Миграция крупного банка из Trello в Kaiten: новая эра управления задачами
Рассказывая о своем опыте, команда поделилась, что за последние полгода активного использования Kaiten стал незаменимым инструментом. Он обеспечил более эффективное планирование и синхронизацию действий ряда подразделений: от маркетинга и разработки новых продуктов до аналитики и коммуникации с клиентами.
Почему департаменты банка внезапно переехали в Kaiten: поиск Канбан-решений
В банке, где трудятся свыше 4 тысяч человек, процесс управления проектами — один из самых острых вопросов. До 2022 года для этих целей они активно использовали ряд платформ, среди которых были Jira, MS Project, Redmine, а также Trello. Последний был особенно популярен среди продуктовых команд для эффективной работы на продвинутом уровне.
Однако из-за ухода Trello с российского рынка возникли вопросы о будущем управлении задачами: как теперь организовать трекинг заданий и дедлайнов, не заставляя при этом сотрудников кардинально менять привычные рабочие инструменты и гарантируя безопасность данных внутри корпоративного контура?
После многолетней работы с Trello и его плагинами мы поняли, что возвращение к электронным письмам и таблицам — это шаг назад. Возвращаться к переписке с задачами в почте или эксель-табличкам — значит терять в продуктивности и мотивации команды.
Критерий отбора сервиса
В поисках альтернативы, которая позволила бы планировать и автоматизировать задачи на таком же высоком уровне, начальник управления продуктовой разработки и поддержки продуктов и наиболее опытный в Trello специалист Гунала А. начала искать новую систему планирования. Выбор был сделан в пользу Kaiten — платформы с гибкими возможностями Канбан-планирования. Система обещала не только сохранить привычную динамику работы, но и обеспечить надежное хранение данных внутри компании, упростить назначение исполнителей и контроль сроков исполнения задач.
При выборе нового инструмента управления проектами команда определила несколько ключевых критериев, отвечающих их потребностям и стремлениям:
- простота перехода. Банк искал инструмент, схожий с Trello, чтобы обеспечить командам максимально комфортный и плавный переход;
- настройка Канбан-досок. Необходима гибкая и мощная Канбан-система, позволяющая эффективно структурировать поток задач;
- надежный отечественный производитель. Важно, чтобы разработчик программного обеспечения гарантировал стабильность работы и не покидал рынок в связи с международными санкциями;
- автоматизация рабочих процессов. Автоматизация задач стоит в приоритете для упрощения и ускорения рутинных поручений;
- единое хранилище данных. Система должна предложить удобное и безопасное пространстсво для коллективного доступа к документам и регламентам;
- простота миграции. Важна возможность бесшовного переноса данных из Trello и Jira, чтобы обеспечить непрерывность бизнес-процессов.
И самое главное для любого банка — локальная установка программного обеспечения, которая обеспечивает работу в защищенном корпоративном контуре и полный контроль над данными. В этом ключевом аспекте Kaiten полностью оправдал ожидания, предоставив возможность интеграции с внутренними системами безопасности компании.
Инициатива: эффективный переход на таск-менеджер в отсутствии единого корпоративного решения
В центре истории — департамент численностью более 30 человек, которые решили шаг за шагом осваивать Кайтен. Их стратегия началась с отдельных руководителей проектов, затем переросла в группы от 5 до 10 сотрудников и в конечном итоге объединила в себе функционал более чем для 30 человек, превратив их рабочее пространство в единую систему планирования.
Эта методика «слоеного пирога» позволила Kaiten быстро интегрироваться в структуру департамента, улучшая внутреннюю коммуникацию. А чтобы ускорить коммуникацию между сотрудниками, банк подключил модуль интеграции с корпоративной почтой.
Благодаря тому, что департамент делился своим позитивным опытом работы в Кайтен с коллегами, сейчас в планировщике работает в 5 раз больше людей: 5 департаментов, у каждого из которых отдельное пространство для работы.
Структура пространств как отражение компании
Внедрение Kaiten в банковской сфере проходит в тесной связке со структурой самой организации. Рассмотрим пример департамента, разделяемого на пять управлений: каждое из них фокусируется на своей сфере, будь то разработка, поддержка, продвижение продукта или бизнес-аналитика.
Для каждого управления создается отдельное пространство в Kaiten с индивидуальной доской. Доски структурированы с помощью горизонтальных дорожек, которые агрегируют задачи по отделам. Чтобы облегчить анализ и распределение работы, у руководителей управлений имеются персональные дорожки для оценки поступающих заданий и решения вопросов об их предстоящей реализации или временном хранении в бэклоге.
Пример подобных пространств с дорожками по отделам и столбцами Канбан-методологии:
Такая систематизация дает два ключевых преимущества:
- Прозрачность задач по каждому направлению — каждый член команды имеет четкое представление о текущих и будущих заданиях в своем отделе.
- Эффективное разграничение доступа к информации — специализированные дорожки и пространства позволяют делить процессы и доступы, что существенно упрощает управление информационными потоками внутри банка.
Отчетность для руководителя
Руководитель может отслеживать все карточки, которые выполняет команда, с помощью отдельного пространства, куда подключаются все задачи. Также начальник может скопировать себе доски подчиненных, чтобы не тратить время на то, чтобы зайти в их пространство, а видеть прогресс в решении всех задач в режиме реального времени на одной странице.
Такое верхнеуровневое пространство собирает информацию обо всех задачах разных направлений на одном экране, который видит только руководитель. С помощью такой системы начальник департамента:
База знаний для банка
Внедрение планировщика позволяет не только оптимизировать текущие процессы управления задачами, но и создать ценное корпоративное пространство для сбора и систематизации знаний, что является неотъемлемым аспектом успешной работы любого крупного банка.Поэтому сейчас команда активно работает над внедрением базы знаний на основе раздела «Документы» в Kaiten. С помощью нее новые сотрудники могут самостоятельно изучить всю необходимую информацию, а действующие — быстро найти нужные данные.
В Kaiten можно легко настроить папки с документами и поиск, а затем опубликовать базу знаний на собственном домене компании. Пример базы знаний самого планировщика, которая тоже создана на домене Kaiten:
Промежуточный итог работы с Кайтен
Эта платформа с гибкими Канбан-досками идеально подходит для банковских департаментов, стремящихся к эффективной организации своей работы.
Благодаря настройке Канбан-досок Kaiten позволяет гармонично организовать рабочее пространство, адаптируясь к разнообразным задачам и потребностям команд.
В целом история перехода на Kaiten в банке — прекрасный пример того, как можно совершенствовать внутренние процессы и создавать продуктивную рабочую атмосферу, используя правильные инструменты и подходы.
Kaiten — тот случай, когда за импортозамещение не стыдно. До этого я еще работал в Notion, Jira. Конечно, мы ждем, когда в планировщике появится автоматизация назначения ответственных и сроков внутри чек-листов, но и без них система существенно облегчает нам жизнь
Этот кейс подчеркивает, как инициативы отдельных подразделений могут стать решающим фактором для успешного внедрения и масштабирования эффективных решений управления задачами, даже в условиях отсутствия централизованного подхода в компании.