Проект нельзя делать в ноль: зачем закладывать запас на поддержку и развитие

Привет, герой бизнеса!

Цифровой продукт нельзя рассматривать как разовую покупку. Его ценность раскрывается только тогда, когда у проекта есть ресурс на поддержку, развитие и адаптацию к изменениям бизнеса.

Если весь бюджет уходит только на разработку, проект часто не запускается в нормальном виде.

Ошибочно воспринимать проект как разовую покупку

Многие компании до сих пор воспринимают цифровой продукт как разовую покупку: заказали сайт, получили результат, поставили галочку. Но на этом хороший проект не заканчивается, он только начинает жить.

Если речь не о простой посадочной странице под краткосрочную акцию, а о полноценном сайте, личном кабинете, B2B-портале, сервисе или интеграционной системе, у такого решения всегда есть продолжение.

Почему проекты «на последние деньги» чаще всего не запускаются

Проект, который делается впритык, почти всегда сталкивается с одной и той же проблемой: в момент запуска у него уже нет ресурса на нормальную доводку.

Почти всегда возникают дополнительные задачи:

• что-то устаревает, требует переработки;
• появляются новые задачи, которые изначально не были учтены;
• иногда нужно срочно менять приоритеты.
• проект невозможно развивать без новых вложений.

Если бюджет изначально рассчитан только на разработку, есть высокая вероятность, что проект будет заморожен сразу после запуска или так и не выйдет в релиз.

Как рассчитывать бюджет правильно

Если у вас есть, например, 3 млн рублей на проект, это не значит, что все 3 млн должны уйти в разработку.

Это означает, что у компании есть 3 млн на весь жизненный цикл ближайшего этапа проекта: создание, запуск, поддержку, исправления, развитие.

Здравый подход — сразу делить бюджет на части:

• разработка;
• техническая поддержка;
• резерв на непредвиденные изменения;
• доработки после запуска;
• развитие продукта в первые месяцы или год.

Если потратить всё на первую часть, проект становится заложником собственного бюджета. Любые отклонения от плана (а они почти неизбежны) сразу бьют по срокам и качеству. Именно так хорошие идеи превращаются в «вечные недострои».

Чем сложнее проект, тем выше риск недооценки бюджета

Чем крупнее и сложнее проект, тем труднее он прогнозируется. Казалось бы, должно быть наоборот. Но в реальности именно большие проекты чаще всего буксуют, потому что в них слишком много зависимостей.

Это могут быть:

• интеграции с CRM, ERP, ERP-аналитикой и внутренними системами;
• личные кабинеты и сложные роли пользователей;
• бизнес-логика, которая меняется по ходу проекта;
• повышенные требования к надежности и безопасности;
• согласования между несколькими подразделениями;
• миграция данных и тестирование.

Чем больше таких элементов, тем выше шанс, что на старте не удалось увидеть весь объем работ.

Какой бюджет озвучивать подрядчику

То, какой бюджет вы озвучите подрядчикам, определяет, кто готов работать с вашим проектом и какие решения вам будут предлагать.

• Если озвучить слишком маленькую сумму, вы автоматически попадаете в low-сегмент: базовые решения, компромиссы по качеству, минимальный набор функций. Сильные команды в такой бюджет даже не заходят, потому что понимают: качественно реализовать проект за эти деньги невозможно.
• Если сразу озвучивать максимальный бюджет, есть риск обратного эффекта: подрядчик ориентируется на верхнюю границу и начинает предлагать более дорогие решения. Бюджет перестаёт быть ограничением и превращается в ориентир для расширения сметы.

Грамотный подход:

Озвучивать бюджет только на разработку, а оставшуюся часть средств закладывать на дальнейшую жизнь проекта (доработки, поддержку, оптимизацию и развитие).

Практические рекомендации

1. Определите общий бюджет проекта, включая разработку, поддержку и доработки.
2. На разработку закладывайте не более половины бюджета, оставшееся используйте на сопровождение.
3. Выбирайте подрядчика по качеству, а не по «базовой цене» — слишком маленький бюджет сразу ограничивает ваши возможности.
4. Закладывайте резерв на непредвиденные расходы. Это 10–20% от бюджета проекта.
5. Не оставляйте проект после релиза без внимания. Регулярный контроль и улучшения дают результат.

Как запускать проект с прогнозируемым результатом

Мы рекомендуем начинать любой серьезный проект со стратегической аналитики. Это помогает сразу определить, что действительно нужно, а от чего можно отказаться, а также реалистично оценить объем работ и получить более надежный прогноз по результату.

В нашей компании для этого разработан формат Стратегического интервью. На двухэтапной онлайн-консультации мы вместе с ЛПР со стороны клиента разбираем все вопросы, связанные с проектом.

Результатом такой встречи становится документ с решениями и следующим шагом, который можно использовать для внутреннего согласования и дальнейшей реализации (с нами или с другим подрядчиком).

Если у вас есть задачи, которые требуют глубокого обсуждения, будем рады провести такую встречу.

➡️ Узнать подробнее о Стратегическом интервью можно здесь.

Успехов в делах!

Роман Федосов, основатель и генеральный директор веб-интегратора «Компот»