи быстро и без лишних хлопот.

Что такое повторяющиеся активности?

Повторяющиеся активности — это определенные задачи, которые нужно выполнять регулярно, чтобы всё работало как надо. Мы могли бы разделить их на три соответствующие группы:

1. Планово-профилактические работы (ППР). Это техобслуживание оборудования, включающее осмотр, ремонт и замену расходников. Автоматизация таких задач через сервис-деск дает возможность вовремя находить проблемы и избегать серьезных поломок.
2. Уход за ИТ-системами. Это обслуживание компьютеров, обновление лицензий, проверка антивирусов и резервное копирование. Всё это нужно делать по расписанию, чтобы техника работала без перебоев, а данные оставались в безопасности.
3. Задачи для бэк-офиса. Закупки, оплата счетов, составление отчётов — всё это важная часть работы компании. Сервис-деск помогает не забыть о сроках, добавляет чек-листы и позволяет руководителям контролировать процесс.

Чем повторяющиеся активности полезны бизнесу

Автоматизация рутинных процессов — это не просто удобство, а реальный инструмент для повышения эффективности большого бизнеса и не только. Вот основные направления, где она приносит ощутимую пользу:

1. Экономия ресурсов. С помощью повторяющихся активностей можно заранее планировать определенное количество регулярных задач. Это позволяет учитывать, какие материалы и сколько времени потребуется для их выполнения. Такой подход помогает избежать несколькольких ситуаций, когда работа останавливается из-за нехватки ресурсов, и гарантировать выполнение обязательств.
2. Снижение расходов. Ошибки из-за человеческого фактора обходятся дорого, особенно если они приводят к срыву сроков или штрафам. Автоматическое создание заявок и задач помогает избежать этих проблем. Для внутренней поддержки это значит меньше простоев из-за неисправного оборудования или ПО, а для внешнего обслуживания — выполнение каждых договорных действий в срок.
3. Повышение качества обслуживания. Чёткая работа рутинных процессов снимает нагрузку с сотрудников, позволяя им сосредоточиться на более сложных и важных проектах. Это не только повышает их эффективность, но и помогает развиваться профессионально. Как результат — растет общий уровень сервиса, что важно как для ваших клиентов, так и для внутренних пользователей.
4. Укрепление лояльности клиентов и сотрудников. Надежный и предсказуемый сервис вызывает доверие клиентов. Они уверены, что все их задачи будут выполнены вовремя, поэтому остаются с компанией дольше. А внутри команды программа для автоматизации рутины делает работу комфортнее, что позитивно отражается на результатах сотрудников и их приверженности компании.

В итоге модуль повторяющихся активностей позволяет уйти от ручного контроля над регулярными задачами, снижая затраты и улучшая обслуживание. Это делает бизнес более новым, стабильным, эффективным и прибыльным.

***

Наши клиенты успешно используют модуль повторяющихся активностей для решения самых разных задач. Однимпримером является кейс, когда в ИТ-отделе АО «Мосгипротранс» с его помощью автоматизировали обслуживание МФУ и обновление программного обеспечения. Подробнее об этом и других кейсах вы можете прочитать в нашем блоге.