Как и зачем автоматизировать небольшую компанию

LiteВox — компания-разработчик облачного программного решения для онлайн-касс и автоматизации торговли

Что такое онлайн-кассы

Это кассы нового образца с выходом в интернет и фискальным накопителем (ФН) для передачи данных онлайн в налоговую службу, согласно 54-ФЗ. На кассы можно установить современное программное обеспечение от разных производителей для розничной торговли, подключить товароучетную систему, чтобы контролировать ваш бизнес и управлять им из любой точки мира в режиме online.

Виды онлайн - касс

1. Автономные кассы (кнопочные онлайн-кассы)

Аналог старых ККТ, введенных в оборот ещё до принятия поправок в 54-ФЗ. В настоящее время они модернизированы - дополнены фискальным накопителем и модулем связи. Формально выполняют требования закона, но не позволяют автоматизировать кассовые операции и вести товароучет. Трудоемкая процедура занесения товаров в чек (нужно подключать кассу к компьютеру, назначать товарам коды и при продаже на кассе вводить их вручную).

• Не подходят для продажи алкоголя (за редким исключением) и товаров, подлежащих обязательной маркировке (с 1 декабря 2019 года к ним относятся табачная продукция, одежда и обувь, духи и туалетная вода, постельное белье, фотокамеры, автомобильные шины и покрышки).

2. Cмарт-терминалы

Кассы нового поколения, имеют сенсорный дисплей и встроенный принтер для печати чеков. Обладают внушительным функционалом и оптимально подходят для малого и среднего бизнеса. В некоторые модели встроены сканер штрихкодов, терминал эквайринга и т.д. В базу смарт-кассы можно внести неограниченное количество товаров. Некоторые смарт-кассы могут работать в автономном режиме от 10 до 24 часов без подзарядки.

3. Фискальные регистраторы

Служат только для печати чеков. Не работают без подключения к управляющему устройству (компьютеру, планшету, телефону и т.д.), поэтому считаются самым дорогим решением. Высокая производительность, подходят для крупных торговых сетей. Чем выше технические показатели фискального регистратора, тем он дороже.

Важно обращать внимание, какая программа установлена на кассе и подходит ли она вашим требованиям в части автоматизации торговли. Кроме того, если на предприятии ведется бухгалтерский и налоговый учет в программах 1С или Контур, то учитывайте возможности их интеграции с поставляемым кассовым ПО.

В этой статье руководители разных по масштабу и деятельности компаний рассказали нам, как они выбирали сервис автоматизации и какие решения теперь применяют для контроля и управления своим делом.

Облачный сервис для небольшой продуктовой точки

(Павел Семенов, гендиректор магазина ООО Пчелка)

История компании

Я управляю небольшим магазином в Новосибирске уже пять лет и во всем разбирался сам. Я и генеральный директор, и бухгалтер, иногда и продавец. Мы расположены в жилом доме, и мои покупатели — жители окрестных домов.

Как выбирали сервис

С самого начала я отказался от модели самообслуживания — так меньше краж, а для маленького бизнеса это очень важно. Мы торгуем всеми основными категориями хозтоваров повседневного спроса для дома и дачи.

Вопрос автоматизации остро не стоял, пока не появились поправки в 54-ФЗ - обязательная установка онлайн-касс.

У меня всего 100 квадратных метров торговой площади, и на первый взгляд не очень понятно, что можно автоматизировать. До принятия 54-ФЗ вопрос с ведением товарной номенклатуры не был столь актуален, хотя иногда случался и пересорт товара, и залежавшийся неликвид.

Что используем сейчас

В 2018 году любую продажу нужно отображать в чеке и ставить товар в программе на баланс. У нас это больше 1000 наименований, поскольку даже нитки делятся на группы по цветам, типу нити и т.д. Теперь я просто сканирую штрих-код, касса мгновенно находит товар в базе и заводит в номенклатуру. (ред.: эту возможность пользователям дает глобальный справочник Лайтбокс, где больше 700 тыс. наименований товаров — авторская разработка компании LiteBox).

