IT-менеджмент: как управлять проектами

Браться за новый проект всегда немного волнительно. Чтобы создать действительно полезный для бизнеса и его клиентов продукт, уложиться в бюджет и закончить работу в срок, все процессы нужно тщательно спланировать. Это гайд от команды MobileUp, как организовать работу над проектом, чтобы сделать её прозрачной на всех этапах и достичь намеченных целей.

Из каких этапов состоит жизненный цикл проекта

Каждый проект имеет четыре основные фазы развития: инициация, планирование, исполнение и поддержка. Расскажем, чему важно уделить внимание на каждой из них.

Инициация: передаём проект из пресейла в продакшн

Обычно к окончанию пресейла уже есть чёткое понимание, какие задачи предстоит решить. Для этого продюсер или менеджер по продажам (в разных компаниях эта роль называется по-разному) в тандеме с аналитиком детально разбираются в проекте и задают уточняющие вопросы. Условно их можно разбить на две группы:

1. Технические вопросы. Связаны с тем, как всё должно работать — интерфейс, серверная часть и другие нюансы.
2. Бизнесовые вопросы. Помогают понять, какие задачи должен решать продукт, для кого он создаётся, когда он нужен и почему именно в эти сроки. А также выяснить, что клиент хочет получить в первой версии и какая у него цель — протестировать гипотезу или вывести на рынок полноценный продукт.

Основная опасность этапа инициации — «расплескать» часть добытых артефактов и не донести их до проектной команды. Нивелировать её помогают выстроенные процессы по передаче документации: договоров, соглашений, технических заданий. Важно, чтобы сейлз следил за заполнением и обновлением этих документов.

Планирование: оцениваем риски и декомпозируем задачи

Проектный менеджер анализирует добытую коллегами информацию и разрабатывает стратегию реализации проекта. Оценивает сроки выполнения работ, составляет график и смету, собирает команду и закрепляет за каждым специалистом определённый пул задач. Чтобы избежать форс-мажоров и минимизировать их последствия, руководитель проекта выявляет возможные риски и составляет план по управлению ими.

Методы управления проектами

В процессе работы внешние обстоятельства и требования заказчика к продукту могут меняться, поэтому для управления проектами предпочтительнее использовать не каскадные, а гибкие методы и Agile-фреймворки:

1. Scrum. Проект делится на спринты. Для каждого из них формируется бэклог — список задач. После завершения спринта команда проводит ревью и ретроспективу, которые помогают оценить результаты проделанной работы и определить, какие процессы можно улучшить.
2. Kanban. Рабочие процессы визуализируются в виде карточек, а задачи могут переходить из одного спринта в другой и добавляться в процессе работы. Команда расставляет приоритеты между тасками и выполняет их в порядке значимости.

Исполнение: переходим к реализации задач

На этом этапе начинается непосредственная работа над проектом. Команда двигается по намеченному плану, который включает в себя следующие шаги:

1. Исследование. Аналитик изучает бизнес заказчика, его целевую аудиторию и конкурентов. Глубокая аналитика помогает погрузиться в задачу, сформировать представление о потребностях потенциальных пользователей и состоянии рынка.
2. Проектирование. Команда продумывает структуру приложения: расположение экранов, их наполнение и функциональность. Дизайнер проектирует пользовательский интерфейс, а разработчики подбирают подходящую архитектуру и технологии для реализации проекта.
3. Разработка бэкенда. Команда бэкенда работает над серверной частью приложения, которая отвечает за хранение и обработку данных, загрузку страниц и бизнес-логику приложения.
4. Разработка фронтенда. Пока бэкендеры создают невидимую часть приложения, команда фронтенда занимается пользовательским интерфейсом. Описывает его внешний вид и функциональные возможности с помощью кода, чтобы обеспечить плавную работу продукта на мобильных устройствах. Клиентскую сторону приложения интегрируют с серверной для обмена данными.
5. Тестирование. Параллельно с разработчиками трудятся тестировщики — они проверяют корректность работы, удобство и безопасность приложения, оперативно отлавливают баги и ошибки, чтобы они не добрались до реальных пользователей.
6. Развёртывание. Специалисты готовят приложение к запуску на выбранной платформе и размещают его в сторах.

Какие инструменты помогают контролировать работу на каждом из шагов

Упорядочить процессы и систематизировать работу команды на каждом из этих этапов помогают следующие инструменты:

1. Jira. Система позволяет планировать задачи, распределять таски между сотрудниками и контролировать сроки. Также в ней хранится информацию о бизнес-требованиях к проекту и другие материалы, которые могут пригодиться процессе работы.
2. Harvest. Тайм-трекер фиксирует рабочее время сотрудников и конвертирует его в деньги. Каждый член команды записывает, сколько часов потратил на каждый таск, чтобы проектный менеджер в любой момент мог предоставить заказчику детализированный отчёт.
3. Google Spreadsheet. Удобный инструмент для сегментации аудитории, составления списка задач, построения диаграмм Ганта и матриц управления рисками. Помогает визуализировать информацию и поделиться ей с коллегами.
4. Confluence. Пространство для хранения проектной документации. Напоминает справочник, доступный всем членам команды. При необходимости каждый специалист может свериться с имеющимися материалами или добавить в систему новые файлы.
5. Zoom/Google Meet. Сервисы помогают заказчикам и исполнителям оставаться на связи и регулярно созваниваться, чтобы обсудить ход работы над проектом. Это базовый набор инструментов, который применяется на всех проектах.

Иногда возникает потребность в дополнительных сервисах. Например, если нужно подготовить дорожную карту проекта, используют Miro, а чтобы визуализировать бизнес-процессы и начертить схемы — Draw.io.

Поддержка: анализируем отзывы пользователей и внедряем обновления

После публикации команда анализирует обратную связь пользователей и дорабатывает приложение с учётом их пожеланий. Исправляет баги, добавляет новые функции и удаляет неактуальные фичи.

Вместо заключения

Кратко перечислим пять основных принципов управления проектами, которых мы и сами придерживаемся на практике. Они помогают организовать рабочий процесс, сделать его прозрачным и комфортным для всех участников.

1. Внимательное отношение к требованиям заказчика гарантирует, что все стороны останутся довольны результатами проекта.
2. Планирование экономической составляющей помогает рационально распределять ресурсы и не превышать бюджет.
3. Инструменты управления проектами позволяют упорядочить процессы и вовремя предпринимать меры, если что-то идёт не по плану.
4. Своевременные отчёты помогают обмениваться с командой и стейкхолдерами актуальной информацией по проекту.
5. Регулярные созвоны необходимы, чтобы синхронизировать команду и обмениваться идеями, как улучшить процессы и быстрее прийти к результату.