Excel больше не в моде: чем теперь компании заменяют таблицы

Excel-таблицы длительный период были основным инструментом контроля проектной деятельности. Сегодня все больше организаций переходят на корпоративные системы управления проектами. Причина — рост масштабов задач, с которыми таблицы уже не справляются.

Для каких задач Excel больше не подходит и чем полезны специализированные решения — рассказываем в статье.

Преимущества и ограничения Excel в управлении проектами

Полностью от Excel-таблиц не отказались. В определенных аспектах этот инструмент по-прежнему показывает хорошие результаты. В основном благодаря:

• Простоте и легкости внедрения — почти все знакомы с базовыми функциями и изучали их еще в школе.

• Адаптивности и настройке под себя — пользователь сам формирует нужные элементы: планы задач, диаграммы Ганта, отчеты.

• Бесплатному доступу — онлайн-таблицы открыты для совместной работы неограниченного числа сотрудников без дополнительных затрат на лицензии.

Excel-таблицы легко пересылаются, копируются и сохраняются на внешние носители, что упрощает работу, но одновременно повышает риск утечки данных. Кроме того, у этого инструмента есть и другие ограничения.

• Потеря информации — если не включено резервное копирование, то можно потерять несохраненные изменения или промежуточные данные.

• Человеческий фактор — ввод информации вручную и дублирование формул повышают риск ошибок.

• Сложность масштабирования — с ростом числа задач и участников проекта таблицы усложняются, что может негативно повлиять на скорость работы.

На первых этапах Excel отлично подходит для простых проектов: это удобный и функциональный инструмент. Но когда бизнес растет, а задачи становятся сложнее, стоит подумать о более подходящих решениях.

Что такое КСУП

Корпоративная система управления проектами (КСУП) представляет собой многофункциональное решение для эффективного планирования, контроля задач и согласованного ведения проектов на уровне всей компании. В отличие от Excel и простых таск-менеджеров, КСУП обеспечивает доступ к расширенному набору автоматизированных средств управления.

В состав КСУП входят три основных элемента:

1. Базовый стандарт компании по управлению проектами — это методология, в которой детально описаны процессы внутри компании, правила и шаблоны.

2. Информационная система для управления проектами (ИСУП) — решение, предназначенное для автоматизации и сопровождения всех этапов проекта, которые описаны в стандарте компании.

3. Проектный офис — структурное подразделение, куда входят все ответственные за проект — от администраторов ИСУП до исполнителей, отвечающих за реализацию КСУП.

Для правильной работы КСУП необходимо убедиться в компетентности сотрудников: все ли понимают процесс работы и действуют в соответствии со стандартами организации.

В чем отличие КСУП от таблиц

Корпоративная система управления проектами — это вклад в долгосрочное развитие организации, поскольку такое решение позволяет уменьшать издержки и отслеживать ход выполнения проектов. В сравнении с Excel у этой системы есть ряд преимуществ:

• Централизованное хранение данных — информация о проекте собирается в единой системе и доступна всем участникам проекта.

• Автоматическое управление проектом — при корректировке сроков ключевых этапов программа автоматически пересчитывает трудозатраты, переносит дедлайны связанных задач и актуализирует диаграмму Ганта.

• Интеграция с CRM-, ERP- и BI-системами — КСУП можно подключить к необходимому ПО и обеспечить синергию между операционной деятельностью и взаимодействием с клиентами.

В качестве примера КСУП можно рассмотреть решение ITSM 365 для управления проектами. Помимо стандартных функций, присущих системам подобного уровня, ITSM 365 предлагает специализированные инструменты для разных ролей в проектной команде — от руководителей до линейных исполнителей.

• Топ-менеджер проекта получает доступ к аналитическим панелям с основными показателями: сроками, текущими статусами проектов, отклонениями по трудозатратам и уровнем результативности как отдельных сотрудников, так и всей команды.

• Руководитель проекта осуществляет контроль над задачами и этапами, анализирует ход работ с помощью диаграммы Ганта и канбан-доски, следит за сроками и нагрузкой сотрудников. Ему доступны документы проекта, данные о бюджете и исполнителях, а также функции по распределению задач внутри команды.

• Исполнитель проекта видит перечень задач в виде канбан-доски или в формате списка, получает уведомления и может вести коммуникацию с коллегами прямо в системе.

Таким образом, система управления проектами ITSM 365 решает те задачи, с которыми традиционные Excel-таблицы не справляются. Система охватывает весь жизненный цикл проекта — от планирования до итоговой отчетности — в интуитивно понятной среде с автоматическими оповещениями и гибкой настройкой процессов под нужды компании.

