Делаем документооборот проще: переход на электронное подписание внутренних документов в Логеме
Для всех, кто использует в работе Битрикс24 есть отличное решение, которое мы настроили и протестировали у себя. Вас ждут: понятная дорожная карта, описание процесса и преимуществ подключения электронного документооборота. Почему это важно?
- В среднестатистической компании сотрудники тратят в 2 раза больше времени на создание, печать и подписание документов по сравнению с теми компаниями, кто уже внедрил КЭДО.
- В некоторых сферах ЭДО уже обязательно, с 2024-го полностью на него должны перейти бюджетные организации.
- На старте КЭДО требует затрат: оформление подписи, подключение к системе, обучение сотрудников. Но вложения окупятся — бизнес в России может сэкономить до 3,5 трлн рублей в год (бумага, картриджи, оборудование архивов, обработка документов, курьерские услуги и т. д.).
- Использование КЭДО помогает соблюдать требования законодательства и нормативных актов, регулирующих работу с документами. В 2021 году вступили в силу два закона, 377-ФЗ и 407-ФЗ, которые утвердили электронные документы в сфере кадровых дел как равноправные бумажным.
На момент написания статьи КЭДО успешно применяется в компании более двух месяцев.
Почему мы решили внедрить КЭДО
У «Логемы» 60+ сотрудников — отделу кадров всегда есть, чем заняться. Но четких критериев по переходу на КЭДО в нашей компании не было. Казалось, что нет никакой необходимости переходить на электронное подписание кадровых документов, ведь непонятно, сколько времени занимают процессы формирования, рассылки и контроля.
Меня зовут Екатерина Никульшина, я работаю в «Логеме». В статье расскажу о том, как с помощью КЭДО можно упростить работу отдела кадров и автоматизировать процессы, связанные с подписанием документов в два счета.
На внедрение КЭДО меня натолкнуло одно из исследований. Консалтинговая компания Siemens Business Services опубликовала данные по продуктивности электронного документооборота в сравнении с бумажным:— 60% распечатываемых документов оказывались в мусорной корзине к концу рабочего дня;
— 90% документов большую часть времени находятся в процессе передачи от одного сотрудника другому и из одного отдела в другой;
— до 20 раз в среднем копируется каждый внутренний документ — доработки, утеря, порча бумаги и еще множество причин, по которым один документ перепечатывают множество раз;
— 60% распечатываемых копий документов теряют актуальность в течение рабочей недели.
Получается, что с введением КЭДО мы могли сократить процесс «пути» документа — до передачи в общую базу или в руки коллеге — до нескольких кликов. Кроме того, можно было бы быстрее вносить правки и редактировать документы, поддерживать их в актуальном состоянии и минимизировать риск утери.
Конечной целью стала идея сократить рутинную работу отдела кадров — в несколько кликов стало возможно сформировать документ по шаблону, отправить на проверку и подпись адресатам. Чтобы значительно сократить время на создание и отправку документов, а также усилить контроль за их подписанием, было решено воспользоваться связкой «КЭДО+Госключ».
В компании из 60+ сотрудников документооборот может доходить до нескольких сотен файлов ежемесячно. С точки зрения руководителя этот процесс и вовсе хаотичен: на подпись постоянно приходят бумаги из отдела кадров или напрямую от сотрудников. КЭДО облегчает жизнь компании — это оптимизация документооборота и сокращение времени на согласование. Например, подписание кадровых документов с сотрудниками теперь занимает 15-20 минут.
Как было до: до внедрения КЭДО сотрудникам отдела кадров нужно было распечатать бумажные документы, отправить их на подпись руководителю, перепроверить и переслать работнику по почте, вручную контролируя процесс подписания. Некоторые документы удаленные работники должны были отправить Почтой России или курьером обратно. Весь процесс мог занимать от нескольких дней до недели и это не считая ситуаций с ошибками в шаблонах документов или личных данных сотрудников, за актуальностью которых тоже нужно было следить.
Форс-мажор никто не отменял. А временные и материальные затраты (бумага, деньги за отправление корреспонденции) оценить в совокупности сложно. При этом не получится использовать обычную электронную почту, даже если у всех заинтересованных сторон оформлена цифровая подпись:
- нужно не просто доставить документ сотруднику, но и дать получателю возможность автоматически его обработать, т.е. отразить документ в учетной системе;
- необходима формализация документа — верный шаблон, читаемый формат;
- при обмене документами через электронную почту нет возможности проверить достоверность цифровой подписи, которой подписан документ;
- высока вероятность просто потерять письмо и вовремя не принять поступившие документы.
Проблема кроется в деталях: как только начинает расти количество документов, которые надо согласовывать и подписывать (объем документооборота) и количество участников в этом процессе — растет количество ошибок, которые могут возникать по разным причинам. Плюс затраты времени: раньше процесс работы с документом мог занимать несколько дней, сейчас тратим 1-3 часа. Автоматизация стала логичным шагом; у нас большой опыт работы в этом направлении, мы не могли не попробовать КЭДО.
По сути, вы не можете строить и развивать компанию целостно, если не готовы вкладываться в ее инфраструктуру. Можно заявлять, что вы внедряете современные ИТ-решения, но если сами не стремитесь максимально использовать технологические возможности — не держите руку на пульсе. Подключение КЭДО в компании — это курс на то, чтобы высвободить ресурс HR в пользу более важных задач, повысить общую операционную эффективность бизнеса.
Процесс внедрения
«Логема» уже работала в едином пространстве Битрикс24, так что нам не нужно было регистрировать всех в отдельном сервисе для документов. Сотрудники работали над задачами и легко могли получать документ на подпись прямо внутри CRM. Это важный нюанс — никаких дополнительных оплат за электронную подпись не нужно! Связка с мобильным приложением Госключ от Минцифры РФ позволяет бесплатно получить сертификат усиленной электронной подписи. Для начала работы с КЭДО в Битрикс24 всего 5 простых шагов:
- Важно: подать заявку можно здесь или либо запустив процесс подписания документа на портале Битрикс24.
