Электронный журнал предрейсовых осмотров: как перестать собирать бумаги перед проверкой

Предрейсовые осмотры — процедура ежедневная. Водитель приходит, медработник его осматривает, ставит отметку в журнале. Всё просто, пока не приходит проверка. И тогда выясняется, что в журнале есть пробелы, часть записей без времени, а пару страниц явно дописывали задним числом. Ространснадзор фиксирует нарушение, предприятие получает штраф.

Мы в DEXTRA-MED работаем с промышленной медициной с 2015 года. За это время помогли разным организациям выстроить учёт осмотров так, чтобы проверки проходили спокойно. И хорошо видим, где чаще всего возникают проблемы.

Что чаще всего вызывает вопросы при проверке

Первое — бумага. Журнал можно потерять, залить, порвать. А если медпунктов несколько, собрать общую картину становится сложно. Когда приходит проверка, выясняется, что часть записей нечитаема, а часть отсутствует.

Второе — человеческий фактор. Медработник может ошибиться в СНИЛС, неверно указать давление или перепутать дату. В бумажном журнале это исправляется замазкой или новой строкой, и следов ошибки не остаётся. Но при проверке такая запись вызывает вопросы.

Третье — удалённые объекты. Если у предприятия несколько автопарков или вахтовых посёлков, главный врач не видит, что происходит на каждом из них. Данные собираются по звонкам и отчётам, с задержкой в несколько дней.

Что мы с этим делаем

Наша задача — сделать так, чтобы каждый осмотр был корректно оформлен и защищён от претензий.

Медработник вносит данные осмотра в систему, и каждая запись сохраняется с датой и временем. Если позже в неё вносятся изменения, они фиксируются отдельно — видно, кто и когда их сделал. Подделать или дописать задним числом уже не получится.

Система проверяет корректность данных по СНИЛС. Если медработник ошибся, программа предупредит до того, как запись попадёт в журнал.

Каждая запись заверяется УКЭП медработника. Это придаёт документу юридическую силу — при проверке не нужно доказывать, что осмотр был проведён.

Главный врач или руководитель службы охраны труда видит все осмотры по всем объектам в одном окне. Не нужно звонить в медпункт и ждать отчёт — данные доступны в реальном времени.

Что это даёт

Главное — спокойствие. Вы знаете, что журнал в порядке, а руководитель видит картину по всем объектам. Проверка перестаёт быть событием, к которому нужно готовиться за неделю.

Отдельно стоит выделить онлайн отчет с интерактивной картой. Он показывает все здравпункты и медпункты на одном экране — видно, где что происходит. Дашборд собирает цифры: сколько осмотров прошло, сколько обращений, отстранений, выявленных заболеваний. Это не отчёт, который кто-то готовит в конце месяца, а актуальная оперативная аналитика, доступная в любой момент времени.

Наша система гибко адаптируется под конкретную организацию — под её процессы, её медпункты, её отчётность.

Что стоит проверить у себя

Если у вас есть предрейсовые осмотры, вот на что стоит обратить внимание.

Как ведётся журнал. Если записи до сих пор вносятся на бумаге, стоит подумать о переходе на электронный формат. При проверке бумажный журнал легко оспорить: запись можно потерять, незаметно исправить или оставить незаполненной. Электронный журнал эти риски снимает.

Как исправляются ошибки. Если замазкой или новой строкой — это создаёт риск при проверке. Электронный журнал с историей изменений эту проблему снимает.

Как передаются данные в ЕГИСЗ. Документ формируется в системе и после подписания уходит в ЕГИСЗ. В системе есть возможность массового подписания: руководитель может отобрать документы по конкретному врачу или по всем и подписать их за один раз — например, в конце рабочего дня.

Как руководитель видит картину по объектам. Если данные приходят по звонкам и отчётам — они запаздывают. Онлайн отчет с интерактивной картой показывает, что происходит на каждом объекте, в реальном времени.

Что дальше

Мы помогаем клиникам и предприятиям выстроить учёт осмотров так, чтобы проверки проходили без сюрпризов.

Если у вас есть вопросы по подключению или вы хотите посмотреть, как работает МИС DEXTRA — оставьте заявку на сайте.

А если у вас уже есть опыт с электронными журналами — расскажите в комментариях, что сработало, а что нет.