Коронавирусу вопреки: работаем эффективно в карантине
Они проверены нами на практике. С одной стороны, мы сохранили результативность нашей работы, перейдя на самоизоляцию. С другой, мы и до этого годами сотрудничали с некоторыми из наших работников удаленно.
Далее мы предлагаем вашему вниманию рекомендации как в разрезе управления компанией, так и на уровне организации работы отдельных сотрудников.
Уровень управления компанией
1. Собственники бизнеса и менеджеры, будьте не только грамотными и решительными «командирами», но и бойкими «политруками»! Скажем прямо, из-за пандемии и ее экономических последствий неуверенность в завтрашнем дне поселилась в сердцах многих сотрудников по всему миру. В то же время, бизнес — это война.
На штурм трудных задач нужно либо идти с победным настроем, либо не идти вообще.
Поэтому, руководителю организации сейчас особенно важно следить за боевым настроем сотрудников. Необходимо честно и прямо обозначить перспективы, подобрать нужные слова для того, чтобы донести до коллег послание: «ситуация непростая, но все под контролем, мы прорвемся!».
Если это не будет сделано, то многие сидящие на удаленке сотрудники начнут нервничать, искать подушку безопасности — суетливо изучать вакансии, окучивать фрилансерские площадки и т. д. Начнутся домыслы, рассуждения в духе «а выплывем ли». Естественно, на качестве работы это скажется далеко не лучшим образом.
2. Не относитесь к «мелким» клиентам с пренебрежением. Особенно, если работаете в сегменте B2B. Маленькие компании порою легче адаптируются к новым условиям, в то время как бизнес покрупнее бывает неповоротлив из-за раздутого штата сотрудников и бюрократической волокиты. Может статься, что именно у ваших «маленьких» клиентов окажется более высокая выживаемость и они останутся с вами в трудный момент, когда «отвалится крупняк».
3. Диверсифицируйтесь. Добротный инвестиционный портфель состоит из разных активов, которые уравновешивают друг друга. Падает в цене золото, зато растут акции определенной компании и т. д. Инвесторы называют это диверсификацией.
А народ выразил этот подход емкой поговоркой:
«Хорошая хозяйка не держит все яйца в одной корзине».
Сейчас использовать этот принцип особенно важно. От последствий пандемии одни отрасли страдают больше, чем другие. Поэтому для компаний, работающих в сегменте B2B, важно стараться работать с клиентами из разных отраслей.
Бесспорно, нишевание позволяет добиться высокого уровня в узкой сфере, освоив множество специфических нюансов, однако оно же придает компании определенную уязвимость. Как, например, сейчас себя чувствуют рекламные агентства, которые нишевались по туризму?
4. Жестко пропишите бизнес-процессы. Важно иметь четкую регламентацию взаимодействия сотрудников по типовым задачам, например, последовательность и иерархию согласований. Отсутствие четко прописанных бизнес-процессов и в обычных условиях крайне негативно сказывается на работе компании. Однако, при удаленной работе это негативное воздействие многократно усиливается.
Мы рекомендуем вам использовать шаблоны бизнес-процессов Битрикс24.
Уровень работы отдельного сотрудника (в том числе и руководителя)
5. Разбейте свой рабочий день на мелкие интервалы — так эффективнее. Мозг человека попросту неспособен решать сложные интеллектуальные задачи 8 часов непрерывно.
Согласно исследованиям, идеальное чередование труда и отдыха: 52 минуты работы за компьютером и 17 минут перерыва. Однако, на практике это трудно реализовать. Поэтому стоит использовать хотя бы рабочие сессии продолжительностью в 1,5–2 часа с перерывами по 15–20 минут.
6. Используйте будильники, таймеры, специализированное ПО для самоконтроля. Если вы проигнорируете эту рекомендацию, то рационального режима работы организовать не получится. Без сигнала вы будете то уходить с головой в работу и мучить свои воспаленные глаза по 4 часа без передышки, то бегать на «перекуры» раньше времени.
7. Во время рабочей сессии игнорируйте весь окружающий мир. Не обращайте внимания на уведомления смартфона. Ни в коем случае не сидите параллельно в соцсетях. Такая неоправданная мультизадачность обходится дорого. Вам каждый раз нужно будет переключаться обратно на работу. Вы будете 10 часов делать то, что можно сделать за 6.
8. Если вы работаете под музыку, отдавайте предпочтение музыкальным композициям без слов или хотя бы на незнакомом для вас языке. Лучше, если это будут уже 100 раз прослушанные хиты. Самый худший вариант — это когда вы пишете текст и у вас поблизости играет незнакомая песня на понятном вам языке. Так или иначе вы будете воспринимать ее слова, то есть, отвлекаться от работы.
Эта рекомендация справедлива для большинства. Однако, тут большую роль играют индивидуальные особенности — Стивен Кинг написал многие свои книги под тяжелый английский рок, всем правилам вопреки.
Вообще, согласно опросу популярного сайта superjob.ru, каждый второй россиянин предпочитает работать под музыку.