- Результат рассмотрения заявки поступит на указанную почту в течение 7 рабочих дней, после чего можно перейти к получению API-ключа на Госуслугах.
- Оформление доверенности может инициировать только руководитель компании, а получить API-ключ — тот, на кого она выдана. После оформления доверенности, пользователя, который будет получать API-ключ, необходимо добавить на технологический портал на Госуслугах.
- Представитель компании, на которого выдана доверенность, обязательно должен получить API-ключ на Госуслугах для организаций. И только после этого, API-ключ может быть добавлен в ваш Битрикс24.
Как все работает
Сотрудники кадровой службы создают разнообразные кадровые документы, которые касаются приема на работу, кадровых переводов, увольнения, дополнительных соглашений, приказов и заявлений. Нам требовалось обеспечить возможность подписания печатных форм этих документов с использованием электронной цифровой подписи (ЭЦП) как со стороны организации, так и со стороны работника.
Для начала согласования, необходимо нажать на кнопку «подписать» и получить форму для заполнения. Сам файл документа можно перетянуть с рабочего стола или воспользоваться блоком «недавние документы»:
Код документа необходимо выбрать в выпадающем списке, а название — заполняет сам пользователь.
Следующий этап — выбор компании и ответственных за согласование и подписание документа. В провайдере подписи необходимо выбрать способ подписания.
Вы контролируете весь процесс: кто будет подписывать документ от лица компании, кто будет согласовать простановку подписей и заполнение данных.
Например, в редакторе документов, можно заполнить необходимые поля:
Перед отправкой на согласование и подпись вы можете проверить все поля на корректность заполнения:
После чего сформированный документ может быть отправлен на подпись.
Битрикс24 позволяет организовать весь процесс пошагово.
После отправки документа на согласование вы получаете карточку по этому документу, с которой можете продолжить работу.
Кроме того, согласование ответственных можно провести через чат — удобные уведомления не позволят пропустить или потерять документ.
Здесь же есть возможность отменить согласование в любой момент.
Что мы получили от внедрения
Очевидное преимущество — полный контроль над статусом документов. Сотрудник отдела кадров, который инициировал процесс отправки документа на подпись, видит, на каком этапе находится подписание. Этапы взаимодействия выглядят просто:
- Отправка документа в Битрикс24 и заполнение данных;
- Подписание от имени организации;
- Приглашение сотрудника к подписанию;
- Ожидание подписания документа сотрудником;
- Скачивание подписанного документа и сохранение в файловом хранилище.
При этом, документы в безопасности, и в любое время доступны в системе Битрикс24: их удобно искать и скачивать с любого устройства всем заинтересованным сторонам. Мы тестировали КЭДО на кадровых документах по приему на работу, а затем расширили на другие процессы и типы документов — заявления и заявки сотрудников, документы, связанные с обработкой персональных данных и т.п. Начинать перевод компании на КЭДО можно постепенно, в зависимости от приоритетов бизнеса и загруженности кадрового отдела. Например, вы можете начать с оцифровки приказов или распоряжений, а затем перейти к другим типам документов.
По итогам внедрения можно сказать, что нам удалось:
- Исключить человеческий фактор при формировании и отправке документов.
- Полностью контролировать статусы подписания документов со стороны работодателя и работников.
- Добиться значительной экономии времени кадровой службы компании и руководящего состава.
- Упростить подписание документов работниками.
- Обеспечить прозрачность и безопасность документооборота благодаря использованию ЭЦП.
Подписывать трудовой договор и прочие документы с удаленными сотрудниками без КЭДО — то еще приключение. Наконец, в Битрикс24 появилась возможность решать эти задачи. Да, пока всё не идеально: явно не хватает интеграции с бизнес-процессами, однако прикладную задачу решать уже можно. Мы испытали механизм на себе и включили эту процедуру в процесс трудоустройства новых сотрудников.
Теперь мгновенно подписываем документы в Битрикс24 и не ждем, пока оригиналы документов доедут до сотрудника, а потом вернутся к нам. КЭДО обеспечивает сохранность документов без использования места для хранения распечатанных и подписанных документов, и предотвращая их потерю или повреждение. КЭДО — это вопрос удобства, автоматизации и экономии. В Битрикс24 нет постоянных дополнительных трат. Так, наша компания из 60 сотрудников за два месяца уже сэкономила 200 000 ₽, а за год эта сумма может вырасти до 1 200 000 рублей на КЭДО; эти средства пойдут на развитие и масштабирование бизнеса.
Нужна помощь с подключением КЭДО к Битрикс24?
Работа с КЭДО требует от компаний подготовительного этапа. Прежде чем приступить к использованию электронного документооборота в Битрикс24 вы можете обратиться в «Логему» за консультацией. Мы расскажем, как можно:
- подать заявку на подключение в Б24 Госключа;
- синхронизировать Госключ с вашей системой Битрикс24;
- использовать в работе этот полезный инструмент внутри вашей организации и дадим понятный алгоритм действий.
Подключив КЭДО в вашей компании, вы получите сразу несколько преимуществ. Во-первых, сэкономите время и средства. Поскольку КЭДО позволяет отказаться от бумажных носителей, что сокращает расходы на бумагу, печать и доставку документов. Во-вторых, ваши сотрудники смогут оперативно обмениваться документами и контролировать их исполнение, что ускорит процесс принятия решений и выполнения задач по подписанию и согласованию. При этом инициатором подписания могут быть как HR-менеджер, бухгалтер, документовед, так и сам сотрудник.