Основы брифинга или о чем важно договориться сразу?

Время — один из самых ценных ресурсов на сегодняшний день. И все мы сталкивались с ситуацией, когда рабочие встречи проходят, мягко говоря, не очень эффективно. То и дело, докладчики отходят от темы, всплывают все новые вопросы, а к сути можно и не перейти. Мы очень ценим свое время и время клиента, поэтому в этой статье поговорим о брифинге.

Брифинг — это процесс передачи информации, инструкций и ожиданий от одной стороны к другой. Основная цель брифинга — это обеспечить ясное понимание и согласование задач и целей. Правильный брифинг играет важную роль в успешной коммуникации и выполнении проектов, особенно для достижения результатов.

На практике, форматы брифинга могут быть абсолютно разные: онлайн или офлайн встречи, проведение интервью с клиентом, устное обсуждение, составление различных анкет и опросников и получение письменного ответа. Основная цель — получить максимально релевантную и полную информацию для дальнейшей работы.

Раскроем некоторые аспекты, на которых, на наш взгляд, стоит фокусироваться в первую очередь.

Цели и задачи

База всех баз, основа всех основ, как бы очевидно это не звучало. Но на этом этапе уже кроется куча подводных камней. Поэтому необходимо обсудить с заказчиком, чего он хочет, выделить основные цели проекта и под них прописать пул задач, который должен быть реализован. Будете ли вы прописывать цели по SMART, SMARTER или, например, методу GROW, не важно. Важно, что и заказчик, и вы воспринимаете их одинаково, и у вас нет дискоммуникации. Убедитесь, что все участники брифинга понимают эти цели и задачи.

Контекст

Брифинг — это как сбор анамнеза у врача, вам четко нужно понимать ситуацию. Помимо целей и задач, которые нам задают направление, мы должны полностью погрузиться в контекст. Какой продукт или услуга, что сейчас из себя представляет? Кто целевая аудитория? Какие у нее инсайты? Как составлена клиентская база? Как давно ее анализировали? И другие вопросы, максимально подробно. Вы должны четко понимать весть контекст.

Сроки и бюджет

Не допускаем ситуаций формата «А надо было еще вчера», «Хотим быстро, эффективно, но за 10 тыс. руб.». Поэтому обсудите конкретные сроки, желательно, для каждой цели, и доступный бюджет. Убедитесь, что все стороны ясно понимают ограничения и возможности в рамках этих параметров.

Роли и ответственность

Каждый проект требует разных профессионалов. Мы формируем команды, в зависимости от проекта и его потребностей. Во время брифинга уточните, какая команда будет участвовать в проекте. Также необходимо распределить роли, как на стороне заказчика, так и на стороне исполнителя. Кто будет контролировать или согласовывать задачи. Какие задачи, непосредственно, требуют согласования. Определите, кто будет отвечать за различные аспекты проекта, чтобы избежать путаницы и конфликтов.

Измерение успеха

Очень важный пункт. Успех очень субъективный показатель, а плохой результат — это тоже результат. Поэтому обсудите, как будет оцениваться успех проекта. Определите метрики и критерии, которые будут использоваться для оценки выполнения задач и достижения целей. Если вы не сможете этого сделать в рамках одной встречи, то проведите еще одну. Но обязательно нужно прийти к консенсусу, или хотя бы понимать, что вы и заказчик мыслите в одном направлении в рамках данного вопроса.

Коммуникация и контакты

Убедитесь, что все участники брифинга знают, как будут поддерживаться связь и коммуникацию в процессе проекта. Обсудите предпочитаемые методы коммуникации и установите регулярные сроки обратной связи. Чтобы избежать ситуаций, когда пятница — самый продуктивный день, а к понедельнику все должно быть готово.

Вопросы и уточнения

Дайте всем участникам возможность задать вопросы и уточнить детали проекта. Убедитесь, что все сомнения и неясности разрешены перед началом работы. Договоритесь о количестве правок и вариантов переделок. Чтобы к концу проекта не случилось всеми любимая история: «Все хорошо, но надо переделать».

Это лишь некоторые аспекты, на которые мы хотим обратить внимание при брифинге. В конечном итоге, содержание брифинга будет зависеть от конкретного проекта или задачи, и может включать дополнительные важные моменты, которые вам необходимо обсудить с участниками.

Что еще можно учитывать во время брифинга, рассмотрим частности.

Бренд и стиль

Если проект связан с созданием материалов или продуктов в рамках существующего бренда, обсудите основные элементы бренда, такие как логотип, цвета, типографика и стиль. Убедитесь, что все участники понимают и могут соблюдать эти элементы, чтобы обеспечить единообразие и согласованность.

Риски и ограничения

Обсудите потенциальные риски и ограничения проекта. Разберитесь, какие факторы могут повлиять на выполнение проекта и какие меры могут быть предприняты для управления рисками. И лучше такие моменты также прописать в договоре. За совет не благодарите.

Конкуренция и рынок

Как правило, при разработке стратегии, все равно проводится конкурентный анализ. Но обсудите конкурентную среду и текущие тенденции на рынке, связанные с проектом с заказчиком. Обсудите, какие особенности конкурентов следует учесть и как проект может быть согласован с требованиями рынка.

Дополнительные ресурсы и поддержка

Если для успешной реализации проекта требуются дополнительные ресурсы или поддержка, обсудите это во время брифинга. Разберитесь, какие ресурсы и поддержка могут быть предоставлены, и убедитесь, что они будут доступны в нужный момент.

Эти дополнительные аспекты зависят от конкретного проекта и его контекста. Цель состоит в том, чтобы предусмотреть все релевантные факторы, которые могут повлиять на проект, и обеспечить ясное понимание и согласование между всеми участниками.

По результатам брифинга рекомендуем подвести итоги, тезисно изложить основные моменты. Важные и принципиальные моменты не забывайте включать в юридические документы, например, договор оказания услуг.

Команда агентства креативного маркетинга KURAGA