Согласно исследованиям, музыка может даже повышать эффективность в рутинной, однообразной работе, а также при выполнении сложных, но доведенных до высокой степени автоматизма операций. Однако, вникать в задачу лучше в тишине.
Вообще, лучше дайте себе честный ответ, нужно ли вам такое «фоновое сопровождение» в принципе. Некоторые люди, которые утверждают, что им всегда хорошо работается под музыку, на самом деле занимаются самообманом.
9. Если испытываете недопонимание с кем-либо из коллег, договоритесь с ним о видеозвонке. Когда мы переписываемся в чате, то стремимся к лаконичному изложению мыслей. Мы не видим выражения лиц друг друга, не чувствуем интонации в голосе. А ведь от 60 до 80 % информации мы получаем именно из невербального общения!
Поэтому, если у вас наметилось недопонимание с кем-либо из сотрудников, наиболее мудрым решением будет договориться с ним о видеозвонке «один на один». Видеозвонок ближе всего к живому общению. За пятнадцать минут вы обменяетесь друг с другом объемом информации, для выражения которого потребовалось бы страниц десять в Word. Так вы с большей степенью вероятности исключите какие-либо недомолвки, недопонимания, обиды, которые часто подтачивают коллектив изнутри.
10. В перерыве делайте аэробные упражнения. Сейчас, в условиях самоизоляции многие люди попадут в ловушку малоподвижного образа жизни, из-за чего качество их интеллектуальной работы понизится. Не окажитесь в их числе! Согласно исследованию австралийских ученых, всего 20 минут выполнения аэробных упражнений достаточно, чтобы повысить нейропластичность мозга. Главное, регулярно уделять этому внимание.
11. Регулярно проветривайте помещение. В условиях самоизоляции члены семьи постоянно находятся под одной крышей. А если у вас еще и установлен мощный стационарный компьютер в небольшой комнате, часто открывать окно тем более необходимо. При интенсивной работе ПК постоянно выделяется токсичный трифенилфосфат. А вам, для того, чтобы эффективно работать, нужен кислород.
12. Создайте рабочую атмосферу с помощью якорения. Не позволяйте домашней атмосфере вас расхолаживать. Для этого придумайте для себя ежедневные рабочие ритуалы, позволяющие настроиться на деловую волну.
Например, прежде чем приступать к работе, одевайте одну и ту же рубашку, или пейте один и тот же напиток. Если ваше жилое помещение позволяет, выделите для работы специальное место. На худой конец, это может быть тот же самый кухонный стол. Главное, садитесь за него не с той стороны, за которой вы обычно беспечно ужинаете в уютном кругу семьи.
Пройдет некоторое время и с помощью таких нехитрых «ритуалов» вам удастся создавать рабочий настрой гораздо быстрее.
Прием якорения использовали многие успешные люди, работавшие по свободному графику. Например, Марк Твен всегда трудился в одном и том же сарайчике в полном одиночестве. Он никогда не бывал в нем в свободное время. Хитрый писатель создал у себя устойчивую ассоциацию «сарайчик-концентрация-решение творческих задач». Поэтому, стоило ему зайти в свою ֿ"мастерскую", как все его естество настраивалось на плодотворную творческую работу.
13. Если трудно замотивировать себя начать работать (а такая ситуация в домашней атмосфере непременно возникнет), воспользуйтесь простым приемом: физически заставьте себя поработать минут 15.
Поясним: не стоит пытаться мысленно уговорить себя взяться за дело и рисовать перед воображением пугающий объем предстоящей работы. Этим вы только усилите сопротивление всего своего естества.
Вместо этого напрягите мышцы живота, усилием воли заставьте себя сесть за стол, открыть нужный документ и начать писать первые строки текста / редактировать код / рисовать линию в графическом редакторе. Пускай это даже будут неудачные строки, которые вы потом удалите. Тут самое главное — начать. Минут через 10–15 такого насилия над собой вы втянитесь в процесс и так заставлять себя уже не придется. Вы оторветесь от работы лишь когда сигнал таймера возвестит о начале перерыва. Вы ведь не забыли его поставить?
14. Используйте беруши. Серьезно. Если дома разгораются дискуссии и работает телевизор, это может стать весьма прагматичным решением. В тишине вам проще будет отрешиться от домашних дел и настроиться на рабочую волну. Или, если без музыки никак, наушники вам в помощь. Главное, не пишите клиенту письмо под Rammstein. :)
15. Жестко разграничьте личное и рабочее время. Работайте каждый день в одни и те же часы. Твердо попросите свою семью не отвлекать вас в этот промежуток. Если вы не разграничите личное и рабочее время, то рискуете превратиться в человека, который и не отдыхает полноценно, и не работает в полную силу.
Возможно, некоторые из приведенных выше рекомендаций покажутся вам прописными истинами. Однако, стоит задать себе вопрос, придерживаетесь ли вы их в жизни?
В любом случае мы искренне желаем вам успеха. Главное помнить: самоизоляция явление временное, а маркетинговое продвижение необходимо бизнесу всегда!
Алексей Харитонов
digital-агентство Marketing Up