При продаже мы пользуемся панелью избранного, куда завели самые ходовые товары. Нажимаем иконку на панели товара и добавляем его в чек. Для остальных позиций сканируем штрихкод для поиска, а когда на товаре кода нет — ищем по наименованию. Когда товары занесены в базу, они автоматически списываются при продаже. В течение месяца я смотрю, что хорошо продается, а что не очень. Это выявляет целые группы неликвидных товаров, на которые мы потом проводим акции — например, при покупке от 300 рублей делаем подарок из непопулярной номенклатуры. Это избавляет от ненужных позиций и одновременно повышает лояльность покупателей.

Раньше для инвентаризации я закрывал магазин на полдня. После установки кассы Лайтбокс все стало быстрее — просто выгружаю из системы остатки (причем частями по категориям товаров, а не все сразу). И пока нет покупателей, сверяюсь с фактическими остатками.

Буквально в прошлом месяце запустил систему автозаказа на самые ходовые позиции. Система учитывает их остатки на складе, скорость продаж, даты ближайшей поставки. Потом сервис сам рассчитывает количество нужного товара от конкретного поставщика и автоматически формирует накладную.

В Лайтбокс есть автозапрет на заказ товара, если его остатки на складе больше указанного мной при настройке количества. Планирую использовать эту функцию, потому что бывает, что продавец оформляет заказ и включает товары, которых уже достаточно на складе.

Очень благодарен, что есть круглосуточная техническая поддержка. Поначалу сталкивались с техническими проблемами – сбои в интернете, ошибки кассира и пр., не знали, что делать. Звонили в поддержку, и все вопросы решались оперативно, без простоя магазина.

Автоматизация алкогольного магазина

(Андрей Щедриков, директор алкогольных магазинов ООО Боисо)

История компании

У меня сеть алкогольных магазинов, расположенных в самых разных местах: и в многоквартирных домах в больших городах, и на крошечных торговых площадках в деревнях. Мы не торгуем каким-то одним видом алкоголя, а продаем разный по чуть-чуть.

Работаем только по лицензиям и букве закона — алкогольный бизнес строго контролируется государством. Теперь с введением ЕГАИС (единая государственная автоматизированная информационная система) необходимо автоматизировать товарооборот компании: начиная с закупок продукции у поставщиков и заканчивая её реализацией конечному покупателю.

Как выбирали сервис

ЕГАИС добавила волокиты в работу — теперь все подвязано к кассовой программе. Насколько работа с ней удобна, настолько и эффективна торговля в целом. Поэтому мы внимательно выбирали программное обеспечение и рассматривали не одного разработчика. Это были как облачные решения (SааS) – Лайтбокс, Контур,Эльба, так и коробочные программы — 1С Розница, Далион, Айтида.

Что используем сейчас

Мы остановились на Лайтбокс. Очевидно, что его разрабатывали люди, понимающие проблемы ритейлеров — особенно тех, кто продает алкоголь. Поэтому у них получилось сделать удобный сервис, где легко вести учёт продаж или, например, списывать продукцию, разбитую в торговом зале.

Лайтбокс автоматически формирует декларации и выравнивает остатки, проводит списание по итогам продаж. Еще мы поставили на автомат запреты на продажу алкоголя по дням недели и часам.

Остатки в ЕГАИС и фактические остатки на складе должны быть равны. Бывало, когда сканер не распознает ПДФ-марку — такой товар лежит мертвым грузом на складе. В Лайтбокс есть классная функция запрос нечитаемой марки — дубль марки, которую продавец потом спокойно клеит на товар и выставляет его на продажу. Еще можно вскрыть товар прямо на кассе и автоматически формировать накладные с учетом остатков на складе и скорости продаж.

Я выгружаю данные из ЕГАИС и анализирую объемы продаж конкретной точки, чтобы понять, справляется ли она или стоит думать о закрытии.