В отличие от Excel ITSM 365 предоставляет следующие возможности:

1. отслеживание статуса задач и загрузки сотрудников в режиме реального времени;
2. формирование аналитических отчетов в несколько кликов — без ручного сбора;
3. управление ролями, правами доступа и автоматическими оповещениями по задачам;
4. распределение заявок и настройка контрольных точек;
5. визуальный контроль процессов с помощью канбан-доски и диаграммы Ганта.

В итоге организация получает не просто средство учета, а многофункциональную систему управления проектами, которая масштабируется и адаптируется по мере роста бизнеса.

В чем привлекательность КСУП для крупных компаний

С увеличением числа параллельных проектов Excel и системы ручного администрирования перестают справляться с объемом информации. Данные становятся фрагментированными, версии документов теряются, а процесс согласования изменений выходит за рамки заявленного SLA.

КСУП позволяет точно оценить проектные затраты и выявить, какие инициативы действительно способствуют достижению стратегических целей компании, а какие требуют пересмотра или оптимизации.

Кроме того, автоматизация и прозрачность процессов повышают продуктивность как отдельных исполнителей, так и руководителей проектных команд.

Критерии выбора КСУП

Ошибочный выбор системы управления может привести к лишним расходам и снижению мотивации персонала. Слишком сложный продукт замедлит адаптацию команды, а чрезмерно упрощенный — не справится с требованиями проекта. Чтобы подобрать оптимальное решение, необходимо учитывать ряд факторов:

1. Масштаб бизнеса и сложность проектов. Например, платформа ITSM 365, обладающая возможностью автоматизации процессов, подойдет компаниям с многосоставными проектами, большим количеством участников и взаимосвязанными задачами и точками контроля.

2. Интеграция с существующими ИТ-системами. Выбранная КСУП должна без проблем работать совместно с другими решениями — такими как ERP, CRM, ITSM, 1С, КЭДО и др. Это позволит синхронизировать процессы и повысить управляемость проектов на всех уровнях.

3. Наличие определенных функций под нужды бизнеса. При выборе платформы важно убедиться, что она поддерживает гибкие настройки прав доступа, видимость задач, автоматическую отправку уведомлений и инструменты аналитики.

4. Этап пилотного внедрения. Рекомендуется протестировать систему на одном подразделении, прежде чем масштабировать ее на всю организацию. Это поможет оценить практическую пользу и понять, насколько система соответствует реальным потребностям.

Пилотный запуск минимизирует риски при переходе на новую систему, обеспечивает более плавную и последовательную интеграцию решения в рабочие процессы.

Как донести ценность КСУП руководству

Некоторые управленцы могут скептически относиться к идее внедрения корпоративной системы управления проектами: они не всегда видят ее практическую пользу или считают решение затратным. Чтобы заручиться поддержкой руководства, можно воспользоваться следующими советами:

1. Соотнесите систему с текущими бизнес-проблемами компании. Начните с конкретных примеров, где процессы неэффективны, а сотрудники перегружены рутиной. Например, ручное ведение проектов в Excel нередко приводит к задержкам и ошибкам, тогда как КСУП позволяет автоматизировать рутинные операции. Чем очевиднее будет связь между системой и реальными болевыми точками бизнеса, тем выше шанс получить одобрение.

2. Аргументируйте дополнительные выгоды для компании. Покажите, как система поможет сэкономить ресурсы. Например, за счет снижения количества ошибок и потерь информации проект окупится уже через 6–12 месяцев. Сравнение затрат на внедрение с потенциальной экономией и повышением эффективности сделает инвестицию более обоснованной.

3. Предложите протестировать систему без обязательств. Вместо немедленной покупки порекомендуйте попробовать демоверсию. Руководитель сможет лично убедиться, что система делает процессы прозрачными, управляемыми и предсказуемыми, а это напрямую влияет на финансовые показатели компании.

4. Обозначьте поэтапную и безопасную стратегию внедрения. Начните с пилота. Протестируйте систему в одном-двух отделах. Затем при положительном результате масштабируйте ее на остальные подразделения. Такой подход минимизирует риски, а также оставляет возможность отказаться от системы или скорректировать сценарий внедрения без потерь.

Заключение

Компании переходят на корпоративные системы управления проектами, поскольку Excel перестает справляться с масштабными задачами. Его ограниченный функционал, отсутствие автоматизации и слабая защита данных могут привести к финансовым потерям и сбоям в сроках реализации проектов.

Инвестиции в решения вроде ITSM 365 быстро окупаются — за счет сокращения сроков выполнения задач, оптимизации ресурсов и повышения прозрачности процессов.

ITSM 365 содержит все ключевые компоненты КСУП: визуальные инструменты (канбан-доска, диаграмма Ганта), средства планирования, инструменты автоматизации и контроля задач. Система делает управление проектами более структурированным, надежным и предсказуемым.

Подробнее про эти и другие инструменты читайте в блоге.

А узнать о наших обновлениях, вы можете в телеграм-канале.