Теневая занятость и самозанятые в 2026: новые правила проверок ФНС, штрафы и риски для бизнеса

2026 год окончательно добил иллюзию безопасной гавани. Система контроля за теневой занятостью превратилась в хорошо отлаженный механизм, который перемалывает данные из всех возможных источников. Расскажем про то, как обстоят дела с самозанятостью, а также приведем реальный кейс.

Межведомственные комиссии: все видят все

С 2024 года заработали межведомственные комиссии, и к 2026-му они вышли на пик формы. Теперь ФНС, Минтруд и Роструд сидят за одним столом. У них есть доступ к налоговой тайне, они видят ваши декларации, платежки, отчеты и сопоставляют это с тем, сколько людей реально работает в компании. С 1 января 2025 года Роструд ведет публичный реестр работодателей с теневой занятостью.

Математика подозрения

Налоговая больше не ходит с проверками просто так. Система работает на индикаторах риска. Если ваши показатели выбиваются из среднестатистических, алгоритм автоматически ставит метку. Вот на что смотрят в первую очередь:

1. Зарплата ниже МРОТ. Если больше 10% сотрудников (или хотя бы 10 человек) получают меньше 27 093 рублей в месяц — это триггер;
2. Зарплата ниже рынка. Если ваша средняя зарплата на 35% и более отстает от среднеотраслевой по региону — готовьтесь к вопросам;
3. Внезапное падение ФОТ. Сократили фонд оплаты труда на 80% и больше, но сотрудников не увольняли? Для налоговой это попытка уйти от налогов;
4. Массовые самозанятые. Если у вас больше 35 самозанятых, каждый получает от вас свыше 35 тысяч в месяц и работает дольше трех месяцев — система видит в этом не партнерство, а трудовые отношения.

Ловушка для самозанятых: как отличить партнера от сотрудника

ФНС давно выработала четкие критерии, которые суды принимают как аксиому. Вот признаки того, что ваш партнер на самом деле ваш сотрудник:

1. Он не сам решает, как делать работу, а подчиняется вашим правилам, ходит на планерки, сидит в офисе.
2. Он встроен в процесс: корпоративная почта, доступ к внутренним системам, работа по графику.
3. Он зависит от вас: если 90% его дохода — это оплата от вашей компании, он никакой не независимый исполнитель.

Если налоговая докажет, что вы умышленно маскировали трудовые отношения под самозанятость, доначислят налоги как с зарплаты (30%), плюс пени, плюс штрафы.

Кого пробивают первыми

Под особым контролем — отрасли, где людей много: клининг, эксплуатация, стройки, склады. Для клининговых компаний, например, в сервисе «Прозрачный бизнес» теперь есть нормативные показатели нагрузки. Если ваши цифры ниже — ждите проверку. И важный момент: если вы заказчик и ваш подрядчик использует серых самозанятых, налоговая может прийти и к вам.

Цена ошибки

Если попадаетесь, последствия могут быть фатальными:

1. Доначислят НДФЛ и взносы за весь период;
2. Плюс пени и штраф 40% от неуплаченной суммы, если докажут умысел;
3. Малый и средний бизнес лишится пониженных тарифов взносов — они в 2026-м отменены для многих отраслей;
4. Руководители рискуют получить дисквалификацию, а при крупных суммах — и уголовку.

История из практики: как строительная компания чуть не потеряла контракт на 350 млн

Пока готовил этот материал, как раз случился показательный случай с одним из наших бета-тестеров продуктов Камертон.Тех. Компания «N» (средний бизнес, строят коммерческую недвижку, попросили инкогнито) пришла с простой задачей: проверить контрагентов. Дали им доступ к AI-ассистентам Камертон.Налоги и Камертон.Тех, которые шерстят открытые данные и налоговые риски. Загрузили данные по стройке — через три часа получили красный флаг по субподрядчику.

Тот привлек на объект 45 человек. Официально все самозанятые. Но мы проанализировали данные ФНС и получилось, что 40 из 40 получают 95% дохода только от этого субподрядчика, работают больше полугода, а двое вообще числятся в этой же фирме как уволенные год назад.

Классическая схема: люди остались на своих местах, но теперь «как самозанятые партнеры».

Больше того, наша AI-платформа нашла в реестре Роструда информацию, что этот субподрядчик уже попадал в поле зрения межведомственной комиссии за аналогичную схему.

Посчитали риски: если налоговая переквалифицирует этих 40 человек в штат, субподрядчику доначислят около 8–9 млн рублей налогов и взносов. Тот таких денег не потянет — обанкротится. Но главное: заказчик генподряда прописал в договоре «нулевую толерантность к серым схемам». Вскрытие теневой занятости у субподрядчика означало бы потерю контракта на 350 миллионов для компании.

Что сделали? Подготовили письмо субподрядчику с требованием за месяц перевести людей в штат или подтвердить их реальную независимость (чеки от других заказчиков). Часть людей действительно работали на стороне — остались самозанятыми. Остальных оформили официально. Компания заплатила чуть больше налогов, но сохранила контракт и не попала в реестр нарушителей.

Случай показательный: бизнес даже не подозревал, что сидит на бомбе замедленного действия. А «Вердикт» просто подсветил те «красные лампочки», которые налоговая зажгла бы через месяц-два.

Что делать прямо сейчас

1. Аудит структуры. Посмотрите, сколько у вас штатных сотрудников и самозанятых. Если подходите к критическим порогам (35 человек или 10% штата с зарплатой ниже МРОТ), проверьте обоснованность.
2. Проверяйте контрагентов. «Прозрачный бизнес» и AI-инструменты в помощь. Если у партнера нагрузка ниже плинтуса, требуйте объяснений. Иначе его проблемы станут вашими.
3. Чистите договоры с самозанятыми. Уберите слова «должность», «график», «правила внутреннего распорядка». Не должно быть регулярных платежей в одни и те же даты.
4. Используйте инструменты самопроверки. Мы в Камертоне сделали платформу, которая сканирует вашу отчетность по тем же алгоритмам, что и ФНС. Чтобы вы видели свои риски до того, как их увидят налоговики.

В 2026 году прозрачность — это не вопрос выбора. Это вопрос выживания бизнеса. Тот, кто управляет своей цифровой тенью, спит спокойно. Остальные платят.