Законы все время меняются и важно следить за ситуацией на рынке. Иначе будете платить штрафы, а это немалые расходы. Ни в чем нельзя быть уверенным, и это мешает: я хотел стабильной работы и больше удовольствия от своего дела. Поэтому Лайтбокс выигрывает по сравнению с другими решениями — он автообновляется, и мы уверены, что работаем в рамках текущего правового поля. Все мои проблемы и “головная боль” сейчас решаются намного проще.

Управление и масштабирование торговой сети – еще один важный пункт. Облачные сервисы подключают новые кассы к общей товароучетке мгновенно.Также они контролируют результаты работы всей сети в разрезе каждого магазина.

Я в любой момент смотрю в личном кабинете сервиса, когда открылся и закрылся каждый магазин, какой текущий товарооборот, сколько денег в кассе и весь расклад по товарам.

Еще легко и быстро формировать акции (желтые ценники) в нашей 1С Бухгалтерия и спускать их сразу на всю сеть в сервисе Лайтбокс.

Сейчас как управленцу мне интересны аналитические отчеты. Например, ABC–отчет делит товары на 3 категории : 20% самых востребованных, которые дают 80% выручки, 50%,которые дают 30% выручки, и товары-аутсайдеры. На основе этих данных я строю ассортиментную матрицу.

Как выбирало кассу рекламное агентство

(Наталья Фомина, директор агентства Дом рекламы, Ульяновск)

История компании

Я руковожу одним из крупнейших рекламных агентств в Ульяновске уже 11 лет. Мы делаем наружную рекламу всех циклов: дизайн, производство и монтаж. Работаем как с местным бизнесом, так и с федеральными компаниями: если они открывают в городе офис или магазин, то чаще всего выбирают нас местными подрядчиками.

Для меня главное в работе — качество и отсутствие долгов: как перед сотрудниками, так и перед налоговой. Поэтому автоматизирую расчеты с контрагентами и поставщиками — так точно ничего не забудешь и не упустишь. Сейчас в моём бизнесе кризис. Я работаю над тем, чтобы он нас миновал. Для этого есть много способов: акции, программы лояльности, работа с постоянными клиентами.

Как выбирали сервис

Когда я впервые озадачилась вопросом установки онлайн-кассы, то важно было просто выполнить требования законодательства. Сейчас понимаю, что софт, который устанавливается в кассе, может намного больше, чем просто отправлять чеки в налоговую инспекцию.

В Лайтбокс есть целый отдел, занимающийся обучением работе с программой — они ведут вебинары, проводят выездные семинары и просто консультируют по телефону. Мне было достаточно консультации, чтобы понять какие участки работы я смогу автоматизировать.

Что используем сейчас

Все услуги мы распределили по категориям и внесли в базу. Теперь в отчетах я вижу полную картину по каждому участку работы – это и оплата, работа с конкретными поставщиками, время выполнения заявки. Анализ на этом этапе позволяет понять, где есть задержки и как оптимизировать эти процессы. Раньше все было на глаз и это отражалось как на лояльности покупателей, так и итоговой сумме работы, поскольку клиент был недоволен невыполненной в срок работой.

Также удобно работать с систематизированными данными и цифрами. Отчеты по продажами за период выявляют закономерности – в какое время востребованы те или иные услуги и в каком объеме. Это помогает планировать бюджет, искать новые возможности для привлечения клиентов и увеличения среднего чека покупателя.

В Лайтбокс легко организовать программу лояльности — она показывает суммы скидок за отчетный период и их обоснование. Все четко, прозрачно и просто.

Для бухгалтера нет проблем в нужный момент выгрузить нужные данные — теперь не придется приезжать к нам в офис. Сотрудник все делает удаленно из своего личного кабинета сервиса, где у него заданы определенные права.

Выходит, что закон 54-ФЗ , который спровоцировал автоматизацию в малом и среднем бизнесе, во многом сработал положительно. И хотя в обычной жизни цифровые технологии стремительно развиваются, малый и средний бизнес только делают первые шаги. Специалисты прогнозируют все больший рост автоматизации этих сегментов, а значит и спрос на хорошие программы будет расти.